檔案信息資源開發(fā)的方法

 1 檔案信息的分析與研究

檔案信息資源的開發(fā)要求對(duì)檔案進(jìn)行主動(dòng)的分析、研究、加工, 從中發(fā)掘有價(jià)值的信息, 向外公布與傳遞, 以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。當(dāng)前對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)的主要手段是對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、研究、加工和揭示, 以目錄、索引、文稿、專題匯編、圖集、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等形式, 為有關(guān)利用者提供二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)。其中首要的步驟就是對(duì)檔案信息進(jìn)行分析與研究。

(1 ) 檔案信息系統(tǒng)研究

檔案信息系統(tǒng)研究即按照一定的專題, 對(duì)一系列檔案材料中所包含的相關(guān)信息進(jìn)行分析、綜合、加工, 為編寫檔案參考資料作好準(zhǔn)備。包括對(duì)檔案信息內(nèi)容的綜合研究, 對(duì)檔案信息可靠性、真實(shí)性的考證以及對(duì)檔案信息來源等方面的研究。

檔案信息系統(tǒng)研究的步驟: 首先是選題。選題是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)研究的決策過程, 選題是否得當(dāng), 能否滿足實(shí)際需要, 往往決定著研究工作的成敗。題目的來源有以下幾種: 第一, 主管領(lǐng)導(dǎo)部門下達(dá)的課題; 第二, 有關(guān)部門或研究人員提出的課題; 第三,檔案部門自己提出的課題。選題的好壞, 取決于是否具有針對(duì)性、實(shí)用性。應(yīng)針對(duì)社會(huì)的實(shí)際需要, 在自身?xiàng)l件許可的情況下選擇有現(xiàn)實(shí)意義的題目, 從而盡快獲得效益。其次是收集材料。全面收集與題目有關(guān)的檔案材料, 在收集的過程中, 可利用現(xiàn)有的案卷目錄、分類目錄等檢索工具查閱有關(guān)材料。再次是分析、選擇、取舍材料。對(duì)材料的真實(shí)性、可靠性、適用性進(jìn)行鑒別、考證, 從中選取既全面系統(tǒng)又與題目確切相關(guān)的材料。最后是提取有價(jià)值的信息。根據(jù)一定的目的和要求, 對(duì)所摘選的材料進(jìn)行綜合, 從中提取有用的信息。

檔案信息系統(tǒng)研究的方法: 整體分析法, 即在系統(tǒng)研究中不能孤立地分析某一份檔案, 應(yīng)將有關(guān)檔案文獻(xiàn)作為一個(gè)整體進(jìn)行研究, 把檔案信息放在事物發(fā)展的過程中進(jìn)行研究; 系統(tǒng)分析法, 即要善于把零碎的檔案信息聯(lián)系起來, 拼織起來, 使所提取的信息具有系統(tǒng)性、典型性; 辯證分析法, 即要善于把不同類型的檔案材料結(jié)合起來進(jìn)行研究, 將點(diǎn)與面、虛與實(shí)、對(duì)立雙方、公開與內(nèi)幕、官方與私家等各方面材料結(jié)合起來進(jìn)行研究。總之, 不能因研究者個(gè)人的偏見忽視某些方面有用的信息, 要全面地、客觀地研究各方面的檔案信息。

(2 ) 檔案主題分析

所謂主題, 是指檔案所研究和論述的具體對(duì)象或問題, 即文獻(xiàn)的中心內(nèi)容。主題分析即是對(duì)某份檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行分析, 確定該檔案中實(shí)際含有哪些有參考價(jià)值的信息, 為準(zhǔn)確標(biāo)引提供前提。

主題分析的內(nèi)容包括對(duì)主題類型、主題結(jié)構(gòu)等方面的分析。檔案主題分析的步驟: 首先是審讀檔案。瀏覽檔案的標(biāo)題、版頭乃至正文, 對(duì)檔案的內(nèi)容作調(diào)查, 注意不能只憑標(biāo)題判斷檔案的中心內(nèi)容。其次是概念分析。對(duì)調(diào)查所得的情況作分析判斷, 形成主題概念, 確定檔案的主題。再次是對(duì)檔案的主題類型及其結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。檔案的主題類型按數(shù)量劃分為單主題與多主題, 按結(jié)構(gòu)劃分為單元主題與復(fù)合主題。主題結(jié)構(gòu)的分析主要是對(duì)復(fù)合主題中的主體因素及其他限定因素的分析。最后是主題的取舍。根據(jù)主題分析的目的與要求, 決定對(duì)檔案信息內(nèi)容的取舍, 舍去次要主題或與本單位需要關(guān)系不大的主題。一般來說, 從一份檔案中分析出的主題數(shù)量不受限制, 主要取決于該檔案對(duì)具體需要者的信息價(jià)值以及所采用的分析角度。

檔案主題分析的要求: 客觀性, 按照檔案的本來面目分析其主題內(nèi)容, 切忌主觀猜測和隨意褒貶; 確切性, 準(zhǔn)確地判斷檔案論述的中心主題, 形成正確的主題概念, 保持與檔案論述的中心內(nèi)容在內(nèi)涵和外延上的相一致; 全面性, 不遺漏任何有參考價(jià)值的信息;針對(duì)性, 針對(duì)利用者的需求選取檔案中有用的信息。

由于檔案內(nèi)容十分繁雜, 因此主題分析是一項(xiàng)難度較大的工作, 宜根據(jù)檔案的具體情況, 制訂主題分析提綱, 作為主題分析的規(guī)范, 保證其周密性和一致性, 并可簡化分析過程。

 2 檔案信息的加工與揭示

檔案信息資源十分豐富, 但這寶貴的信息資源大多處于比較原始的狀態(tài), 若不經(jīng)過加工整理, 要想準(zhǔn)確地找到所需要的信息, 猶如大海撈針。因此, 需采取一定的手段對(duì)檔案中所包含的信息進(jìn)行加工和揭示, 將原始的檔案材料轉(zhuǎn)換成信息密集的二次乃至三次文獻(xiàn), 使人們從中迅速、準(zhǔn)確地獲取有價(jià)值的檔案信息。

對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和揭示, 主要采取檔案的著錄與標(biāo)引兩種方法, 兩者統(tǒng)稱為檔案前處理。

(1 ) 檔案著錄

① 檔案著錄的含義。檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容提要等方面。

檔案著錄的含義從不同角度有不同的理解。若從廣義的角度看, 其著錄是指記述檔案信息資源狀況的總和; 若從狹義的角度來看 , 其著錄是指記述每份檔案資料內(nèi)容和形式特征而形成條目的過程; 若從信息論角度來看, 其著錄是指形成檔案二次信息的過程;若從檔案學(xué)理論發(fā)展角度來看, 檔案著錄理論還可以理解為檔案學(xué)的一個(gè)應(yīng)用分支學(xué)科; 等等。

② 檔案著錄的意義。檔案著錄的意義, 主要體現(xiàn)在它是編制檢索工具的基礎(chǔ)和前提, 并直接影響檔案信息檢索效率。檔案信息檢索的全過程包括檔案信息的存儲(chǔ)和檢索兩個(gè)具體過程。存儲(chǔ)是指將檔案具有檢索意義的特征( 內(nèi)容、形式) 標(biāo)識(shí)出來, 然后編制檢索工具, 建立檢索系統(tǒng)的過程; 檢索是指利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案信息的過程。這兩個(gè)具體過程是密切聯(lián)系、不可分割的。存儲(chǔ)是檢索的前提, 沒有存儲(chǔ)就無法檢索; 檢索則是存儲(chǔ)目的的實(shí)現(xiàn), 沒有檢索, 存儲(chǔ)也就失去了意義, 檔案的著錄是存儲(chǔ)過程中的第一環(huán)節(jié), 即入口環(huán)節(jié), 只有通過著錄, 檔案的各種特征才能顯示并可能進(jìn)入檢索系統(tǒng), 成為檔案信息資源檢索所必需的數(shù)據(jù)。

檔案的著錄, 不管對(duì)于手工檢索系統(tǒng)還是計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng), 都是必要的。從手工檢索系統(tǒng)來說, 其基本工具是檔案目錄。而檔案目錄是由著錄條目組成的。著錄條目是對(duì)單份文件或案卷所作的一條記錄, 它是組成檔案目錄的基本單元, 著錄條目又是由著錄項(xiàng)目組成的, 每一個(gè)著錄項(xiàng)目都揭示了檔案文件或案卷的內(nèi)容或形式方面的一個(gè)特征。這就是說, 檔案目錄的基本內(nèi)容歸根到底是由著錄項(xiàng)目提供的。根據(jù)對(duì)檔案內(nèi)容特征的著錄, 可編制檔案的分類目錄和主題目錄等。根據(jù)對(duì)檔案形式特征的著錄, 則可編制全宗目錄、案卷目錄、全宗文件目錄等。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中, 檔案信息檢索是通過對(duì)文檔或數(shù)據(jù)庫的搜尋實(shí)現(xiàn)的, 而文檔的編制、數(shù)據(jù)庫的建立, 都必須依賴于檔案的著錄項(xiàng)目的輸入, 沒有這種輸入, 任何檢索都無從談起。因此, 著錄被稱為計(jì)算機(jī)檢索檔案信息的前處理工作。總之, 檔案的著錄對(duì)于檔案信息檢索的實(shí)現(xiàn), 是必不可少的前提工作。

③ 檔案著錄的原則和要求。檔案著錄的原則。檔案著錄, 不管是傳統(tǒng)著錄還是標(biāo)準(zhǔn)著錄, 都應(yīng)遵循這樣的原則: 用最簡明的文字 , 按照統(tǒng)一的方法和規(guī)則進(jìn)行著錄, 做到著錄項(xiàng)目一致, 著錄符號(hào)一致, 著錄格式一致。

檔案著錄的要求。檔案著錄由于館藏檔案的數(shù)量、價(jià)值、服務(wù)范圍, 以及人力、物力等主客觀條件的不同, 對(duì)其要求也有所區(qū)別。但總的來看, 應(yīng)符合下列要求: 在內(nèi)容方面, 要求有較高的科學(xué)性。所謂科學(xué)性就是依據(jù)著錄原則, 正確地運(yùn)用著錄方法, 準(zhǔn)確分析并記錄檔案資料的內(nèi)容和外形特征。在形式方面, 著錄的文字應(yīng)與檔案資料所用的文字一致, 并要求字體規(guī)范, 書寫端正, 便于識(shí)別, 語言簡明扼要, 通俗易懂。著錄格式統(tǒng)一, 標(biāo)識(shí)符號(hào)一致。

(2 ) 檔案標(biāo)引

① 檔案標(biāo)引的含義。檔案標(biāo)引是根據(jù)檔案分類法和主題法將檔案的主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程, 其目的是為了揭示檔案的主題內(nèi)容, 提供從內(nèi)容方面查找檔案的途徑。

② 檔案標(biāo)引的程序。

● 分析標(biāo)題。檔案標(biāo)題是文件作者和立卷人員對(duì)檔案中心內(nèi)容的概括, 是對(duì)檔案主題進(jìn)行分析的主要依據(jù)。

● 瀏覽正文。通過正文了解檔案的具體內(nèi)容, 從而確定檔案的主題。

● 查閱文件版頭和附加標(biāo)記。通過文件作者、收發(fā)機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等內(nèi)容, 進(jìn)一步明確檔案的內(nèi)容、使用范圍及參考價(jià)值等。

● 分析主題的類型和結(jié)構(gòu)。對(duì)多主題檔案分解成幾個(gè)單主題, 并明確各主題之間的關(guān)系。

● 查表轉(zhuǎn)換。將主題概念轉(zhuǎn)換成為分類標(biāo)識(shí)或主題標(biāo)識(shí), 標(biāo)出分類號(hào)和主題詞。

● 做出標(biāo)引記錄。對(duì)標(biāo)引結(jié)果及標(biāo)引中所處理的一些問題進(jìn)行記載。

● 校對(duì)審核。復(fù)核標(biāo)引是否正確, 標(biāo)引記錄有無差錯(cuò)等。

③ 檔案標(biāo)引的一般規(guī)則。

● 具體性。檔案標(biāo)引的內(nèi)容必須是檔案中比較具體地記述的 , 有一定參考價(jià)值, 可以成為檢索對(duì)象的。

● 客觀性。檔案標(biāo)引必須客觀地、直接地反映檔案記述或涉及的事物、問題, 不應(yīng)摻雜標(biāo)引人員的臆測和褒貶。

● 規(guī)范性。必須依據(jù)檔案分類表或主題詞表及其使用規(guī)則進(jìn)行標(biāo)引, 辨明標(biāo)識(shí)的確切含義, 應(yīng)根據(jù)標(biāo)識(shí)的語言環(huán)境及其注釋來選擇最恰切的標(biāo)識(shí)。

● 專指性。必須符合專指性的要求, 選用最切合檔案內(nèi)容的標(biāo)識(shí), 只有當(dāng)分類表或詞表中無專指標(biāo)識(shí)時(shí), 才能進(jìn)行組配標(biāo)引、相關(guān)標(biāo)引及增詞標(biāo)引。

● 實(shí)效性。每份檔案的標(biāo)引深度, 應(yīng)以能準(zhǔn)確、完整地表達(dá)檔案主題內(nèi)容及檢索系統(tǒng)的處理能力為依據(jù)。

● 一致性。標(biāo)引結(jié)果應(yīng)與表中標(biāo)識(shí)一致, 不得隨意更改或省略。

● 新穎性。標(biāo)引中要注意反映檔案中的新問題、新政策、新技術(shù)、新成果, 盡量向利用者提供新的信息。

④ 檔案標(biāo)引的方式。

● 整體標(biāo)引。它是對(duì)文獻(xiàn)的整體主題用一個(gè)標(biāo)識(shí)進(jìn)行概括式標(biāo)引。

● 全面標(biāo)引。它是對(duì)一篇文獻(xiàn)的各個(gè)局部主題或主題因素分別標(biāo)引, 必要時(shí)還可同時(shí)對(duì)整體主題作概括式標(biāo)引。

● 分析標(biāo)引。它也稱補(bǔ)充標(biāo)引, 除了對(duì)整體主題進(jìn)行概括性標(biāo)引外, 再選擇個(gè)別重要的局部主題或主題因素作單獨(dú)標(biāo)引。

● 重點(diǎn)標(biāo)引。即只選擇一篇文獻(xiàn)中對(duì)本單位服務(wù)對(duì)象有情報(bào)價(jià)值的個(gè)別局部主題的標(biāo)引。

重點(diǎn)標(biāo)引主要用于專業(yè)性檔案機(jī)構(gòu), 針對(duì)本單位的具體需要進(jìn)行標(biāo)引, 對(duì)于綜合性檔案機(jī)構(gòu)不盡適宜。

目前, 我國檔案部門用得較多的標(biāo)引方式是整體標(biāo)引, 這是一種淺標(biāo)引方式, 一般只需依據(jù)檔案標(biāo)題標(biāo)出整體主題即可。由于標(biāo)引深度太小, 不能滿足檔案檢索的需要, 同時(shí)由于檔案內(nèi)容繁雜,標(biāo)題往往難以全面概括檔案文件主題, 容易造成分析誤差和檢索誤差。

全面標(biāo)引是一種深標(biāo)引方式, 標(biāo)引深度大, 能達(dá)到較高的檢全率和檢準(zhǔn)率, 但相應(yīng)地標(biāo)引工作量大大增加, 還可能因同一案卷內(nèi)文件主題相同或相近造成一定的重復(fù), 導(dǎo)致同一主題文獻(xiàn)的分散。由此看來, 上述三種標(biāo)引方式都難以達(dá)到適度標(biāo)引的要求, 很難滿足檔案標(biāo)引的實(shí)際需要, 所以在目前情況下分析標(biāo)引似乎是一種較為合適的標(biāo)引方式。目前著錄標(biāo)引工作量非常大, 為了提高標(biāo)引速度, 可以以案卷為單位來進(jìn)行分析標(biāo)引, 即先依據(jù)案卷標(biāo)題進(jìn)行概括性標(biāo)引, 再根據(jù)卷內(nèi)文件標(biāo)題有選擇、有重點(diǎn)地進(jìn)行深入標(biāo)引。由于檔案具有情報(bào)性的特點(diǎn), 即檔案標(biāo)題一般能全面、準(zhǔn)確地反映檔案文獻(xiàn)的主題, 因此依據(jù)案卷和文件標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引其深度是比較適當(dāng)?shù)?/span>, 同時(shí)又大大減少了標(biāo)引工作量, 當(dāng)然這要以檔案標(biāo)題的規(guī)范以及是否能準(zhǔn)確反映其所包含的主題概念為前提。

檔案信息的加工與揭示是開發(fā)檔案信息資源的重要步驟, 也是建立檔案信息檢索體系的關(guān)鍵。由于我國的檔案著錄標(biāo)引工作開展較晚, 歷史遺留下來的大批檔案未作加工處理, 新的檔案又不斷涌現(xiàn), 形成積重難返的局面, 大批檔案不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)進(jìn)入檢索系統(tǒng)提供檔案信息, 嚴(yán)重地影響了檔案信息資源的開發(fā)利用,因此要充分重視檔案文獻(xiàn)的前處理工作, 加快著錄標(biāo)引的速度。目前這項(xiàng)工作主要由檔案館承擔(dān), 但由于工作量浩大, 檔案館缺乏足夠的人力, 著錄標(biāo)引的速度趕不上館藏量的增長速度, 未經(jīng)加工的檔案越積越多。在此情況下, 有人提出化整為零的工作方案, 即由檔案館( 室) 負(fù)責(zé)各自積存的檔案, 現(xiàn)行文件由機(jī)關(guān)立卷人員或文件撰稿人負(fù)責(zé)。這樣新歸檔接收的檔案就成為已經(jīng)初步加工的檔案, 減輕了檔案館( 室) 的壓力, 加快了著錄標(biāo)引的速度, 同時(shí)也能提高工作質(zhì)量, 因?yàn)榱⒕砣藛T和文件撰稿人能更好地把握文件主題。此外, 在對(duì)檔案信息的加工和揭示中, 目前正處于試驗(yàn)階段的自動(dòng)標(biāo)引似乎是一種有效解決問題的方法。

 3 檔案信息的報(bào)道與傳遞

檔案信息的報(bào)道與傳遞是指通過編輯、加工、研究、宣傳等手段, 使檔案中的信息以更適于利用者利用的形式, 定題或定向輸出的服務(wù)方式。報(bào)道和傳遞檔案信息的方式是多種多樣的, 主要包括以下幾種:

(1 ) 原始檔案信息的公布

① 匯編檔案史料和文集公開出版。檔案匯編大體分為兩類:一類是為史學(xué)研究和其他學(xué)術(shù)活動(dòng)以及各方面工作提供史料的檔案史料匯編, 其選編對(duì)象多為新中國成立前形成的歷史檔案; 另一類是為各方面工作提供依據(jù)、提供參考和學(xué)習(xí)材料的檔案文件匯編,其選編對(duì)象多為現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案, 又可分為政策法規(guī)匯編、重要文件匯編、會(huì)議文件匯編、參考文件匯編等。檔案史料和文集匯編是為了滿足特定的需要, 從某一專題出發(fā)對(duì)檔案信息進(jìn)行鑒別和組織的結(jié)果, 能夠集中、系統(tǒng)地向社會(huì)范圍傳遞某一方面的檔案信息, 滿足學(xué)術(shù)界大量系統(tǒng)利用檔案信息的需求。

② 在報(bào)刊上有計(jì)劃、有目的地公布檔案史料。可分為兩種,一種是在普通報(bào)刊, 如黨報(bào)、黨刊、新聞性報(bào)刊、學(xué)術(shù)理論性和資料性刊物上發(fā)表檔案文獻(xiàn); 一種是在專門期刊如《歷史檔案》、《民國檔案》等上發(fā)表檔案文獻(xiàn)。其特點(diǎn)相對(duì)于檔案匯編來說出版較及時(shí)、發(fā)行面廣, 能夠在較大的范圍內(nèi)迅速傳遞檔案信息, 但同時(shí)存在的檔案信息大多較零散, 不系統(tǒng), 只能作為檔案史料和文集匯編的輔助方式。

檔案史料和文集匯編與報(bào)刊公布檔案史料兩者有一共同的特點(diǎn), 就是它們傳遞和提供的都是原始的檔案信息, 是未經(jīng)加工的檔案原文, 是第一手資料。通過檔案編撰工作, 將精選的檔案原始信息匯集起來, 大大減少了利用者搜尋資料的勞苦, 同時(shí)為廣泛、系統(tǒng)地利用檔案信息創(chuàng)造了條件。

(2 ) 檔案信息的報(bào)道

檔案信息的報(bào)道與前述方式的區(qū)別在于它提供的是經(jīng)過加工的檔案信息, 并以檔案文摘、參考資料與工具書等形式報(bào)道出來, 供利用者參考。

① 檔案文摘。它是檔案文獻(xiàn)的摘要, 能夠忠實(shí)地報(bào)道檔案的重要信息, 能在一定程度上起到檔案原文的作用, 但又不同于原文的節(jié)錄, 它是以相對(duì)獨(dú)立的結(jié)構(gòu)完整地將檔案文獻(xiàn)的主題內(nèi)容以簡練方式表述的短文。它具有以下功能: 其一, 提供檔案信息。檔案文摘是一種二次文獻(xiàn), 它可使利用者在不閱讀原文的情況下, 快速地獲取檔案中所包含的信息。其二, 檢索檔案原文。文摘上一般都注有檔案出處, 并按一定的方式組織起來, 實(shí)際上也是一種檢索工具, 據(jù)此能檢索到檔案原文。其三, 有利于檔案信息交流。文摘文字簡短、內(nèi)容實(shí)在, 能夠快速及時(shí)的傳遞檔案信息, 便于檔案信息的交流。

檔案文摘可分為指示性文摘和報(bào)道性文摘兩種。指示性文摘不詳細(xì)報(bào)道檔案具體內(nèi)容, 只簡要描述檔案基本特征, 供利用者判斷是否需要閱讀原文; 報(bào)道性文摘比較詳細(xì)報(bào)道檔案原文的信息內(nèi)容, 利用者不閱讀原文就能獲知其基本內(nèi)容, 并可作為原始資料加以應(yīng)用。報(bào)道性文摘信息含量十分豐富, 利用率也高。

② 檔案參考資料。它是根據(jù)一定的題目, 對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工編寫的一種材料, 其種類包括大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編和專題概要等。

大事記: 是按時(shí)間順序簡要記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。有工作大事記、國家或地區(qū)大事記、專題大事記、個(gè)人生平大事記幾種。

組織沿革: 是系統(tǒng)記載以機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)和人員編制等變革情況的一種參考資料。主要提供檔案來源方面的信息。有機(jī)關(guān)組織沿革、地區(qū)組織沿革、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革幾種。

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編: 是以數(shù)字形式反映一定地區(qū)或某一方面的基本情況的參考資料, 它根據(jù)一定的需要將分散的統(tǒng)計(jì)數(shù)字集中起來,匯集成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。有綜合性和專題性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編兩種。

專題概要: 是用文章敘述形式, 簡要說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)、自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料。

檔案參考資料中一般也注明了材料的出處, 在某種程度上可起查找檔案的作用, 但它與檔案檢索工具是不同的, 它的主要作用是提供經(jīng)過加工的檔案信息而不是提供查找手段。

檔案參考資料也不同于檔案文摘, 檔案文摘忠實(shí)地記錄了檔案原文的信息內(nèi)容, 在一定程度上可當(dāng)做檔案原文使用, 而參考資料盡管也強(qiáng)調(diào)材料的真實(shí)性, 提供檔案素材, 但它在形式上大大改變了檔案的原始面貌, 也可以說, 它對(duì)檔案信息的加工程度比檔案文摘大。

③ 工具書。檔案部門報(bào)道檔案信息還可通過工具書的形式進(jìn)行, 這種工具書是在對(duì)檔案進(jìn)行定性分析研究的基礎(chǔ)上, 按一定的專題編寫的, 其作用與檔案參考資料相似, 只不過以工具書的形式出現(xiàn)。如中國第二歷史檔案館編的《民國時(shí)期中外使領(lǐng)年表》、《中華民國職官年表》等。這些工具書提供了比較翔實(shí)的第一手史料,可供社會(huì)各界參考。

(3 ) 檔案展覽

舉辦檔案展覽是為了配合各項(xiàng)工作的開展, 按一定的專題, 系統(tǒng)解釋和介紹館藏檔案信息內(nèi)容的一種方式。檔案展覽展出的是經(jīng)過選擇和組織的典型檔案材料, 利用者可以從中獲取比較集中、系統(tǒng)的檔案信息, 還可以發(fā)現(xiàn)從未見過或難以找到的檔案材料及其線索, 也是對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞和提供利用的一種有效手段。

(4 ) 檔案信息宣傳報(bào)道體系

為能多角度、多方位積極宣傳、報(bào)道、傳遞檔案信息, 建立一種有效的宣傳報(bào)道體系無疑是非常重要的。檔案信息宣傳報(bào)道體系可選擇、采用圖5-1 所示的體系。

4 檔案編研

檔案編研是通過各種手段編纂、濃縮和加工提煉檔案資料, 是積極、主動(dòng)、系統(tǒng)地開發(fā)檔案信息資源的主要方法之一, 是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高層次和深度開發(fā)的有效方式。檔案編研成品是社會(huì)廣泛流傳和應(yīng)用的系統(tǒng)、精練、可靠的新型檔案信息源, 與檔案原件相比, 它具有靈活方便的特點(diǎn), 有利于全社會(huì)范圍內(nèi)的檔案信息共享。第一, 它能從空間上更加廣泛地提供檔案信息; 第二, 它能從時(shí)間上更加長久地提供檔案信息; 第三, 它能從深層次上滿足利用者的檔案信息需求; 第四, 它還可以幫助利用者克服檔案信息本身的障礙。可見, 檔案編研成品可以從根本上改變檔案信息傳播功能弱的缺點(diǎn), 大大強(qiáng)化其傳播功能。

(1 ) 檔案編研的性質(zhì)

檔案編研是一項(xiàng)針對(duì)社會(huì)需要的研究性的服務(wù)工作。深刻理解檔案編研的性質(zhì), 是做好這項(xiàng)工作的重要條件。

① 開發(fā)性。檔案編研屬于信息再加工、再創(chuàng)造的一項(xiàng)工作,具有突出的信息開發(fā)性質(zhì)。面對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的多種利用需求, 檔案作為一種信息素材, 其狀態(tài)是相對(duì)分散和原始的。檔案編研的開展, 可以根據(jù)實(shí)際的需要使相關(guān)的檔案信息進(jìn)一步系統(tǒng)化, 提高信息的密度和精度, 促使檔案信息增殖, 加快檔案信息的傳播速度,實(shí)現(xiàn)檔案信息的集約化。

② 研究性。檔案編研是以檔案文獻(xiàn)的分析、研究、整編為主要內(nèi)容的, 在檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中, 表現(xiàn)出較強(qiáng)的科學(xué)研究性。首先, 對(duì)檔案文獻(xiàn)的研究, 其重點(diǎn)就在于判斷和選擇與實(shí)際需求相符合的編研主題和與主題相吻合的準(zhǔn)確而完整的檔案材料。這是建立在科學(xué)的實(shí)踐觀和方法論基礎(chǔ)上的, 并經(jīng)過對(duì)檔案狀況和檔案內(nèi)容進(jìn)行長期而深入的調(diào)查、分析, 才能獲得理想結(jié)果的探索性工作。其次, 對(duì)所選檔案材料進(jìn)行編輯、加工, 其重點(diǎn)在于必須運(yùn)用科學(xué)、適用的信息轉(zhuǎn)換方法與技術(shù), 遵循嚴(yán)格的檔案信息編輯加工原則和標(biāo)準(zhǔn), 使得編研成果更能滿足利用者的檔案信息需求。就檔案編研的總體過程而言, 研究和編輯是關(guān)于科學(xué)性統(tǒng)一體的兩個(gè)側(cè)面, 離開了科學(xué)的研究就談不上科學(xué)的編輯; 離開了科學(xué)的編輯加工, 就無法體現(xiàn)科學(xué)研究的最終成果。科研性貫穿于檔案編研的始終。

③ 條件性。編研的條件性有兩方面的含義。一方面, 它是以提供檔案信息資料為社會(huì)其他各項(xiàng)工作服務(wù)的一項(xiàng)條件性工作。檔案部門編制出版各種編研成果, 目的不是為了檔案部門自己利用,更不是為了編研而編研, 主要是為了科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展等方面利用檔案的需要。因此, 編什么、怎么編, 都應(yīng)以客觀需要為依據(jù)。另一方面, 由于檔案文件是一種特殊的文獻(xiàn), 因此, 對(duì)它們的選編和公布都受一定條件的制約。首先是所存檔案的限制,不具備豐富的檔案材料的基礎(chǔ)條件, 編研工作就難為無米之炊。其次是檔案使用范圍和公布權(quán)限的限制, 以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密規(guī)定、涉外政策的制約。

(2 ) 檔案編研的原則

為了保證檔案編研成品的質(zhì)量并使編研工作能順利、有效地進(jìn)行, 開展檔案編研工作應(yīng)遵循一定的基本原則。

① 存真性原則。存真性原則是指檔案編研工作要堅(jiān)持檔案工作的基本原則, 保證編研材料的真實(shí)性和可靠性。檔案工作是要維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的, 編研工作是檔案工作的組成部分, 只有堅(jiān)持存真性原則, 才能維護(hù)歷史的真實(shí)面貌, 這是檔案工作的共性要求。同時(shí), 編研成品所反映的檔案信息是否真實(shí)可靠, 對(duì)其作用的發(fā)揮具有重大的影響。如果編研材料失真, 就會(huì)以訛傳訛, 貽患無窮。

在編研工作中堅(jiān)持存真性原則, 最根本的就是要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度。在任何情況下都不準(zhǔn)以任何借口歪曲、篡改檔案原文。同時(shí), 編輯過程中, 每一細(xì)節(jié)都要有根有據(jù), 避免任何主觀隨意性。

② 實(shí)用性原則。實(shí)用性原則是指檔案編研成品必須適合社會(huì)各方面工作的客觀需要。實(shí)用性原則應(yīng)當(dāng)貫穿于編研工作的全過程。從編研課題的選定、選材范圍與標(biāo)準(zhǔn)、編研材料的加工方式到印制數(shù)量、發(fā)放、交流范圍等, 都應(yīng)當(dāng)在了解實(shí)際需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行 , 切合實(shí)際需要, 注重實(shí)用性, 既包括當(dāng)前的實(shí)際需要, 也包括長遠(yuǎn)的客觀需要, 既包括社會(huì)需要, 也包括經(jīng)濟(jì)需要, 應(yīng)當(dāng)正確處理好這些關(guān)系。

③ 可行性原則。可行性原則是指檔案編研工作必須在依托檔案館( 室) 藏的實(shí)際狀況和必須遵守相關(guān)法規(guī)的前提下進(jìn)行。館(室) 藏檔案是進(jìn)行編研工作的物質(zhì)基礎(chǔ), 任何編研課題的選定,除了根據(jù)實(shí)際需要外, 只有在館( 室) 藏檔案內(nèi)容所覆蓋的范圍內(nèi)才是可行的。此外, 即使是館( 室) 藏內(nèi)容許可, 由于受到檔案法規(guī)制度的限制, 凡屬不符合開放利用規(guī)定范圍內(nèi)的檔案, 都是不可選用的。因此, 檔案編研工作的開展必須在館( 室) 藏檔案的基礎(chǔ)上, 在遵守法規(guī)制度的前提下進(jìn)行。

(3 ) 檔案編研成品的分類

① 根據(jù)不同的表達(dá)方式, 編研成品可分為文字式、圖表式和音像式等類型。

文字式, 即以文字?jǐn)⑹鰹橹饕绞浇沂緳n案內(nèi)容的編研成品,如文件匯編、專題綜述等文字式編研成品, 這類編研成品一般具有內(nèi)容詳細(xì)、全面系統(tǒng)等特點(diǎn)。

圖表式, 即以圖形、表格為主要方式揭示檔案內(nèi)容的編研成品, 如圖集、名優(yōu)成品統(tǒng)計(jì)表等。其特點(diǎn)是簡明直觀、條理性強(qiáng)、信息集中等。

音像式, 即以聲音和影像的形式再現(xiàn)檔案信息的編研成品, 如檔案電影片、檔案電視片等。其特點(diǎn)是生動(dòng)、形象、存儲(chǔ)信息密度高等。

② 根據(jù)不同的載體形態(tài), 編研成品可分為印刷型和非印刷型兩種類型。

印刷型, 即以紙張為載體, 通過印刷方式進(jìn)行傳播的編研成品, 它是一種傳統(tǒng)的也是基本的編研成品形式。

非印刷型, 即以非印刷方式形成的編研成品, 例如電影、電視光盤等, 它可以通過屏幕顯示、播放等方式進(jìn)行傳播。

③ 根據(jù)不同的內(nèi)容結(jié)構(gòu), 編研成品可分為綜合性、專題性和系列性等類型。

綜合性編研成品是指比較全面地反映某單位各項(xiàng)活動(dòng)或某一學(xué)科領(lǐng)域的編研成品, 如廠史、年鑒等。

專題性編研成品是指集中反映某一方面的工作、生產(chǎn)、現(xiàn)象的檔案內(nèi)容的編研成品, 如專題匯編或選編等。

系列性的編研成品是指由若干個(gè)獨(dú)立主題的編研成品組成的,具有一定的內(nèi)容或?qū)I(yè)的聯(lián)系, 或者各自從不同側(cè)面反映同一主題與對(duì)象的編研成品叢書。

④ 根據(jù)不同的加工深度, 可分為一次檔案文獻(xiàn)、二次檔案文獻(xiàn)和三次檔案文獻(xiàn)等編研成品。

一次檔案文獻(xiàn)編研成品, 即在保持檔案原文內(nèi)容不變的前提下, 根據(jù)一定的題目, 將相關(guān)檔案材料加以匯編所得的成品。如檔案史料匯編、法令制度匯編以及樣本圖冊(cè)等。其特點(diǎn)是注重向利用者提供檔案文獻(xiàn)原文, 維護(hù)檔案內(nèi)容的原始面貌。

二次檔案文獻(xiàn)編研成品, 即通過對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行篩選、提煉、綜合、歸納等加工編寫而成的編研成品, 如目錄、索引、簡介、大事記、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等。其特點(diǎn)是具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、濃縮性、精練性和指引性, 使用頻率高等。

三次檔案文獻(xiàn)編研成品, 即在對(duì)檔案文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行深入、系統(tǒng)研究的基礎(chǔ)上編寫的評(píng)述性、預(yù)見性、建議性的論文或?qū)Ｖ?/span>, 如對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量分析和建議、人物傳記、方志、科技發(fā)展史等。

⑤ 根據(jù)不同的功能, 編研成品可分為參考性、介紹性和檢索性等類型。

參考性編研成品是指通過對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄、匯總、編排,并為利用者提供系統(tǒng)的參考材料和歷史線索的編研成品, 如大事記、年鑒、組織沿革等。

介紹性編研成品是指著重向利用者介紹和報(bào)道館( 室) 藏檔案情況, 以及某項(xiàng)具體事物或活動(dòng)的大致情況的編研成品, 如會(huì)議簡介、全宗介紹等。

檢索性編研成品是指根據(jù)一定的標(biāo)示類目, 列舉檔案的題名、責(zé)任者、文號(hào)、主題詞、分類號(hào)等, 為利用者利用檔案提供查找線索的編研成品, 如各種目錄、索引等。

總之, 檔案編研成品可從不同的角度, 依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類型。檔案部門應(yīng)根據(jù)不同的社會(huì)需求以及不同的檔案類型, 編制出不同的編研成品。

(4 ) 檔案編研程序

① 選定編研主題。選題是編研工作的首要環(huán)節(jié)。選題合適與否, 將直接關(guān)系到編研成品的使用價(jià)值。選定題目的基本依據(jù)是社會(huì)活動(dòng)的客觀需要, 以及館藏檔案的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。題目的來源有以下幾種途徑: 第一, 主管領(lǐng)導(dǎo)部門下達(dá)的課題; 第二, 有關(guān)部門或研究人員提出的課題; 第三, 檔案部門自己提出的課題。選題的好壞, 取決于是否具有針對(duì)性和實(shí)用性。應(yīng)針對(duì)社會(huì)的需要, 在館藏檔案許可的前提下, 選擇有現(xiàn)實(shí)意義的題目, 從而盡快獲得效益。

② 擬制編研方案。編研方案是組織和協(xié)調(diào)整個(gè)編研工作, 使編研工作有節(jié)奏、有計(jì)劃進(jìn)行的一種計(jì)劃綱要。擬定好一個(gè)比較周全的編研方案, 是保證編研工作順利進(jìn)行的重要一環(huán)。

編研方案的內(nèi)容包括: 編研成品的主題、內(nèi)容; 編研的目的和要求; 編研成品的結(jié)構(gòu)和體例形式; 選取檔案材料的范圍; 參加編研工作人員的組織分工; 編研進(jìn)程的時(shí)間安排和工作步驟; 編研質(zhì)量保證的具體措施等。

編研方案應(yīng)由參加編研工作的全體人員討論, 每一環(huán)節(jié)及步驟都應(yīng)盡量設(shè)計(jì)得周到、細(xì)致和嚴(yán)密, 并征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的意見, 從而保證編研計(jì)劃的可操作性。

③ 收集編研材料。根據(jù)編研方案, 緊緊圍繞編研成品的主題收集檔案材料, 是編研工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

首先要注意檔案材料的廣泛性、聯(lián)系性和真實(shí)性。廣泛性, 是指符合編研成品主題內(nèi)容的材料應(yīng)盡量多予收集, 廣采博取, 力求完整; 聯(lián)系性, 是指要保持檔案材料來龍去脈的前后銜接關(guān)系, 不要割斷檔案材料歷史的、專業(yè)的或結(jié)構(gòu)的聯(lián)系; 真實(shí)性, 是指選擇的檔案材料應(yīng)是真實(shí)可靠的, 為此要對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行鑒別、核實(shí),去偽存真, 篩選出不必要的材料。

其次是要注意選準(zhǔn)檔案材料, 即所選材料與編研成品的題目相切近, 與編研成品的目的相適應(yīng), 與編研成品的要求相一致。

與此同時(shí), 還應(yīng)當(dāng)考慮編研成品的發(fā)放范圍、使用對(duì)象和有關(guān)的權(quán)益問題。根據(jù)這些不同的要求, 選準(zhǔn)檔案編研所需要的材料。

④ 加工與編排。加工與編排是指對(duì)所選的檔案材料作必要的加工和有序的編排, 是直接關(guān)系編研成品質(zhì)量的一項(xiàng)工作內(nèi)容。加工, 是在對(duì)檔案材料分析研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行的, 包括選錄、摘抄( 或復(fù)印)、繪制圖表、內(nèi)容校核, 以及文字、標(biāo)點(diǎn)、圖例、符號(hào)的考訂和標(biāo)準(zhǔn)化審查等工作內(nèi)容。其要求主要是做到精確、細(xì)致, 忠實(shí)于檔案原件, 并在此基礎(chǔ)上, 根據(jù)不同的情況, 作一些必要的刪節(jié)、簡化、修改或補(bǔ)充。

編排, 是按照擬定的體例形式, 對(duì)選擇的檔案材料進(jìn)行順序排列。編排的體例形式多種多樣, 其中有按時(shí)間先后進(jìn)行編排的, 如年鑒、史料、大事記等; 有按地區(qū)進(jìn)行編排的, 如資源考察、市場狀況分析等內(nèi)容的參考資料; 有按專業(yè)性質(zhì)、重要程度等不同類別進(jìn)行編排的, 如科研成果簡介等; 有按系列、規(guī)格、性能進(jìn)行編排的, 如圖冊(cè)和圖集等; 有按生產(chǎn)能力或建設(shè)規(guī)模大小進(jìn)行編排的,如數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。

⑤ 審校與批準(zhǔn)。審校, 分初審和終審。初審是在對(duì)檔案材料進(jìn)行選錄、摘抄、繪制圖表等加工工作時(shí)結(jié)合進(jìn)行的, 可以由參加編研工作的人員自行審校; 終審是對(duì)編研成品初稿的全面審查和校核, 包括選材內(nèi)容是否恰當(dāng), 圖樣、報(bào)表是否準(zhǔn)確, 編排體例是否嚴(yán)密, 文字、標(biāo)點(diǎn)、圖例、符號(hào)有無錯(cuò)誤, 等等。

經(jīng)過初審和終審后的編研成品初稿, 應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)。定稿后, 編研成品的印刷方式、印發(fā)方式、印發(fā)范圍、印刷數(shù)量、發(fā)行方式等, 也需經(jīng)過批準(zhǔn)。