檔案信息化的規劃和組織管理

1 檔案信息化規劃

檔案信息化規劃分宏觀規劃和微觀規劃兩個方面：宏觀規劃是指檔案行政管理部門對全國或一個地區、一個行業的檔案信息化建設未來幾年所要完成的任務和達到的目標進行部署；微觀規劃是指一個檔案館局或一個機關、企事業單位對本單位未來幾年檔案信息化工作作出總體安排。由于檔案信息化建設的進程與整個國家和社會的信息化進程密切相關，甚至受制于一個單位本身的信息化發展水平，因此，檔案信息化的規劃時效一般不應超過 5年。

1.制定規劃的重要性

信息化是一個長期的發展過程，檔案信息化的實施必須在國家、地方以及相關行業信息化的總體規劃下，制訂與社會需求、檔案事業發展相適應的總體規劃。規劃對檔案信息化的實施和正確有序發展起著重要的引導和指導作用。一個科學的規劃對檔案信息化建設適應檔案事業發展的需要、保證檔案信息資源共享、減少盲目建設和重復建設、促進檔案信息化水平的提高具有十分重要的意義。

2.制定規劃的主要階段

（1）組建機構。檔案信息化規劃和建設都要確定領導隊伍和建立管理機構，成立由單位主要領導、信息化管理人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的規劃起草小組。起草小組組建后，還應由專家對所有成員進行有關總體規劃知識的培訓，使大家都明白總體規劃的重要意義，掌握制定規劃的基本理論與方法。

（2）開展調研。調研主要包括兩個方面內容：一是對國家、地方、行業信息化的發展戰略、發展規劃、發展水平進行全面的了解，并研究其對檔案信息化的影響和需采取的相應措施；二是對檔案部門的信息化發展水平進行調研，了解其硬件、軟件、檔案資源建設、人員和制度等方面的基本狀況、存在的問題、相關要求等。

（3）研究制定規劃的初稿。在廣泛調研的基礎上，研究提出規劃的初稿。

（4）組織論證。完成初稿后，應該組織專家進行科學性、可行性等方面的論證，并廣泛征求基層單位的意見。

（5）發布規劃。征求各方面意見、報領導審批后，就可以正式發布實施。

3.制定規劃的原則

（1）科學性和先進性。檔案信息化建設是為了應對信息技術對檔案工作的影響，是利用信息技術提高檔案現代化管理水平，因此，在制定規劃時，必須要考慮到先進科學技術的發展趨勢，要體現科學性和先進性的原則。

（2）實用性和可行性。檔案信息化建設的最終目的是應用信息技術提高檔案管理和利用水平，在研究制定規劃時，一定要注重實用性的原則；檔案信息化建設又是一個長期的過程，由于各地區、各部門、各單位的硬件條件、人員素質、檔案管理水平等存在較大差異，規劃一定要根據大多數單位的實際情況，充分考慮到實施的可行性。

（3）管理性和可擴展性。檔案信息化建設雖然與計算機技術等密切相關，但是因為計算機等信息技術，特別是硬件設施等更新換代非常快，在制定規劃時，不宜對硬件設施和應采用的信息技術等提出具體的或過高的要求，而應該側重于檔案管理功能、檔案資源建設、法規標準化等方面提出管理性的要求。要充分考慮到檔案信息化對檔案工作的影響和要求，規劃要具有靈活性和可擴展性。

4.規劃的內容

規劃一般由指導思想、建設原則、總體目標、具體目標、措施等內容組成。

（1）目標。總體目標是適應信息技術發展對檔案工作的影響和要求，加強檔案信息資源建設，實現檔案信息資源共享。

總體目標可以分解為具體實施的多個具體目標進行，總體目標的確定要與國家、地區和行業的信息化整體水平相適應，處理好長遠性和現實性、先進性和可行性等關系。

從當前檔案信息化建設的情況看，檔案信息化建設有兩個主要目標：一是應用信息技術加快檔案資源信息化進程，提高檔案信息化管理和利用水平，實現檔案資源信息共享；二是應對信息技術對檔案工作的影響，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

（2）措施。措施主要包括法規標準的研究制定、人員培養、經費投入、組織機構保障等。

2 檔案信息化組織管理

1.加強領導，建立管理機構。

為了在全國或不同省市、不同行業之間在檔案信息化建設過程中能夠實現信息資源共享，需要加強對檔案信息化建設的組織和指導。

檔案信息化建設還應該是“一把手工程”，只有檔案部門的主要領導對信息化建設的意義有了清晰的認識，才能最終推動信息化建設。成立地區或部門主要領導掛帥的檔案信息化領導小組是一個保證檔案信息化建設順利進行的根本手段。

要明確檔案信息化工作管理機構和相關人員，加強檔案信息化建設的指導和協調工作。

2.明確本地區、本部門的總體指導思想。

我國信息化建設的指導方針是“：統籌規劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互連互通，資源共享”。

《全國檔案信息化實施綱要》提出“，十五”期間，全國檔案信息化建設的指導思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，適應國家信息化和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。

各地區、各部門應該以國家信息化和全國檔案信息化建設的指導方針和指導思想為依據，結合各自的實際情況，明確本地區、本部門檔案信息化建設的指導思想。

3.在總體規劃指導下，分步實施，先易后難。

首先要做好統籌規劃工作，制定本地區、本部門、本單位檔案信息化建設的實施方案。實施方案既要體現自身的特點，又要與全國檔案信息化建設實施綱要全面銜接。通過總體規劃方面的銜接，真正做到檔案信息資源共享，全國檔案信息化建設的整體協調一致，實現全國檔案信息化建設的總體目標。

分步實施就是將本地區、本部門的檔案信息化建設的總體目標，分解成不同時期、不同階段的發展目標，一步一步地實施。檔案信息化建設各項目標的實現需要遵循先易后難、急用先行的策略。由于我國檔案信息化建設的基礎相對薄弱、水平參差不齊、經費投入又相對較少，必須先易后難、急用先行。比如可以先開展檔案網站的建設和維護工作，投入少見效快。有些急需開展的工作如電子文件歸檔管理工作也可以先行。

4.穩扎穩打，先試點后推廣。

檔案信息化建設是一項長期的工作，涉及面廣、投入大，許多方面也是一個不斷建設不斷完善的過程，需要我們采取穩扎穩打的策略。

為減低檔案信息化建設中一些難度大、技術要求高、投入經費多項目的風險，應該加強科研工作，先試點、再示范、再推廣。可以選擇一些基礎相對較好、應用需求迫切的單位進行相關試點，試點成功后再全面推廣。

5.突出應用，合理制定各階段目標。

檔案信息化建設的關鍵是應用，要使每個階段的工作都能在實際中發揮作用、產生效益，這樣才能得到領導支持、群眾擁護，才有生命力。檔案信息化建設要根據實際應用的需要，合理制定每個階段的目標，不要盲目在設備性能上追求高新尖，造成不必要的浪費。