電子檔案的建立，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用。

一是效率高，速度快。能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產生，可以從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。

二是檔案信息得到有效利用，實現資源共享。可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務的總體水平。

三是促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。相對以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。

四是有效地節約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。

所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案的管理方式是相通的。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統的檔案利用開辟了一條新路。