備考表指放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明的文件材料。

　　備考表是機關檔案室對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施。

　　各項填寫要求如下：

　　（1） 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）。整理工作完成后歸檔文件如果有修改、補充、移出、銷毀等情況，應該在備考表中加以說明。與原來的立卷歸檔中的備考表相比,這里的盒內(nèi)文件情況說明還包括對盒內(nèi)所缺件號、兩件合為一件（如轉發(fā)文與被轉發(fā)文、請示與批示等若組成一件）的情況進行說明備注。

　　（2） 整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任。在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔案人員填寫。

　　（3） 檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內(nèi)部負責人聯(lián)署。

（4） 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。可以是全部歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。