檔案信息服務與社會檔案意識

 1 檔案信息服務的特性

檔案信息服務的特性是由檔案信息機構的工作特性所決定的。檔案信息機構的主體是各級各類檔案館。檔案館工作的特性概括起來有: 社會性、科學文化性、歷史性、信息性、機要性、服務性和教育性等。由此, 我們可以將檔案信息服務的特性歸納為以下三:

(1 ) 社會性

檔案信息服務是一項社會性的工作, 必須面向社會, 面向利用者。只有面向社會, 檔案信息服務才有根基, 才能不斷拓展服務范圍, 取得服務效益。檔案信息產生于社會的方方面面, 同時又作用于社會的方方面面, 檔案信息服務因而具有廣泛的社會基礎。從一般意義上看, 檔案信息服務是檔案信息管理諸多環節中的重要一環, 是檔案信息管理系統與社會發生聯系的重要接口之一, 應通過檔案信息服務的實現進而實現檔案信息機構的社會功能。

(2 ) 豐富性

檔案信息服務的豐富性表現為服務方式的多樣性、提供信息內容的豐富性及服務對象的復雜性。

(3 ) 雙向性

系統理論認為, 任何系統都可以看做是一個更大系統的組成部分, 系統的運行必須在一定的環境下, 它要與外部環境發生信息、能量和物質的交流。檔案信息服務系統是構成檔案信息管理系統的一個子系統。一方面, 檔案信息服務系統向環境傳遞信息, 另一方面又從環境反饋利用者或檔案信息管理環境的信息, 從而調整、優化檔案信息服務系統的結構。

 2 檔案意識與社會意識

社會各界對檔案需求的認識共同構成社會的檔案意識。社會的檔案意識作為一種觀念存在, 反映了整個社會對檔案的認識和態度, 表現出社會對檔案的重視程度, 是社會現實的經濟、文化發展水平的反映。社會的檔案意識同時也受到國家方針政策及檔案工作自身發展水平的影響。檔案意識的內涵是關于檔案的知識觀念、意向觀念和決策觀念。強烈的檔案意識可以促進檔案事業的發展, 而淡薄的檔案意識則阻礙、延緩這種發展。

目前不少地方社會各界檔案意識薄弱, 對檔案材料的積累、管理、利用都表現出不同程度的忽視; 也不了解檔案工作, 缺乏檔案是一種歷史文化財富、一種寶貴的信息資源的檔案意識。同時, 檔案界本身的社會意識亦不夠, 并直接影響了社會各界公眾的檔案意識。

社會意識, 可以表現為對社會強烈的責任感和服務意識。檔案管理工作在以往長期的封閉、半封閉傳統中, 形成了與社會各界相對隔絕的狀態, 檔案界不真正了解社會對檔案的真實需求。檔案工作人員的社會意識非常低下。工作局面的改變, 首先是思想觀念上的改變。

改變外界的檔案意識, 首先得從改變檔案界的社會意識開始。檔案管理工作從總體而言, 本身就是一種社會性的信息服務行業,做好服務工作, 首先要做好基礎工作, 豐富館藏并改善檔案信息資源的結構, 建立檔案信息資源保障體系; 改進和更新檔案利用的方法與技術, 加強檢索工具體系建設。同時要正視現實, 轉變觀念,確立全新的服務觀念。檔案信息資源開發的目的是滿足用戶的檔案信息需求, 要研究分析用戶的檔案信息需求類型、需求的影響性因素、需求的滿足方式等, 輔導用戶科學地利用檔案信息。這樣做一方面有利于促進檔案作用價值的真正實現; 另一方面, 這本身就是一種強有力的宣傳, 可以擴大檔案界的社會影響, 塑造檔案界新的良好社會形象。

檔案事業的發展, 離不開社會這個大環境, 檔案界的社會意識, 就是要有社會的責任感和競爭意識。現階段檔案工作的主要矛盾, 是市場經濟的發展對檔案信息需求的不斷增長和檔案工作與之不相適應的矛盾。這就要求檔案工作者重新審視服務工作的作風,改變固有的策略方法, 拓寬服務領域, 探求檔案工作為市場經濟服務的結合點, 建立起與市場經濟機制相適應的檔案工作運行機制。利用網絡為檔案服務是檔案利用工作的新領域, 要求檔案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念, 對于檔案界及其工作人員來說重點在于利用方式的改變、利用范圍的擴大、利用對象的拓展以及努力提高信息對社會發展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。對于社會利用者而言是建立實現自身的民主權利, 利用國家開放檔案, 享用社會信息財富, 提高工作和生活質量等觀念。

 3 檔案信息服務與社會檔案意識的關系

(1 ) 檔案信息服務工作是社會檔案意識產生和強化的前提檔案意識是人們對檔案和檔案工作的能動反映形式。社會檔案意識是指在一定歷史條件和社會狀況下為社會成員所共同形成的對檔案和檔案工作的看法、觀點和意見。無論是檔案意識還是社會檔案意識, 都是檔案和檔案工作這一客觀事物在人們頭腦中的反映。

而檔案信息服務則是最能體現和代表檔案和檔案工作的性質的具體形式和環節。人們通過接受檔案信息服務而了解、認識檔案信息的價值、檔案工作的基本內容和作用以及在社會主義各項工作中的地位和功能。優質高效的檔案信息服務無疑能增強社會的檔案意識,反之, 則只會給本就薄弱的社會檔案意識“ 雪上加霜”。由此看來,檔案信息服務開展的好壞直接關系到社會檔案意識的高低, 要提高社會檔案意識必須加強和改善檔案信息服務。

(2 ) 社會檔案意識是影響檔案信息服務質量高低的重要因素馬克思主義認為, 意識對物質的反映是能動的。社會檔案意識的形成很大程度上依賴于檔案信息服務的開展, 但同時又對檔案服務具有強大的反作用。主要表現在兩個方面: 一方面, 社會檔案意識的增強, 意味著檔案及檔案工作的重要性在人們頭腦中形成了共識, 人們就會積極參與、廣泛利用檔案信息, 推動檔案信息服務部門工作的活躍開展, 提高檔案信息服務的地位, 充分調動檔案信息服務人員的積極性和創造性, 使檔案信息服務工作再上新的臺階;另一方面, 如果社會檔案意識薄弱, 人們對檔案信息服務及檔案工作的重要性缺乏認識, 利用檔案、接受檔案信息服務的熱情和動力不足, 勢必會阻礙檔案信息服務工作的有效開展。認識檔案信息服務與社會檔案意識的關系有助于深入發掘檔案信息服務的動因, 充分認識檔案信息服務在整個檔案工作中的重要性, 不斷提高服務質量和水平, 創造出良好的社會檔案意識氛圍,最大限度地發揮檔案信息資源的作用。