檔案信息服務(wù)的概念、意義與發(fā)展

檔案信息資源的開發(fā)與利用離不開檔案信息服務(wù)的發(fā)展, 檔案信息服務(wù)作為檔案信息提供利用的重要一面在檔案信息利用活動中起著舉足輕重的作用。檔案信息服務(wù)隨時(shí)代的發(fā)展有著十分廣泛的研究內(nèi)容。明確檔案信息服務(wù)的概念, 了解其意義及發(fā)展歷史和發(fā)展趨勢對提高檔案信息服務(wù)思想觀念是十分必要的。

 1 檔案信息服務(wù)的概念

(1 ) 檔案信息服務(wù)的含義

① 廣義而言, 檔案信息服務(wù)是指檔案信息機(jī)構(gòu)的整個(gè)業(yè)務(wù)工作。即所有為促進(jìn)檔案信息的流通, 加快檔案信息的傳播, 提高檔案信息的利用率, 便于利用者獲取檔案信息所進(jìn)行的各項(xiàng)活動。由于檔案信息活動機(jī)構(gòu)是一個(gè)服務(wù)性的機(jī)構(gòu), 檔案信息業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、密不可分, 為社會提供檔案信息, 離不開檔案信息的收集、整理和編研, 因此, 將檔案信息機(jī)構(gòu)的所有工作都稱之為檔案信息服務(wù)是有一定道理的, 但畢竟過于寬泛, 不便抓住重點(diǎn)。

② 狹義而言, 檔案信息服務(wù)單指檔案信息機(jī)構(gòu)接待利用者,直接為利用者提供檔案信息的工作。

③ 一般地說, 檔案信息服務(wù)是指檔案館( 室) 工作人員根據(jù)利用者的檔案信息需求, 組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。

(2 ) 檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)成要素檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)由以下五個(gè)要素相互聯(lián)系、相互作用而形成的有機(jī)整體。

① 檔案信息服務(wù)對象———利用者。檔案信息服務(wù)對象即檔案信息利用者。他們是檔案信息服務(wù)的接受者即客體。沒有檔案信息服務(wù)對象, 就不會有檔案信息服務(wù)活動。

② 檔案信息服務(wù)人員———檔案工作者。檔案信息服務(wù)人員是指在檔案館( 室) 從事檔案信息服務(wù)工作的業(yè)務(wù)人員和管理人員。他們是檔案信息服務(wù)的主體, 是檔案信息服務(wù)必不可少的一個(gè)要素。

③ 檔案信息服務(wù)設(shè)施。檔案信息服務(wù)設(shè)施是指開展檔案信息服務(wù)所必需的設(shè)備和場所。設(shè)備包括外借出納臺、閱覽桌椅、目錄柜、縮微閱讀器、收錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等。檔案信息服務(wù)場所包括外借處、目錄廳、閱覽室、咨詢處等。檔案信息服務(wù)設(shè)施是檔案信息服務(wù)的物質(zhì)條件。

④ 檔案信息服務(wù)方法。檔案信息服務(wù)方法是指開展檔案信息服務(wù)的各種方式、程序、技巧等。它是檔案信息服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)的前提。沒有豐富多樣而高效的檔案信息服務(wù)方法, 就無法充分而有效地滿足檔案信息利用者的檔案信息需求。

⑤ 檔案信息資源。檔案信息資源是指檔案信息機(jī)構(gòu)收集、整理的多種檔案信息的總和。它是檔案信息服務(wù)的工作對象, 是檔案信息服務(wù)區(qū)別于其他信息服務(wù)的主要標(biāo)志之一。檔案信息服務(wù)的實(shí)質(zhì)就是檔案信息服務(wù)人員利用檔案信息服務(wù)設(shè)施, 采用檔案信息服務(wù)方法, 從檔案信息資源中開發(fā)出有用的檔案信息并將其提供給檔案信息利用者。

(3 ) 檔案信息服務(wù)的內(nèi)容

一般意義上的檔案信息服務(wù), 其內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面:

① 檔案信息服務(wù)對象研究工作。檔案信息服務(wù)對象研究工作就是調(diào)查檔案信息利用者的工作。要為利用者提供有針對性的檔案信息 , 必須要研究利用者, 了解利用者, 掌握利用者的檔案信息需求心理和需求規(guī)律以及利用者獲取和利用檔案信息的行為規(guī)律。因此, 調(diào)查、分析和發(fā)現(xiàn)利用者的檔案信息需求, 檔案信息的獲取行為和利用行為規(guī)律是檔案信息服務(wù)工作的重要組成部分。我們將列專章進(jìn)行討論。

② 直接為利用者提供檔案信息的工作。直接為利用者提供檔案信息的工作就是將檔案館( 室) 的檔案信息以不同的方式提供給利用者利用, 直接為利用者服務(wù)的工作。這是檔案信息服務(wù)的主要方面, 其具體內(nèi)容包括檔案信息宣傳報(bào)道服務(wù)、檔案外借服務(wù)、閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、檔案信息咨詢服務(wù)及定向服務(wù)、推送服務(wù)等。

③ 檔案信息服務(wù)的組織管理工作。檔案信息服務(wù)的組織管理工作就是對檔案信息服務(wù)的各個(gè)方面進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和調(diào)控的工作。為使直接為利用者提供檔案信息的工作順利而有效地進(jìn)行,必須加強(qiáng)對檔案信息服務(wù)的組織管理。具體來說, 檔案信息服務(wù)的組織管理包括檔案信息服務(wù)對象管理、檔案信息服務(wù)人員管理、檔案信息服務(wù)設(shè)施管理、檔案信息服務(wù)時(shí)間管理、檔案信息服務(wù)統(tǒng)計(jì)等。

以上三個(gè)方面的工作相互作用、相互制約, 缺一不可。其中,直接為利用者提供檔案信息的工作是檔案信息服務(wù)工作的主體, 檔案信息利用者研究工作是直接為利用者提供檔案信息工作的前提,檔案信息服務(wù)的組織管理工作是搞好直接為利用者提供檔案信息服務(wù)工作的保證。

(4 ) 檔案信息服務(wù)的種類

檔案信息服務(wù)的種類因其劃分標(biāo)準(zhǔn)不同而異。

① 按其服務(wù)設(shè)施和方式的不同, 檔案信息服務(wù)可分為檔案信息宣傳報(bào)道服務(wù)、檔案外借服務(wù)、檔案閱覽服務(wù)、檔案復(fù)制服務(wù)、檔案信息咨詢服務(wù)、定題信息服務(wù)、定點(diǎn)信息服務(wù)、檔案信息推送服務(wù)等。

② 按其提供檔案信息的加工深度不同, 檔案信息服務(wù)可分為一次檔案信息服務(wù)、二次檔案信息服務(wù)、三次檔案信息服務(wù)。一次檔案信息服務(wù)即為利用提供未經(jīng)加工的原始檔案信息的服務(wù), 如外借、閱覽、復(fù)制服務(wù)等。二次檔案信息服務(wù)即為利用者提供對原始檔案信息進(jìn)行加工整理后的二次檔案信息的服務(wù), 如目錄、文摘、索引編發(fā)服務(wù), 借閱服務(wù), 檢索服務(wù)等。三次檔案信息服務(wù)即為利用者提供對一次、二次檔案信息進(jìn)行綜合、濃縮加工而形成的三次檔案信息的服務(wù), 如研究性檔案信息咨詢服務(wù)、檔案參考資料編發(fā)服務(wù)等。

③ 按檔案信息服務(wù)人員的主動和參與程度不同, 檔案信息服務(wù)可分為被動式服務(wù)、主動式服務(wù)和參與式服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員應(yīng)利用者的要求而為其提供檔案信息的服務(wù)為被動式檔案信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的外借服務(wù)、閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、咨詢服務(wù)一般是被動式的。檔案信息服務(wù)人員自己選擇服務(wù)對象或服務(wù)課題, 主動地為利用者提供檔案信息的服務(wù)為主動式檔案信息服務(wù)。檔案信息宣傳報(bào)道服務(wù)、定題服務(wù)、推送服務(wù)等一般屬主動式服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員不僅主動地為利用者提供檔案信息, 而且還參與利用者的部分工作的服務(wù)為參與式檔案信息服務(wù)。檔案信息定點(diǎn)服務(wù)和定題服務(wù)一般是參與式的。

④ 按其是否直接向利用者收取服務(wù)費(fèi)用, 檔案信息服務(wù)可劃分為有償服務(wù)和無償服務(wù)。不直接向利用者收費(fèi)的服務(wù)為無償服務(wù), 而直接向服務(wù)對象收費(fèi)的服務(wù)為有償服務(wù)。

 2 檔案信息服務(wù)的意義

檔案信息服務(wù)在整個(gè)檔案工作中占有重要的位置, 起著重要作用, 對檔案工作尤其是檔案信息資源開發(fā)利用工作的順利進(jìn)行和迅速發(fā)展有著重要的意義。

(1 ) 檔案信息服務(wù)是檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)

檔案信息管理是由檔案信息的收集、整理、研究和服務(wù)等環(huán)節(jié)組成的。檔案信息服務(wù)處于檔案信息工作的第一線, 是檔案信息管理系統(tǒng)與社會發(fā)生聯(lián)系的主要通道, 是直接面對利用者的工作。如果沒有檔案信息服務(wù), 檔案信息的收集、整理、保管等也就失去了意義?？梢哉f, 檔案信息工作的其他環(huán)節(jié)是為了搞好檔案信息服務(wù)而開展的, 是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。隨著時(shí)代的發(fā)展, 檔案信息服務(wù)越來越成為檔案信息機(jī)構(gòu)的工作重心。那種重藏輕用, 重管理輕服務(wù)的觀念將逐步得到矯正, 各級各類檔案信息機(jī)構(gòu)都將大力發(fā)展檔案信息服務(wù)工作, 擴(kuò)大檔案信息服務(wù)對象的范圍, 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式, 擴(kuò)大檔案信息服務(wù)人員的比例, 加強(qiáng)檔案信息服務(wù)的組織管理。

(2 ) 檔案信息服務(wù)是衡量檔案信息管理工作質(zhì)量的主要標(biāo)志檔案信息管理工作的質(zhì)量、效益和發(fā)展涉及到檔案信息管理工作的方方面面, 但主要是通過檔案信息服務(wù)來衡量的。由于利用者不直接接觸檔案信息收集、整理工作, 檔案信息機(jī)構(gòu)的收集、整理工作做得再好, 如果沒有檔案信息服務(wù), 利用者也體會不到。一般來說, 利用者對檔案信息管理工作質(zhì)量和效益的評價(jià)主要以檔案信息服務(wù)工作的好壞為標(biāo)準(zhǔn)。從檔案信息管理工作各環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系來看, 檔案信息服務(wù)工作做好了, 檔案信息的基礎(chǔ)工作也不會差,對一個(gè)國家的檔案信息事業(yè)發(fā)展水平而言, 檔案信息服務(wù)也是一個(gè)決定性的因素。如果一個(gè)國家的檔案信息服務(wù)工作受到了普遍重視, 得到了迅速發(fā)展, 那么, 這個(gè)國家的檔案信息事業(yè)也就發(fā)展到了一個(gè)新的階段。

(3 ) 檔案信息服務(wù)是體現(xiàn)檔案館( 室) 性質(zhì)和職能的主要方面檔案館( 室) 是一種社會性、服務(wù)性和學(xué)術(shù)性的機(jī)構(gòu)。檔案館(室) 具有保存文化遺產(chǎn)、傳遞科技情報(bào)信息、開展社會教育、豐富文化生活的職能。檔案館( 室) 的全部性質(zhì)和大部分職能都能通過檔案信息服務(wù)直接體現(xiàn)出來。檔案信息服務(wù)是檔案館( 室) 服務(wù)性最直接的體現(xiàn)。通過檔案信息服務(wù), 檔案館( 室) 可與社會各行各業(yè)建立密切的相互聯(lián)系, 并對社會的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化和教育產(chǎn)生廣泛的效果, 從而體現(xiàn)出檔案館( 室) 的社會性。檔案信息服務(wù)并非簡單的借借還還, 也有很強(qiáng)的學(xué)術(shù)性。除保存文化遺產(chǎn)這一職能外, 檔案館( 室) 的其他職能都必須通過檔案信息服務(wù)來實(shí)現(xiàn)。

 3 檔案信息服務(wù)的發(fā)展

(1 ) 我國檔案信息服務(wù)的發(fā)展歷程

伴隨著檔案工作的發(fā)展, 檔案信息服務(wù)的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個(gè)階段:

① 初創(chuàng)建設(shè)階段( 1949～1966 年)

制訂各種檔案工作條例、決定, 明確檔案的利用服務(wù)問題。1954 年12 月, 我國在檔案工作基本原則中明確指出“集中統(tǒng)一地管理機(jī)關(guān)檔案, 維護(hù)檔案的完整與安全, 便利機(jī)關(guān)工作, 反對分散保存”。要實(shí)現(xiàn)這一基本原則要求的便利機(jī)關(guān)工作, 必須以搞好檔案服務(wù)為前提。1956 年3 月國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中指出: “在統(tǒng)一管理國家檔案的原則下, 建立國家檔案制度,科學(xué)地管理這些檔案, 以便于國家機(jī)關(guān)和科學(xué)研究工作的利用?！?/span>1958 年, 檔案界提出“ 以利用為綱” 的檔案工作方針。所有這些方針、政策的確立都要求建立和發(fā)展檔案信息服務(wù)工作。

② 遭受挫折和破壞階段( 1966～1976 年)

②    恢復(fù)和全面發(fā)展階段( 1977 年以后)

粉碎“ 四人幫” 以后, 我國檔案事業(yè)得以全面恢復(fù)和發(fā)展。國家重申檔案工作“ 以利用為綱”, 開放歷史檔案; 加強(qiáng)檔案信息服務(wù)理論上的研究, 確立了檔案信息服務(wù)是檔案信息工作的指導(dǎo)思想; 加強(qiáng)檔案信息服務(wù)的主動性和多樣性。與此同時(shí), 隨時(shí)代的發(fā)展, 建設(shè)檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化的呼聲愈來愈高, 檔案信息服務(wù)進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展時(shí)期。

(2 ) 檔案信息服務(wù)的發(fā)展趨勢

隨著利用者檔案信息需求的擴(kuò)展和深化及檔案信息事業(yè)的發(fā)展, 我國的檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出以下發(fā)展趨勢:

①   檔案信息服務(wù)內(nèi)容綜合化

以前, 我國檔案信息服務(wù)給利用者提供的檔案信息內(nèi)容主要是歷史檔案信息、文書檔案信息?，F(xiàn)在, 檔案信息服務(wù)所提供的檔案信息內(nèi)容正由文書型向綜合型轉(zhuǎn)變, 大量的科技檔案信息、城建檔案信息及其他門類的檔案信息成為檔案信息服務(wù)內(nèi)容的重點(diǎn)。所有這些都是由社會發(fā)展的綜合化和利用者需求多樣化決定的。

②   檔案信息服務(wù)深度多層化

從檔案信息服務(wù)所提供的檔案信息的深度來看, 檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出由單純提供檔案原件的一次檔案信息的淺層次服務(wù)轉(zhuǎn)向提供二次、三次檔案信息的多層次服務(wù)的趨勢。

檔案信息來源于檔案, 由于檔案館( 室) 對檔案信息的加工程度不高、揭示不深, 蘊(yùn)藏在檔案中的知識常常得不到充分的提煉和開發(fā), 加之檔案館( 室) 對事實(shí)、數(shù)據(jù)等信息的搜集、整理和開發(fā)重視不夠, 因而難以提供高層次的檔案信息服務(wù)。

隨著檔案信息服務(wù)方向的轉(zhuǎn)變和服務(wù)內(nèi)容的拓寬, 檔案信息機(jī)構(gòu)必須為利用者提供大量的科技、經(jīng)濟(jì)和管理信息, 同時(shí)利用者也已不滿足于那些花費(fèi)大量時(shí)間來閱讀和攝取的原始檔案及其復(fù)制件, 而需要那些可以直接利用和吸收的知識單元、事實(shí)和數(shù)據(jù)。近年來, 檔案館( 室) 編制各種索引、文摘, 舉辦信息發(fā)布會, 開展事實(shí)、數(shù)據(jù)咨詢服務(wù)都是深層次的檔案信息服務(wù)。

③   檔案信息服務(wù)方式多樣化

為了滿足利用者對檔案信息多層次、多樣化的需求, 各類檔案館( 室) 都在繼續(xù)搞好外借、閱覽、報(bào)道服務(wù)的同時(shí), 開創(chuàng)新的服務(wù)方式。新型的檔案信息服務(wù)方式包括信息咨詢服務(wù)、查新論證服務(wù)、定點(diǎn)信息服務(wù)、定題信息服務(wù)、信息中介服務(wù)等。許多檔案信息機(jī)構(gòu)在舉辦科技信息交流交易會、信息發(fā)布會、中介服務(wù)、咨詢論證服務(wù)的基礎(chǔ)上, 探討并實(shí)踐了“ 信息提供———產(chǎn)品開發(fā)———生產(chǎn)———市場” 一條龍服務(wù), 取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

④   檔案信息服務(wù)范圍社會化

從檔案信息服務(wù)的范圍來看, 檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出由為本單位、本系統(tǒng)、本專業(yè)、本地區(qū)服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)槿鐣?wù)的趨勢。檔案信息資源是人類社會共有的財(cái)富, 應(yīng)該為全社會共享。隨著改革開放的深入, 檔案信息機(jī)構(gòu)也開放門戶, 面向社會, 拓寬服務(wù)范圍, 為全社會提供檔案信息服務(wù)。這樣, 不僅可以提高檔案信息資源的利用率, 較好地滿足檔案信息利用者的需求, 而且可以增強(qiáng)檔案信息機(jī)構(gòu)的活力, 促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與完善。

⑤   檔案信息服務(wù)手段現(xiàn)代化

以往的檔案信息服務(wù)幾乎都是由人工來完成的, 勞動強(qiáng)度大,服務(wù)效率低。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給檔案信息服務(wù)帶來了新的生機(jī) , 使檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出由手工服務(wù)向機(jī)械化、自動化服務(wù)轉(zhuǎn)變的趨勢。現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)不僅減少了檔案服務(wù)人員的勞動強(qiáng)度, 提高了服務(wù)的工作效率, 而且提高了服務(wù)質(zhì)量, 節(jié)約了利用者獲取和利用檔案信息的時(shí)間。

檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化主要是在檔案信息服務(wù)過程中廣泛采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、聲像技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù), 具體表現(xiàn)為: 其一是計(jì)算機(jī)檢索服務(wù); 其二是靜電復(fù)印服務(wù); 其三是縮微復(fù)制還原閱讀服務(wù); 其四是聲像信息服務(wù)。

⑥   檔案信息服務(wù)產(chǎn)品商品化

以往, 檔案信息服務(wù)產(chǎn)品作為一種福利品, 檔案信息機(jī)構(gòu)作為一種事業(yè)單位, 利用者利用檔案信息服務(wù)產(chǎn)品不需支付任何費(fèi)用。改革開放以來, 人們逐步認(rèn)識到了檔案信息也是商品, 檔案信息服務(wù)產(chǎn)品具有商品屬性, 檔案信息服務(wù)產(chǎn)品商品化已成為檔案信息服務(wù)的一種必然趨勢。