檔案信息服務方式、方法的組織  

檔案信息服務實現的方式是多途徑的。各種服務方式是適應著不同的需要而產生的, 在不同的方面為實現服務發揮著獨有的作用。隨著人們實踐領域的擴展, 利用要求也向著多角度、綜合性方向發展, 要求不斷出現新的服務方式或賦予原有方法以新的內容。檔案信息服務方式的完善和增加, 標志著檔案工作的發展。合理的服務方式是每一個檔案信息機構都必須考慮的問題。對于這個問題的討論, 以往較多地側重于主動服務、被動服務及其關系。這對于發展檔案信息服務有一定的意義, 但是主、被動服務之分只是從形式上劃分了服務的方式, 并未解決檔案信息服務的重心問題。

為了便于說明檔案信息服務的重心所在, 首先要從服務的內容說起。

從檔案信息服務的內容看, 大致可以分為文獻服務和咨詢服務(或稱智能服務) 兩種。結合檔案信息服務形式的不同, 檔案信息服務的主要方式有下述四種:

 1 檔案文獻服務

(1 ) 檔案文獻服務的含義與類型

以提供各種形式的檔案文獻為利用者服務稱檔案文獻服務。在文獻服務的內容中, 又可以按照文獻的原始程度劃分不同的層次,即按照文獻的原始程度分為一次文獻、二次文獻和三次文獻。一次文獻指的是檔案文件原件; 二次文獻是從原件中抽取出的有用信息; 三次文獻是根據大量原件材料綜合編寫的參考資料。對照檔案文獻服務的層次, 檔案文獻服務的類型則表現為一次文獻服務、二次文獻服務和三次文獻服務。

(2 ) 不同文獻服務類型的具體形式及特點

以現有檔案信息服務形式比照上述文獻服務層次, 那么, 一次文獻服務的具體形式有: 檔案外借服務, 閱覽室提供檔案原件或復制件及匯編檔案文件等。其特點是保持了檔案文件的原貌, 是最基本的信息源。二次文獻服務是編制檔案文摘和提供目錄, 包括對外報道館藏目錄和館內查閱目錄。二次文獻服務是通過對檔案文獻的加工而得到的濃縮的檔案信息。這種形式所容納的信息量較大, 可以在短時間內對較大范圍的檔案信息有較概括的了解。其中的目錄可以與館藏檔案一一對應, 為人們的進一步利用提供線索。而文摘一般是抽取了最有價值的檔案信息, 使利用者不必查閱大量的原件就可以獲得最有用的信息。三次文獻服務是根據檔案內容信息編寫的檔案館指南、全宗介紹、基礎數字匯編等。這種形式問題比較集中,綜合性較強, 并加入了人們的研究成分, 因而具有較大的參考價值。

從三種文獻的關系上看, 一次文獻是最基本的存在形式, 二、三次文獻是從一次文獻中派生出來的。人們之所以重視檔案和檔案信息, 并視之為工作參與或研究活動的第一手材料, 就是因為它是在人們的實踐活動中直接形成的, 它能如實反映活動的發展階段和過程, 是最原始、最真實的反映。在檔案的現實利用中, 許多檔案是具有法律效力的, 這是二、三次文獻服務所不能代替的。所以, 一次文獻服務是檔案文獻服務的優勢所在, 也是檔案文獻服務的重心所在。

我們應該看到, 二、三次文獻的產生也是適應著人們的實踐需要而出現的, 它們在不同的方面彌補了檔案原件的缺陷。一次文獻數量龐大, 信息質量低, 需要進行不同程度的加工、提煉以擴大服務效果。二次文獻是把原件中有價值的信息抽取并報道出來, 使其處于活化狀態, 能有更多的機會與利用者發生耦合。三次文獻將散見于原件中的參考信息組織起來, 具有系統性和全面性, 為利用者在決策、研究活動中提供系統的參考, 啟發利用動機, 輔助利用活動。隨著社會的發展, 二、三次文獻服務將不斷增加。巨量的檔案使得任何企圖利用全部檔案的想法都無法實現, 況且利用者對時效的要求不斷提高, 檔案信息服務應適應這種潮流, 大力開展二、三次文獻服務, 提高服務檔次, 使其成為提高檔案信息服務質量的有效手段和途徑。

 2 檔案信息咨詢服務

(1 ) 檔案信息咨詢服務的含義及類型

檔案信息咨詢服務就是指檔案信息服務人員根據利用者提出的具體要求, 通過自己的知識、經驗或有關參考文獻或通過分析研究, 以個別解答的方式, 有針對性地為利用者提供有關問題答案的一種服務方式。

檔案信息咨詢服務內容豐富, 種類多樣。從其內容和解答的方式及難易程度來看, 咨詢服務可分為以下幾種類型:

① 輔導性信息咨詢服務。輔導性信息咨詢服務就是應利用者的要求, 輔導利用者查找和利用檔案, 解答利用者查找和利用檔案信息過程中遇到的疑難問題的服務。輔導性信息咨詢服務通常只憑檔案信息服務人員的知識和經驗來直接回答利用者的問題, 一般不需要利用工具書。

② 指引性信息咨詢服務。指引性信息咨詢又叫聯絡性信息咨詢, 就是將檔案信息利用者引向信息源, 或者說, 是在利用者與信息源之間架起橋梁, 讓利用者自己從信息源中獲取信息的咨詢服務方式。在指引性信息咨詢服務中, 利用者的提問可以有兩種情況:

一種是利用者直接提問所需信息的來源何處, 另一種是利用者提問所需信息, 本機構因館藏所限無法滿足而將利用者指引到其他機構而讓利用者從那里獲取所需信息。開展指引性信息咨詢服務, 除了咨詢服務人員熟悉館藏檔案信息源外, 往往需要利用名錄、指南,配合目錄等工具書來解答利用者的咨詢問題。

③ 檢索性信息咨詢服務。檢索性信息咨詢服務是指檔案信息服務人員應利用者的要求, 借助有關檢索工具查找檔案線索、事實、數據等的信息咨詢服務。按其所使用的工具性質和所檢索出的信息的性質不同, 檢索性信息咨詢服務可以分為兩種: 一種是檔案檢索性信息咨詢服務, 即檔案信息服務人員根據利用者要求, 利用目錄、文摘、索引等檢索工具進行檢索, 并向利用者提供切合其需求的檔案線索或原文的咨詢服務; 另一種是事實數據檢索性信息咨詢服務, 即檔案信息服務人員借助于年鑒、手冊等參考工具書回答利用者關于特定事實和數據的咨詢服務。

④ 研究性信息咨詢服務。研究性信息咨詢服務就是利用信息調研與預測的原理與方法, 對利用者提出的咨詢問題進行分析、研究與預測, 得到答案后再提供給利用者的一種信息咨詢服務。這種信息咨詢服務是信息調研與信息咨詢服務的有機結合, 是一項最高層次的信息咨詢服務。

(2 ) 檔案信息咨詢服務的特點及實現方法

檔案信息咨詢服務與檔案文獻服務方式相比, 具有以下特點:

① 咨詢接納的被動性。檔案信息咨詢服務是信息被動傳遞形式, 一般是利用者先提出咨詢問題, 然后, 檔案信息服務人員進行解答。沒有利用者的咨詢提問, 也就沒有咨詢服務。利用者何時提問, 提什么問題, 怎樣提問均有一定的隨機性。因此, 咨詢服務受利用者的制約較多。

② 咨詢問題的廣泛性。利用者提出的咨詢問題多種多樣, 有來自社會各個部門的咨詢問題, 也有涉及到各個學科專業領域的咨詢問題; 有簡單問題, 也有復雜的問題; 有專題性咨詢, 也有綜合性咨詢; 有檔案信息咨詢, 也有非檔案信息咨詢。并非利用者提出的所有咨詢問題, 檔案信息服務人員都要予以回答, 而是根據自身實際情況和能力以及本機構的力量和條件決定是否予以解答。

③ 咨詢解答的復雜性。檔案信息咨詢服務不像檔案外借、閱覽、復制服務那樣直接而簡單, 利用者提出的咨詢問題除少數僅憑檔案信息服務人員的知識和經驗就能立即回答外, 大部分的咨詢問題需要將檔案信息檢索、信息加工與整理、信息調研與預測等方法結合起來, 并靈活運用才能得到答案。因此, 信息咨詢服務是一種復雜的、學術性較強的、對服務人員素質要求較高的服務方式。

④ 咨詢答案的針對性。由于信息咨詢服務是一種有向的信息傳遞服務, 是針對利用者特定的咨詢要求, 采用相應的方式方法,找到符合特定需求的答案, 而不是泛泛地提供檔案文獻或只說出一個大致的范圍。信息咨詢服務的針對性是其他任何檔案信息服務方式所不及的。因此, 信息咨詢服務也是一種最有效的檔案信息服務方式。

對于檔案信息咨詢服務的組織大致可以采取以下方法:

● 介紹法

利用者進館后, 首先向他們介紹館藏檔案內容、檔案分類、檢索工具體系及其具體使用方法, 使利用者對館藏情況有大致了解,以選擇查詢方向和檢索途徑。

● 答疑法

隨時隨地回答利用者的提問, 解決他們在利用檔案信息中的疑難。

● 參與法

參與利用者的利用活動, 做他們利用檔案信息的顧問, 隨時為利用者的利用提出參考意見。這種方法適用于需要系統而又缺乏一定利用基礎的利用者。

● 代理法

接受利用者的委托, 直接向利用者提供成果服務。

(3 ) 檔案信息咨詢服務的步驟

① 接受咨詢。檔案服務人員要先審查核實利用者詢問有關問題的目的、內容、范圍及需要解答問題的程度, 以便選擇咨詢服務的具體方式與途徑。在審核咨詢問題及要求時, 要弄清本檔案機構有無解答詢問的檔案材料和承擔咨詢任務的能力。凡尚未搞清楚的咨詢問題, 不可貿然解答, 而應當進一步詢問清楚, 以免出現無效勞動或答非所問等現象。對比較復雜的咨詢問題, 檔案機構不能即刻解答的, 可讓利用者先填寫《檔案咨詢登記表》, 注明咨詢的題目、咨詢內容等事項, 以便在分析、研究后, 酌情處理并予以滿足。

② 分析咨詢問題。接受咨詢后, 要進行深入細致的分析、研究, 確定查找檔案文件的步驟, 做好查找檔案文件的相關準備工作。在接受了較大型的檔案咨詢題目后, 檔案機構的咨詢人員和有關的專業工作者還應共同分析研究, 協作制定切實可行的工作方案, 以便使咨詢服務活動有計劃地、科學地進行。

③ 查找檔案文件。根據檔案咨詢問題的分析研究結果, 確定查找檔案文件的范圍, 選定檔案檢索工具, 明確解決問題的方法和途徑, 并據實查找有關的檔案文獻。

④ 答復咨詢。為檔案利用者直接提供有關咨詢問題的答案,如按利用者要求提供有關事實、數據, 介紹檢索工具的使用方法;為利用者提供相關檔案的信息線索, 如文件的責任者、形成時間、檔號、文件字號; 對于無法確定準確答案的咨詢問題, 也可以為檔案利用者提供選擇性的答案或檔案資料, 由利用者決定取舍等。

⑤ 建立咨詢檔案。對已經答復的或未能答復的咨詢問題, 檔案機構應當有目的地建立相應的咨詢檔案。凡是具有長遠的、重要保存價值的, 或者今后有可能重復出現的, 以及未能解答的咨詢問題材料, 包括各種咨詢服務記錄、反映解答咨詢問題過程及其結果的材料等, 均應歸檔保存。檔案工作實踐表明, 建立咨詢檔案, 對歷史地考察咨詢工作情況, 總結實際工作經驗, 發現與探索檔案咨詢服務工作的特點與規律等, 均具有重要作用。

 3 檔案信息定向服務

檔案信息服務從其實現方式上可分為主動服務和被動服務。

主、被動服務實際上可理解成: 為利用者查找檔案信息和為檔案信息尋找利用者。為利用者查找檔案信息一般根據利用者的需求組織相應的服務即可, 這種做法為檔案信息服務人員所熟悉、習慣, 關鍵在于加強服務的功能; 而為檔案信息尋找利用者則是通過檔案信息服務人員的主觀努力, 以種種形式向社會提供利用, 這是檔案信息服務的薄弱環節。

主動服務名目繁多, 形式活潑, 如舉辦檔案展覽、出版館藏指南、為研究者提供講習所、配合紀念活動散發或出售有關的檔案史料復制品及館藏目錄的定向發送等。此外, 檔案信息的定向( 包括定題、定點) 服務則是主動服務的又一重要方式。

① 定題信息服務。定題信息服務又稱“ 跟蹤服務” 或“ 對口服務”, 簡單地說, 就是圍繞某一專題所開展的檔案信息服務。一般而言, 定題信息服務是指檔案信息機構根據利用者的需要, 選擇經濟建設、科學研究、文化教育等方面的重要課題, 深入其中, 開展調查研究, 適用多種信息服務方式, 進行跟蹤服務, 直到課題完成為止的一種檔案信息服務。

定題信息服務具有以下特點:

● 服務方式的主動性

定題信息服務是一種有向主動的信息傳播形式。在大多數情況下, 定題信息服務的課題是由檔案信息機構主動確定的, 雖然也有利用者提出委托定題服務, 但是, 當檔案信息機構一旦確定某課題為定題服務課題, 就會主動地與利用者加強聯系, 主動地圍繞所定課題搜集有關信息, 主動地將最后的信息定期地提供給利用者。

● 服務內容的針對性

在定題服務中, 服務課題一經確定, 就只針對該課題提供信息, 而不涉及完成該課題的利用者的其他信息需求。但由于定題服務的周期較長, 利用者的信息需求會發生變化, 而在定題信息服務中, 又是服務人員主動選擇信息提供給利用者, 因此, 定題信息服務所提供的信息, 其內容的針對性比咨詢服務略差一些。

● 服務方法的多樣性

定題信息服務并非計算機定期檢索服務, 而是要圍繞服務課題, 根據實際情況, 綜合運用目錄服務、外借服務、閱覽服務、復制服務、檢索服務等多種檔案信息服務方法, 全面而系統地為利用者提供有關信息。

● 提供信息的及時性

定題信息服務中, 檔案信息服務人員圍繞課題所搜集的信息具有較好的新穎性, 且一經搜集便迅速進行加工處理, 及時提供給該課題的利用者。

● 服務效果的顯著性

由于定題信息服務目的明確, 密切結合實際, 有針對性地、及時地為利用者提供信息, 因此, 定題信息服務會帶來明顯的服務效果。

② 定點信息服務。所謂定點信息服務就是檔案信息機構在一段時間內, 為某些單位或個人提供全方位的信息服務。雖然定點信息服務和定題信息服務都有主動性、定向性等特點, 但與定題信息服務相比, 定點信息服務具有以下特點:

● 具有較強的參與性

在定點信息服務中, 檔案信息服務人員一般都要參與被服務單位或個人的工作, 其原因有二: 一是通過參與利用者的工作, 更好地了解利用者的信息需求; 二是通過參與利用者的工作, 反饋利用效果, 改進服務以取得更大的效益。

● 具有較強的時間性

定題信息服務中, 為一個課題的信息服務沒有嚴格的時間限制, 而定點信息服務有明確的時間界限, 在雙方商定的時間內, 檔案信息機構為所確定的服務點提供信息服務。

● 服務范圍具有全方位性

在定點信息服務中, 檔案信息機構必須對被服務單位或個人的多種活動, 甚至全部活動提供信息, 這就決定了定點信息服務所提供的信息數量較大、涉及面較廣。

 4 制發檔案證明服務

檔案的客觀真實性決定了檔案信息具有良好的憑證功能。利用檔案的憑證功能而開展制發檔案證明服務是檔案信息機構將檔案信息提供給利用者利用的一種重要而特有的服務方式。

(1 ) 制發檔案證明的概念和意義

制發檔案證明是檔案信息機構根據利用者的申請, 為證實某種事實在本檔案信息機構保存的檔案中有無記載及如何記載, 而查閱并摘抄有關問題或事實, 制成書面證明材料提供給利用者的一種文獻信息服務方式。

制發檔案證明雖然也可以說是一種檔案復制, 但不同于一般的檔案復制服務。兩者的主要區別有二: 其一是制發檔案證明是一項政治性、政策性很強的檔案服務工作, 而檔案復制服務只是一種普通的檔案服務工作; 其二是檔案證明的制發一般采用摘抄的方法來進行, 而檔案復制服務可采用打印、復印等方法。

制發檔案證明是滿足某些特定利用者利用檔案信息來說明和證實一定事實的一種重要手段。在現實生活中, 一些機關、團體、企事業單位或公民個人, 為了處理和解決某個問題, 弄清某一事實,往往需要檔案信息機構提供檔案中所記載的涉及這一問題和事實的證明材料, 如公安、檢察、司法機關要審理案件方面的證明材料,公民個人需要有關工齡、學歷、職稱、財產等方面的證明材料。只有通過檔案信息機構制發檔案證明服務, 才能滿足利用者的特殊需, 而其他文獻信息服務都是無能為力的。

(2 ) 制發檔案證明的程序、方法和要求

首先, 利用者填寫制發檔案證明申請書。在制發檔案證明申請書中, 利用者必須寫明申請制發檔案證明的目的, 所要證明的事項及其所發生的時間、地點等情況。

其次, 檔案服務人員查閱有關檔案材料。利用者填寫的申請書經過一定的審批手續后, 由檔案服務人員根據申請書上的需求, 借助于有關的目錄或其他檢索工具, 找出并閱讀有關檔案。

再次, 檔案服務人員編寫檔案證明。編寫檔案證明時, 必須以引述或節錄檔案原文為主要方法, 如果必須根據檔案內容摘要或綜合敘述時, 務必保證表達的準確性、真實性。檔案證明編寫人員不能擅自對檔案材料進行解釋, 否則會失真, 起不到憑證作用。最后, 檔案證明的校對、審批和提供。