上海大學檔案館徐忠勇
數字化檔案信息是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的檔案信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現檔案信息的資源共享，數字化檔案信息的出現給現有的檔案工作帶來新的挑戰和機遇。
傳統檔案信息一般是紙質載體為主，以案卷（卷、冊）形式存放在檔案庫房中，以案卷和文件級目錄為檢索目標，手工和計算機檢索為手段，費時、一次檢索成功率低，存儲檔案的物理空間浩大，維護起來耗時耗力，備份、復制檔案需耗費大量的人力、財力，從而檔案完整性、一致性得不到保障。而檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入等方式把檔案內容著錄到計算機數據庫中，以計算機技術能識別的存儲檔案信息。檔案信息數字化的主要優勢在于檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，保護了珍貴原始檔案。所以檔案信息數字化，就是將不同載體形態、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入（檔案兩級目錄在檔案管理信息系統著錄）、電子掃描（檔案實體文件的圖像掃描）、數據庫格式轉化、電子數據的整理（存貯與刻錄）等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉成計算機數字識別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。
一、檔案信息現代化管理的發展歷程
縱觀檔案信息現代化管理發展歷程，主要經歷了兩次質的飛躍：第一次，二十世紀八十年代開始，檔案信息目錄實現計算機檢索，建立可供計算機檢索的檔案信息目錄數據庫（包括案卷級和文件級目錄）是檔案管理現代化的第一次飛躍。第二次，從二十一世紀初開始，檔案信息數字化的管理與利用，即通過對檔案信息的電子掃描，建立檔案信息圖像文件數據庫，運用檔案管理信息系統并結合計算機網絡通信技術，使人們無論到館查閱，還是異地網絡瀏覽，都可以做到在授權范圍內實現檔案信息全文查閱。這是檔案信息管理現代化的第二次飛躍。
第一次檔案信息現代化管理發展的飛躍，實質是從傳統的手工管理向計算機數據庫管理的轉變，其關鍵技術是依托計算機數據庫和通信技術，結合檔案管理工作中可遵循的規律性以及國家在檔案管理工作方面制訂的一系列工作規范標準應運而生，其特點在于以計算機檢索檔案信息目錄數據庫替代傳統手工檢索檔案目錄，也就是機讀檔案目錄替換紙質檔案目錄檢索，由于計算機掃描技術和存儲技術應用費用昂貴、工序繁雜，以及檔案形成部門的電子文件還沒有完全普及，所以在此過程中很少涉及到全文檢索和利用。此階段的計算機技術僅在檔案信息檢索上得到充分運用，在檔案信息現代化管理過程中稱為計算機輔助管理。
第二次檔案信息現代化管理發展的飛躍，實質上從本質上改變了傳統檔案信息管理和利用以檔案工作者為主體的風格，不但應用目錄計算機檢索技術替換傳統手工目錄檢索，而且真正把紙質檔案信息通過數據錄入和計算機掃描技術把檔案信息以數據庫和圖像格式存儲在存儲設備上，實現檔案信息的全文檢索。其關鍵技術就是把文本類電子文件中檔案信息提純出來，以數據庫形式存放，提供檢索和利用，或者以案件級和文件級目錄下掛接電子文件，如圖像格式（TTIF、JPEG、PDF）等，實現不進檔案庫房，不調檔案案卷，不翻閱檔案就可以利用相當于原始的數字化檔案信息，在時間、效率、利用人群、效果上都充分發揮了檔案信息的作用。
二、檔案信息數字化原則研究
1、科學性原則
檔案信息數字化科學性原則指在數字化檔案信息時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，體現檔案信息管理的特殊性。使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發揮其信息資源的作用，就要求整個過程，從檔案信息收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋，都必須是真實、準確、可靠。許多檔案信息都具有實效性，過了一定期限其效用就會減少、甚至喪失，所以在數字化檔案信息時要充分考慮在檔案信息在其價值的升值前期進行，也就是遵循科學發展觀。
2、一致性原則
檔案信息數字化一致性原則指檔案信息數字化后經過計算機網絡、檢索技術在提供給用戶的檔案信息與原始紙質檔案僅存在著載體和閱讀方式上的差異，其承載的檔案信息內容是完全一致的，假如解決了數字檔案的法律憑證作用后，用戶在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地調閱原始檔案實體一樣效果。對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，如照片、圖紙等。
3、完整性原則
檔案信息數字化完整性原則是相對于檔案管理工作者而言是確保被數字化的每個檔案主題的內容和檔案含義是完整的，沒有被斷章取義僅僅數字化其中一部分或幾部分，保證在計算機網絡上提供檢索的信息都是相互關聯或者單獨具有用戶所需的信息。并且保持數字化后檔案信息在邏輯上保持相對的準確，獨立，保證數字化檔案信息的可理解性，使用戶能理解每一份的數字檔案內容相關的信息，如元數據、物理結構和邏輯結構的關系等。
4、共享性原則
檔案信息的數字化其目的是提供檔案利用率，就是檔案信息共享性，因為檔案信息是來自社會是全社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越是廣泛，其資源作用就發揮得越是充分，所以共享性原則要求檔案信息數字化建立完備的檔案信息數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系作為其重要的內容，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高的、具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息數字化最大限度地提高利用效果。
5、安全性原則
檔案信息數字化的途徑一般有兩條，第一通過接收電子文件和館藏傳統介質檔案信息數字化，第二館藏傳統介質檔案數字化的方式一般是用計算機錄入和掃描的兩種方式進行的。這些數字化檔案信息，與傳統的檔案信息相比，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術所以具有明顯的不穩定性，數字化信息的內容和位置易發生變化。因此，在檔案信息數字化過程中要做到安全性原則。第一，通過錄入或掃描方式得到數字化檔案信息的，要確保檔案原件的安全。第二，在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合。第三，遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案信息的不被未授權者瀏覽。第四，利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備，保證已經數字化的檔案信息的安全。
三、檔案信息數字化方法研究
檔案信息數字化的內容主要有二個，第一，是每年增量檔案信息的數字化，增量檔案是指每年檔案形成部門形成后未歸檔的文件材料，也就是檔案管理部門參與前期預立卷控制和管理，但還沒有執行物理歸檔手續的各類檔案信息。第二，是館藏檔案信息的數字化，館藏檔案指已經履行文件材料的物理歸檔手續，并經檔案管理工作者整理上架待檢索查閱的檔案信息。
隨著《2006-2020年國家信息化發展戰略》提出，國家信息化發展的戰略方針是：“統籌規劃、資源共享，深化應用、務求實效，面向市場、立足創新，軍民結合、安全可靠”，反映了新形勢下國家信息化發展的新思路，針對其發展戰略方針，全國省市、各行各業都制訂對應的信息化方針，絕大多數單位其信息化建設進程或初具規模、或抓緊落實、或積極謀劃，在文件形成初期就以電子形式存在于計算機存儲設備中。電子文件的格式一般有字處理文件指用字、表格處理等軟件制作形成的文字、表格文件等，如TXT、PDF、XML、DOC、WPS文件格式。圖像文件指用掃描儀等設備獲得的靜態圖像文件，如JPEG、TIFF文件格式。圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等獲得的靜態圖形文件，如DXF、DWG格式。影像文件指用視頻設備獲得的動態圖像文件，如MPEG-1、2、4，AVI文件格式。聲音文件指用音頻設備獲得的文件，如MPEG-3、WAV文件格式。多媒體文件指用計算機多媒體技術制作的文件。數據庫文件指用數據庫系統制作的文件及可能產生的各種相關輔助文件。
1、增量檔案信息的數字化方法
檔案管理作為文件管理的延伸和最后環節，檔案管理部門針對增量檔案信息因地制宜根據實際情況，研發或購置相應的電子檔案管理系統軟件，系統軟件的功能模塊中應具有異地實時歸檔移交功能，其過程就是在計算機網絡中采用C/S或B/S的架構，使文件形成部門的兼職檔案員在辦公室的計算機終端上，利用功能模塊中電子文件的上傳功能，把不同內容的電子文件根據分類和檔案著錄原則分別掛接到檔案管理部門的數據庫服務器中的對應字段中，完成電子文件的邏輯歸檔的同時完成歸檔檔案信息的數字化。也就是運轉在計算機網絡中的電子文件，經過歸檔處理，集中存放在受檔案部門控制的計算機存儲器中，向檔案部門移交的過程。其過程稱之為聯機歸檔，常采用四種類型的聯機歸檔方法：（1）在線集中式歸檔：在檔案管理部門控制的數據庫服務器中開辟中心文件庫，各文件形成部門將歸檔電子文件分類別、分年度、分內容存儲到該庫中去，歸檔時集中到中心文件庫中去調取。（2）在線分布式歸檔：各文件形成部門將歸檔電子文件存儲本地終端中，歸檔時通過電子檔案管理系統軟件中網絡傳輸功能向檔案部門移交。（3）在線滯后歸檔：根據歸檔要求文件形成部門兼職檔案員每年1－2次集中整理歸檔，可根據管理系統功能或邏輯歸檔，或物理歸檔。（4）在線實時歸檔：文件形成和管理部門把文件辦理完畢或文件形成后隨時進行邏輯歸檔或物理歸檔。
在計算機和網絡普及的當代，檔案形成單位一般都先形成各類電子文件，而電子文件的歸檔主要有二種方法，一是邏輯歸檔，二是物理歸檔。電子文件的邏輯歸檔，就是檔案部門不接收實體電子文件，僅在計算機網絡上接收歸檔的電子文件目錄和電子檔案原件，并通過網絡對歸檔電子文件實行遠程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，使之不脫離原機構的電子文件保存系統，始終保存在生成環境的系統中。這種方式既有利于保持電子文件的完整性和真實性，又可以保持電子文件的長期可讀性，也方便電子文件生成機構對檔案信息的頻繁查考利用。電子文件經邏輯歸檔后其所有權發生了變化，不再屬原機構，檔案部門有權對其實行在線管理、信息加工與提供利用。經過邏輯歸檔的檔案信息已經是以計算機能識別的存儲形式存在，所以其數字化過程已經完成。電子文件的物理歸檔，就是指文件形成部門移交時將電子文件的檔案實體從原機構的電子文件保存系統中轉移到檔案部門的檔案管理系統中。形式一般是把記錄有電子文件的磁性載體，如光盤、磁帶等磁性材料移交給檔案館。在物理歸檔中檔案部門不強求原機構刪除機構系統內已經移交的電子文件，其歸檔方式與傳統的紙質檔案歸檔類似，其優點在于減輕電子文件形成機構的文件管理負擔，電子文件的安全和利用都得到加強。檔案館在接收到物理歸檔的電子文件光盤或磁性材料的載體后，及時根據服務器數據庫中的案卷、卷內目錄以及電子檔案原件的類型的字段把歸檔的字段內容一一對應后，追加到數據庫服務器中，其過程就是增量檔案信息的數字化過程。
2、館藏檔案信息的數字化方法
館藏檔案信息數字化指把檔案庫房內經過組卷工序歸檔上架紙質載體的檔案案卷中每頁文件，經過掃描儀、數碼照相機等數字化設備將檔案信息由各種物理載體形式體現出來的信息，工作流程主要分為：檔案檢查：對交接檔案的完整性、破損進行檢查，記錄并反饋缺碼、缺頁、重碼、破損、案卷（卷內）目錄、備考表、封面錯誤等現象。檔案整理：根據檢查及反饋的情況對檔案實體錯誤進行糾正處理，包括重編頁碼、補編頁碼、糾正卷內（案卷）目錄、備考表等。檔案掃描：依照整理后的檔案實體順序進行檔案的掃描，依據案卷檔案號進行文件夾管理，同時依所件號進行文件命名。圖像處理：檢查掃描圖像按照實體檔案順序排列并進行文件管理，確保圖像端正、頁碼連貫無缺、圖像干凈無黑邊。索引錄入：依據整理糾正后的檔案實體進行卷內目錄及案卷目錄的錄入。數據制作：依據年份-檔號-件號進行電子檔案信息的邏輯保存方式進行數據的管理，并依照合理的方式進行光盤刻錄。數據導入：在檔案管理軟件開發單位的支持下，正確將案卷及卷內目錄及檔案圖像文件導入到檔案管理系統，確保對應準確條目與圖像（全文）完全一一對應。檔案裝訂：在檔案數字化處理完成后，輸出新的卷內目錄并制作新的檔案封面，依據國家標準規范進行裝訂成卷，三孔一線重新裝訂還原檔案，重新還原裝訂的檔案保證正確、美觀。
四、檔案信息數字化對檔案工作的影響
1、檔案工作的重心從收集保管向開發利用轉變。
傳統的檔案信息工作是注重檔案收藏和保存，其實檔案工作的最終目的除保存歷史記錄以外主要是為了利用，這是檔案工作生存發展的基礎。如何為社會提供檔案信息的有效利用，是我們檔案工作者不斷探索和追求的目標，數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。
2、實現不同單位行業檔案信息的資源共享。
隨著計算機網絡技術的不斷發展各式各樣的信息的全球化，作為信息的重要組成部分，檔案信息的數字化越來越成為檔案管理發展的主要方向。檔案信息數字化是實現全國乃至全球信息共享的必經之道，檔案信息的數字化就是實現檔案信息共享的最根本的基礎工作。離開數字化的檔案信息討論檔案信息共享就如無源之水一樣。
3、對館藏珍貴紙質檔案原件得到最有效保護。
檔案的唯一性、原始性和憑證性決定檔案是真實記錄歷史的重要體現，因此保護原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內容之一，檔案數字化之后，檔案利用方式從利用原件變成主要使用數字化的檔案信息，而不是從館藏中調閱原始的紙質檔案，特別是一些具有保存價值的珍貴的檔案，檔案原件從而得到了更加充分和有效保護。
4、檔案利用工作實現管理者為主體向檔案用戶為主體轉變。
傳統檔案利用工作是檔案工作者根據用戶需求結合檔案組卷的相關規則和檢索方法以及檔案排架規則調出原始檔案供利用，數字化后檔案信息的利用工作轉變成由授權檔案用戶根據自身的調檔需求，組建檢索關鍵詞在網絡上實現隨時隨地的查閱檔案信息，減輕了檔案工作者的勞動強度，方便了檔案用戶的查閱，提高了利用工作的效率。
5、實現檔案信息一次數字化，無窮次利用和轉換。
在數字化檔案過程中根據檔案載體形式的不同，可以將紙質、錄音、錄像、幻燈、照片等各種載體的檔案信息經過數字轉換和處理，同樣無限次地再現其他載體檔案信息的真實內容，檔案信息的利用時效性和檔案內在價值可以得到充分的釋放和體現，可以實現檔案工作價值的增值。
6、為電子政務和無紙辦公的信息接軌創造無縫聯接。
隨著國家電子政務的不斷發展和推廣，無紙化辦公和電子文檔的普遍應用，根據國家對電子文檔的標準統一和進一步規范，在相關法律的允許范圍內，電子文檔可直接采用數字方式存檔，與早期紙制檔案的數字轉化信息共同組成數字檔案信息庫。
五、檔案信息數字化中的瓶頸及其對策
1、檔案信息數字化的標準
檔案信息數字化的目標是實現檔案信息的資源共享，而檔案信息資源存在的發散性造成各行各業單位的檔案信息載體、內容等千差萬別，格式、信息內涵的繽紛繁雜。因此，在檔案信息數字化過程中必須遵循國家檔案管理和信息管理方面的標準，如我國己經頒布并執行的有關電子文件管理和紙質檔案數字化的標準有《紙質檔案數字化技術規范》<DA／T 31－2005>、《信息交換用漢字編碼字符集.基本集》<GB/T2312-1980〉、《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995〉、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》〈GB/T17678-1999〉、《檔案著錄規則》<DA/T18-1999>、《CAD電子文件管理》(GB/T17825。f10-1999〉、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2002〉等等。俗語講沒有規矩，不成方圓，同樣檔案信息數字化中各類標準是資源合理、有效共享的基礎；是檔案信息數字化過程中首先需要解決的問題。
在當前計算機和網絡通訊技術迅猛發展的時代，各類新技術、新方法、日新月異、層出不窮，現代化的檔案管理方法也必須適應其發展的步伐，及時更新和制定各類管理標準和方法，保證現代檔案管理工作能適應時代的發展。
2、檔案信息數字化的存儲與維護
保證檔案信息數字化內容的可讀性、可存取性、可遷移性是信息數字化建設一項重要的任務和目標。數字化檔案信息的存儲設備一般為計算機光盤、硬盤、磁帶或其他以數字形式存放載體，根據各類檔案載體在適宜環境（溫度為60～70度，相對濕度為30%～40%）中保存，經過比較發現紙質檔案比電子存儲設備更加長久和安全。在光介質、磁介質等存儲設備中，硬盤是比較其他存儲介質性價比更合理，但保存在硬盤驅動器上的數據的壽命會受到兩個因素的影響。首先一個因素就是熱磁衰減，也就是所有磁性存儲設備都有一個慢慢減弱的過程。隨著位密度的增加，這個衰減的效果也會增加。理論上現代的硬盤應該能夠保留數據長達20年左右，但是一般廠商承諾的安全可靠保留時間只有10年。第二個因素是若干年后得保持現有計算機系統的應用環境來存取閱讀數據，但根據計算機以及材料科學的發展趨勢10－20年后，現有的存儲設備可能已經成為古董了，就如二十世紀90年代的5寸軟磁盤已經無法在市場尋覓到一樣。
在現有的存儲格式中很少有一種存儲格式能夠保留數據超過30年，所以針對特別重要檔案信息的保存，還是應該密切關注其存儲狀態，每年進行抽樣檢查其存儲情況并能夠每隔5年左右將這些數據從一種格式遷移到另一種新的存儲格式。因此，強調有效使用檔案數字化信息資源，必須保證數字化存儲設備的安全性；保證檔案信息的可存取性。
3、網絡安全對檔案信息數字化的影響
數字時代的信息資源的共享是通過網絡技術和網絡環境實現的，是現代檔案管理發展的方向和必然趨勢，作為檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。檔案工作者今天的重要責任，不再是僅僅對檔案原件的安全、完整負責，更重要的是對網絡安全以及數字檔案數據庫的維護與保證。隨著計算機技術的發展，網絡安全已經有了包括軟、硬件技術在內的多種防范措施，諸如：系統預設用戶授權、防火墻技術、電子身份識別、數據加密等等，但這些措施到目前為止都沒有能夠從根本上徹底解決網絡環境的安全性問題，因此檔案信息數字化的利用與安全既是矛盾也是挑戰。
在現有的計算機和網絡技術的條件環境中，為確保數字化的檔案信息的安全應時刻關注在計算機安全方面的技術發展，及時更新計算機數據庫方面安全防范手段，調整計算機網絡安全策略，保證檔案信息數字化的成果。
綜上所述，隨著各企、事業單位的檔案信息化建設的不斷深入，各類信息之間的聯系越來越密切，“信息孤島”問題將逐漸消失。而在檔案信息數字化過程中認真分析研究檔案信息數字化的方法、原則、制約因素后充分利用網絡和數據庫的開放接口，實現跨部門、跨系統的信息資源共享，實現各類系統中數據庫的互聯互通，為檔案利用者提供有效、快捷的信息獲取渠道，真正實現信息資源的共享，從根本上提高檔案信息綜合服務效率和質量，充分發揮檔案信息在領導決策、生產科研等工作中的服務作用。
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數字化檔案信息是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的檔案信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現檔案信息的資源共享，數字化檔案信息的出現給現有的檔案工作帶來新的挑戰和機遇。
傳統檔案信息一般是紙質載體為主，以案卷（卷、冊）形式存放在檔案庫房中，以案卷和文件級目錄為檢索目標，手工和計算機檢索為手段，費時、一次檢索成功率低，存儲檔案的物理空間浩大，維護起來耗時耗力，備份、復制檔案需耗費大量的人力、財力，從而檔案完整性、一致性得不到保障。而檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入等方式把檔案內容著錄到計算機數據庫中，以計算機技術能識別的存儲檔案信息。檔案信息數字化的主要優勢在于檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，保護了珍貴原始檔案。所以檔案信息數字化，就是將不同載體形態、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入（檔案兩級目錄在檔案管理信息系統著錄）、電子掃描（檔案實體文件的圖像掃描）、數據庫格式轉化、電子數據的整理（存貯與刻錄）等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉成計算機數字識別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。
一、檔案信息現代化管理的發展歷程
縱觀檔案信息現代化管理發展歷程，主要經歷了兩次質的飛躍：第一次，二十世紀八十年代開始，檔案信息目錄實現計算機檢索，建立可供計算機檢索的檔案信息目錄數據庫（包括案卷級和文件級目錄）是檔案管理現代化的第一次飛躍。第二次，從二十一世紀初開始，檔案信息數字化的管理與利用，即通過對檔案信息的電子掃描，建立檔案信息圖像文件數據庫，運用檔案管理信息系統并結合計算機網絡通信技術，使人們無論到館查閱，還是異地網絡瀏覽，都可以做到在授權范圍內實現檔案信息全文查閱。這是檔案信息管理現代化的第二次飛躍。
第一次檔案信息現代化管理發展的飛躍，實質是從傳統的手工管理向計算機數據庫管理的轉變，其關鍵技術是依托計算機數據庫和通信技術，結合檔案管理工作中可遵循的規律性以及國家在檔案管理工作方面制訂的一系列工作規范標準應運而生，其特點在于以計算機檢索檔案信息目錄數據庫替代傳統手工檢索檔案目錄，也就是機讀檔案目錄替換紙質檔案目錄檢索，由于計算機掃描技術和存儲技術應用費用昂貴、工序繁雜，以及檔案形成部門的電子文件還沒有完全普及，所以在此過程中很少涉及到全文檢索和利用。此階段的計算機技術僅在檔案信息檢索上得到充分運用，在檔案信息現代化管理過程中稱為計算機輔助管理。
第二次檔案信息現代化管理發展的飛躍，實質上從本質上改變了傳統檔案信息管理和利用以檔案工作者為主體的風格，不但應用目錄計算機檢索技術替換傳統手工目錄檢索，而且真正把紙質檔案信息通過數據錄入和計算機掃描技術把檔案信息以數據庫和圖像格式存儲在存儲設備上，實現檔案信息的全文檢索。其關鍵技術就是把文本類電子文件中檔案信息提純出來，以數據庫形式存放，提供檢索和利用，或者以案件級和文件級目錄下掛接電子文件，如圖像格式（TTIF、JPEG、PDF）等，實現不進檔案庫房，不調檔案案卷，不翻閱檔案就可以利用相當于原始的數字化檔案信息，在時間、效率、利用人群、效果上都充分發揮了檔案信息的作用。
二、檔案信息數字化原則研究
1、科學性原則
檔案信息數字化科學性原則指在數字化檔案信息時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，體現檔案信息管理的特殊性。使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發揮其信息資源的作用，就要求整個過程，從檔案信息收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋，都必須是真實、準確、可靠。許多檔案信息都具有實效性，過了一定期限其效用就會減少、甚至喪失，所以在數字化檔案信息時要充分考慮在檔案信息在其價值的升值前期進行，也就是遵循科學發展觀。
2、一致性原則
檔案信息數字化一致性原則指檔案信息數字化后經過計算機網絡、檢索技術在提供給用戶的檔案信息與原始紙質檔案僅存在著載體和閱讀方式上的差異，其承載的檔案信息內容是完全一致的，假如解決了數字檔案的法律憑證作用后，用戶在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地調閱原始檔案實體一樣效果。對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，如照片、圖紙等。
3、完整性原則
檔案信息數字化完整性原則是相對于檔案管理工作者而言是確保被數字化的每個檔案主題的內容和檔案含義是完整的，沒有被斷章取義僅僅數字化其中一部分或幾部分，保證在計算機網絡上提供檢索的信息都是相互關聯或者單獨具有用戶所需的信息。并且保持數字化后檔案信息在邏輯上保持相對的準確，獨立，保證數字化檔案信息的可理解性，使用戶能理解每一份的數字檔案內容相關的信息，如元數據、物理結構和邏輯結構的關系等。
4、共享性原則
檔案信息的數字化其目的是提供檔案利用率，就是檔案信息共享性，因為檔案信息是來自社會是全社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越是廣泛，其資源作用就發揮得越是充分，所以共享性原則要求檔案信息數字化建立完備的檔案信息數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系作為其重要的內容，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高的、具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息數字化最大限度地提高利用效果。
5、安全性原則
檔案信息數字化的途徑一般有兩條，第一通過接收電子文件和館藏傳統介質檔案信息數字化，第二館藏傳統介質檔案數字化的方式一般是用計算機錄入和掃描的兩種方式進行的。這些數字化檔案信息，與傳統的檔案信息相比，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術所以具有明顯的不穩定性，數字化信息的內容和位置易發生變化。因此，在檔案信息數字化過程中要做到安全性原則。第一，通過錄入或掃描方式得到數字化檔案信息的，要確保檔案原件的安全。第二，在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合。第三，遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案信息的不被未授權者瀏覽。第四，利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備，保證已經數字化的檔案信息的安全。
三、檔案信息數字化方法研究
檔案信息數字化的內容主要有二個，第一，是每年增量檔案信息的數字化，增量檔案是指每年檔案形成部門形成后未歸檔的文件材料，也就是檔案管理部門參與前期預立卷控制和管理，但還沒有執行物理歸檔手續的各類檔案信息。第二，是館藏檔案信息的數字化，館藏檔案指已經履行文件材料的物理歸檔手續，并經檔案管理工作者整理上架待檢索查閱的檔案信息。
隨著《2006-2020年國家信息化發展戰略》提出，國家信息化發展的戰略方針是：“統籌規劃、資源共享，深化應用、務求實效，面向市場、立足創新，軍民結合、安全可靠”，反映了新形勢下國家信息化發展的新思路，針對其發展戰略方針，全國省市、各行各業都制訂對應的信息化方針，絕大多數單位其信息化建設進程或初具規模、或抓緊落實、或積極謀劃，在文件形成初期就以電子形式存在于計算機存儲設備中。電子文件的格式一般有字處理文件指用字、表格處理等軟件制作形成的文字、表格文件等，如TXT、PDF、XML、DOC、WPS文件格式。圖像文件指用掃描儀等設備獲得的靜態圖像文件，如JPEG、TIFF文件格式。圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等獲得的靜態圖形文件，如DXF、DWG格式。影像文件指用視頻設備獲得的動態圖像文件，如MPEG-1、2、4，AVI文件格式。聲音文件指用音頻設備獲得的文件，如MPEG-3、WAV文件格式。多媒體文件指用計算機多媒體技術制作的文件。數據庫文件指用數據庫系統制作的文件及可能產生的各種相關輔助文件。
1、增量檔案信息的數字化方法
檔案管理作為文件管理的延伸和最后環節，檔案管理部門針對增量檔案信息因地制宜根據實際情況，研發或購置相應的電子檔案管理系統軟件，系統軟件的功能模塊中應具有異地實時歸檔移交功能，其過程就是在計算機網絡中采用C/S或B/S的架構，使文件形成部門的兼職檔案員在辦公室的計算機終端上，利用功能模塊中電子文件的上傳功能，把不同內容的電子文件根據分類和檔案著錄原則分別掛接到檔案管理部門的數據庫服務器中的對應字段中，完成電子文件的邏輯歸檔的同時完成歸檔檔案信息的數字化。也就是運轉在計算機網絡中的電子文件，經過歸檔處理，集中存放在受檔案部門控制的計算機存儲器中，向檔案部門移交的過程。其過程稱之為聯機歸檔，常采用四種類型的聯機歸檔方法：（1）在線集中式歸檔：在檔案管理部門控制的數據庫服務器中開辟中心文件庫，各文件形成部門將歸檔電子文件分類別、分年度、分內容存儲到該庫中去，歸檔時集中到中心文件庫中去調取。（2）在線分布式歸檔：各文件形成部門將歸檔電子文件存儲本地終端中，歸檔時通過電子檔案管理系統軟件中網絡傳輸功能向檔案部門移交。（3）在線滯后歸檔：根據歸檔要求文件形成部門兼職檔案員每年1－2次集中整理歸檔，可根據管理系統功能或邏輯歸檔，或物理歸檔。（4）在線實時歸檔：文件形成和管理部門把文件辦理完畢或文件形成后隨時進行邏輯歸檔或物理歸檔。
在計算機和網絡普及的當代，檔案形成單位一般都先形成各類電子文件，而電子文件的歸檔主要有二種方法，一是邏輯歸檔，二是物理歸檔。電子文件的邏輯歸檔，就是檔案部門不接收實體電子文件，僅在計算機網絡上接收歸檔的電子文件目錄和電子檔案原件，并通過網絡對歸檔電子文件實行遠程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，使之不脫離原機構的電子文件保存系統，始終保存在生成環境的系統中。這種方式既有利于保持電子文件的完整性和真實性，又可以保持電子文件的長期可讀性，也方便電子文件生成機構對檔案信息的頻繁查考利用。電子文件經邏輯歸檔后其所有權發生了變化，不再屬原機構，檔案部門有權對其實行在線管理、信息加工與提供利用。經過邏輯歸檔的檔案信息已經是以計算機能識別的存儲形式存在，所以其數字化過程已經完成。電子文件的物理歸檔，就是指文件形成部門移交時將電子文件的檔案實體從原機構的電子文件保存系統中轉移到檔案部門的檔案管理系統中。形式一般是把記錄有電子文件的磁性載體，如光盤、磁帶等磁性材料移交給檔案館。在物理歸檔中檔案部門不強求原機構刪除機構系統內已經移交的電子文件，其歸檔方式與傳統的紙質檔案歸檔類似，其優點在于減輕電子文件形成機構的文件管理負擔，電子文件的安全和利用都得到加強。檔案館在接收到物理歸檔的電子文件光盤或磁性材料的載體后，及時根據服務器數據庫中的案卷、卷內目錄以及電子檔案原件的類型的字段把歸檔的字段內容一一對應后，追加到數據庫服務器中，其過程就是增量檔案信息的數字化過程。
2、館藏檔案信息的數字化方法
館藏檔案信息數字化指把檔案庫房內經過組卷工序歸檔上架紙質載體的檔案案卷中每頁文件，經過掃描儀、數碼照相機等數字化設備將檔案信息由各種物理載體形式體現出來的信息，工作流程主要分為：檔案檢查：對交接檔案的完整性、破損進行檢查，記錄并反饋缺碼、缺頁、重碼、破損、案卷（卷內）目錄、備考表、封面錯誤等現象。檔案整理：根據檢查及反饋的情況對檔案實體錯誤進行糾正處理，包括重編頁碼、補編頁碼、糾正卷內（案卷）目錄、備考表等。檔案掃描：依照整理后的檔案實體順序進行檔案的掃描，依據案卷檔案號進行文件夾管理，同時依所件號進行文件命名。圖像處理：檢查掃描圖像按照實體檔案順序排列并進行文件管理，確保圖像端正、頁碼連貫無缺、圖像干凈無黑邊。索引錄入：依據整理糾正后的檔案實體進行卷內目錄及案卷目錄的錄入。數據制作：依據年份-檔號-件號進行電子檔案信息的邏輯保存方式進行數據的管理，并依照合理的方式進行光盤刻錄。數據導入：在檔案管理軟件開發單位的支持下，正確將案卷及卷內目錄及檔案圖像文件導入到檔案管理系統，確保對應準確條目與圖像（全文）完全一一對應。檔案裝訂：在檔案數字化處理完成后，輸出新的卷內目錄并制作新的檔案封面，依據國家標準規范進行裝訂成卷，三孔一線重新裝訂還原檔案，重新還原裝訂的檔案保證正確、美觀。
四、檔案信息數字化對檔案工作的影響
1、檔案工作的重心從收集保管向開發利用轉變。
傳統的檔案信息工作是注重檔案收藏和保存，其實檔案工作的最終目的除保存歷史記錄以外主要是為了利用，這是檔案工作生存發展的基礎。如何為社會提供檔案信息的有效利用，是我們檔案工作者不斷探索和追求的目標，數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。
2、實現不同單位行業檔案信息的資源共享。
隨著計算機網絡技術的不斷發展各式各樣的信息的全球化，作為信息的重要組成部分，檔案信息的數字化越來越成為檔案管理發展的主要方向。檔案信息數字化是實現全國乃至全球信息共享的必經之道，檔案信息的數字化就是實現檔案信息共享的最根本的基礎工作。離開數字化的檔案信息討論檔案信息共享就如無源之水一樣。
3、對館藏珍貴紙質檔案原件得到最有效保護。
檔案的唯一性、原始性和憑證性決定檔案是真實記錄歷史的重要體現，因此保護原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內容之一，檔案數字化之后，檔案利用方式從利用原件變成主要使用數字化的檔案信息，而不是從館藏中調閱原始的紙質檔案，特別是一些具有保存價值的珍貴的檔案，檔案原件從而得到了更加充分和有效保護。
4、檔案利用工作實現管理者為主體向檔案用戶為主體轉變。
傳統檔案利用工作是檔案工作者根據用戶需求結合檔案組卷的相關規則和檢索方法以及檔案排架規則調出原始檔案供利用，數字化后檔案信息的利用工作轉變成由授權檔案用戶根據自身的調檔需求，組建檢索關鍵詞在網絡上實現隨時隨地的查閱檔案信息，減輕了檔案工作者的勞動強度，方便了檔案用戶的查閱，提高了利用工作的效率。
5、實現檔案信息一次數字化，無窮次利用和轉換。
在數字化檔案過程中根據檔案載體形式的不同，可以將紙質、錄音、錄像、幻燈、照片等各種載體的檔案信息經過數字轉換和處理，同樣無限次地再現其他載體檔案信息的真實內容，檔案信息的利用時效性和檔案內在價值可以得到充分的釋放和體現，可以實現檔案工作價值的增值。
6、為電子政務和無紙辦公的信息接軌創造無縫聯接。
隨著國家電子政務的不斷發展和推廣，無紙化辦公和電子文檔的普遍應用，根據國家對電子文檔的標準統一和進一步規范，在相關法律的允許范圍內，電子文檔可直接采用數字方式存檔，與早期紙制檔案的數字轉化信息共同組成數字檔案信息庫。
五、檔案信息數字化中的瓶頸及其對策
1、檔案信息數字化的標準
檔案信息數字化的目標是實現檔案信息的資源共享，而檔案信息資源存在的發散性造成各行各業單位的檔案信息載體、內容等千差萬別，格式、信息內涵的繽紛繁雜。因此，在檔案信息數字化過程中必須遵循國家檔案管理和信息管理方面的標準，如我國己經頒布并執行的有關電子文件管理和紙質檔案數字化的標準有《紙質檔案數字化技術規范》<DA／T 31－2005>、《信息交換用漢字編碼字符集.基本集》<GB/T2312-1980〉、《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995〉、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》〈GB/T17678-1999〉、《檔案著錄規則》<DA/T18-1999>、《CAD電子文件管理》(GB/T17825。f10-1999〉、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2002〉等等。俗語講沒有規矩，不成方圓，同樣檔案信息數字化中各類標準是資源合理、有效共享的基礎；是檔案信息數字化過程中首先需要解決的問題。
在當前計算機和網絡通訊技術迅猛發展的時代，各類新技術、新方法、日新月異、層出不窮，現代化的檔案管理方法也必須適應其發展的步伐，及時更新和制定各類管理標準和方法，保證現代檔案管理工作能適應時代的發展。
2、檔案信息數字化的存儲與維護
保證檔案信息數字化內容的可讀性、可存取性、可遷移性是信息數字化建設一項重要的任務和目標。數字化檔案信息的存儲設備一般為計算機光盤、硬盤、磁帶或其他以數字形式存放載體，根據各類檔案載體在適宜環境（溫度為60～70度，相對濕度為30%～40%）中保存，經過比較發現紙質檔案比電子存儲設備更加長久和安全。在光介質、磁介質等存儲設備中，硬盤是比較其他存儲介質性價比更合理，但保存在硬盤驅動器上的數據的壽命會受到兩個因素的影響。首先一個因素就是熱磁衰減，也就是所有磁性存儲設備都有一個慢慢減弱的過程。隨著位密度的增加，這個衰減的效果也會增加。理論上現代的硬盤應該能夠保留數據長達20年左右，但是一般廠商承諾的安全可靠保留時間只有10年。第二個因素是若干年后得保持現有計算機系統的應用環境來存取閱讀數據，但根據計算機以及材料科學的發展趨勢10－20年后，現有的存儲設備可能已經成為古董了，就如二十世紀90年代的5寸軟磁盤已經無法在市場尋覓到一樣。
在現有的存儲格式中很少有一種存儲格式能夠保留數據超過30年，所以針對特別重要檔案信息的保存，還是應該密切關注其存儲狀態，每年進行抽樣檢查其存儲情況并能夠每隔5年左右將這些數據從一種格式遷移到另一種新的存儲格式。因此，強調有效使用檔案數字化信息資源，必須保證數字化存儲設備的安全性；保證檔案信息的可存取性。
3、網絡安全對檔案信息數字化的影響
數字時代的信息資源的共享是通過網絡技術和網絡環境實現的，是現代檔案管理發展的方向和必然趨勢，作為檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。檔案工作者今天的重要責任，不再是僅僅對檔案原件的安全、完整負責，更重要的是對網絡安全以及數字檔案數據庫的維護與保證。隨著計算機技術的發展，網絡安全已經有了包括軟、硬件技術在內的多種防范措施，諸如：系統預設用戶授權、防火墻技術、電子身份識別、數據加密等等，但這些措施到目前為止都沒有能夠從根本上徹底解決網絡環境的安全性問題，因此檔案信息數字化的利用與安全既是矛盾也是挑戰。
在現有的計算機和網絡技術的條件環境中，為確保數字化的檔案信息的安全應時刻關注在計算機安全方面的技術發展，及時更新計算機數據庫方面安全防范手段，調整計算機網絡安全策略，保證檔案信息數字化的成果。
綜上所述，隨著各企、事業單位的檔案信息化建設的不斷深入，各類信息之間的聯系越來越密切，“信息孤島”問題將逐漸消失。而在檔案信息數字化過程中認真分析研究檔案信息數字化的方法、原則、制約因素后充分利用網絡和數據庫的開放接口，實現跨部門、跨系統的信息資源共享，實現各類系統中數據庫的互聯互通，為檔案利用者提供有效、快捷的信息獲取渠道，真正實現信息資源的共享，從根本上提高檔案信息綜合服務效率和質量，充分發揮檔案信息在領導決策、生產科研等工作中的服務作用。
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