檔案信息服務的方向、宗旨和原則

檔案信息服務的方向、宗旨和原則對檔案信息服務具有總體指導作用, 是檔案信息服務研究的又一重要內容。要搞好檔案信息服務, 必須堅持正確方向, 恪守根本宗旨, 遵循基本原則, 否則, 就難以取得良好的服務效果。

 1 檔案信息服務的方向

檔案信息服務方向是檔案信息機構為社會活動服務的指向。正確認識服務方向, 堅持正確的服務方向, 對于進一步明確各類檔案信息機構的服務范圍和重點, 搞好檔案信息服務的分工協調有著十分重要的意義。

(1 ) 檔案信息服務的基本方向

①   為管理決策服務

管理是一個決策、計劃、組織、指揮、控制、調節的過程。任何社會都離不開管理。管理有宏觀與微觀之分。管理的主要環節是決策, 決策的失誤將會導致整個管理的失敗。管理過程實質上是一個信息的加工處理過程, 尤其是檔案室對本單位領導的微觀管理,綜合檔案館對于本地區領導的宏觀管理, 專業檔案館對于本系統專業領導的管理都有著不可替代的地位。因此, 檔案信息機構必須為決策服務, 為管理決策的科學化提供檔案信息保證。

②   為普及科學文化知識服務

檔案信息機構是知識的寶庫, 檔案記述了人類社會的生產、生活各個方面的過程和成果, 我們可通過檔案信息服務將蘊藏于檔案中的知識傳播開來, 向廣大群眾普及科學文化知識, 提高整個社會科學文化水平。

③   為繁榮文化事業服務

新聞出版、廣播電視、文學藝術等各項文化事業在社會主義建設中具有重要的作用。發展新聞出版事業, 弘揚民族文化, 進一步活躍文學、電視、電影、音樂、舞蹈、美術、戲劇、曲藝等領域的創作, 加強文化設施建設都少不了檔案信息。檔案信息必須為繁榮文化事業服務, 為各種文化活動提供內容健康、正確可靠的檔案信。

④   為經濟建設服務

經濟建設是一種廣泛的社會實踐活動, 包括工業、農業、服務業等方面。經濟建設的速度和水平不僅影響到人民生活水平的高低, 而且決定著意識形態和上層建設, 影響到國家的安定團結。檔案信息是一種重要的資源, 是構成生產力的重要因素。經濟建設的各個方面都需要大量的檔案信息。目前, 我國已進入一個以經濟建設為中心的新的歷史時期, 各行各業都要投身于經濟建設主戰場,為經濟建設服務。檔案信息機構必須為經濟建設提供檔案信息服務, 以加快我國的經濟建設步伐。

(2 ) 檔案信息服務方向的一般規律

如前所述, 檔案信息服務有四種基本方向, 但并非所有的檔案信息機構在任何時候都不分主次地為所有方面服務, 也并非一類檔案信息機構只有一個服務方向。檔案信息服務的方向具有以下規律 :

①   同一檔案信息機構應同時有多個服務方向

在一定時期內, 一個檔案信息機構不能只為某種社會活動提供服務, 而應同時為多種社會活動提供服務。這既是由檔案信息機構具有多種職能、保藏有多方面檔案信息、具有多種服務能力所決定, 也是由一種范圍內的檔案信息利用者要進行多種社會活動, 具有多種檔案信息需求所決定的。

②   不同的檔案信息機構有不同的重點服務方向

一個檔案館( 室) 可同時有多個服務方向, 但并非每個服務方向都同樣重要, 并非為每種社會活動服務都平均使用力量。一個檔案館( 室) 在一定時期內一般有1～2 個重要服務方向。這既是由不同類型檔案信息機構的性質、職能和特點決定的, 又是由檔案信息機構在檔案信息網絡中的分工決定的。檔案信息機構的性質和職能不同, 其檔案信息資源結構和利用者構成也不同, 它們在各個國家信息系統中的地位和分工也各不相同。在檔案信息服務網絡化的時代, 檔案信息機構的服務分工更加明顯。各級各類檔案館( 室)都應根據自己的職能和特點及其在檔案信息服務網絡中的分工, 確定自己的服務方向。

③ 檔案信息機構的服務方向隨黨和國家的中心工作而變化檔案信息機構的服務方向及其重點不是一成不變的, 而是隨著黨和國家的中心工作而變化。這是因為, 檔案信息機構總的來說是為黨和國家的各項工作服務的, 尤其應為黨和國家的中心工作提供對口的檔案信息服務。因此, 黨和國家工作重點轉移必然引起檔案信息機構的服務方向及其重點的變化。在20 世紀90 年代, 國家的中心工作是經濟建設, 各行各業都要為經濟建設服務, 各級各類檔案館( 室) 也不例外。

 2 檔案信息服務的宗旨

檔案信息服務的宗旨是對檔案信息服務指導思想的高度概括,是檔案信息服務必須遵循的最高行為準則。確認檔案信息服務的宗旨, 嚴格按檔案信息服務的宗旨開展檔案信息服務工作, 有利于統一檔案信息服務人員的思想和行為, 激發檔案信息服務人員的工作熱情, 調動他們的積極性、主動性、創造性, 提高檔案信息服務的效率和效益。

檔案信息服務的宗旨是: 全心全意地為廣大檔案信息利用者提供檔案信息服務, 最大限度地滿足利用者的檔案信息需求。檔案信息服務的這一宗旨包括三層意思: 其一是要求檔案信息機構和檔案信息服務人員要全心全意地為檔案信息利用者服務, 樹立“ 利用者第一、利用者至上” 的觀念。其二是要求檔案信息服務機構及服務人員要為廣大利用者服務而不是為少數人服務。其三是要最大限度地滿足利用者的檔案信息需求, 想方設法激發利用者的潛在的檔案信息需求, 盡最大努力滿足利用者的檔案信息需求。以上三點, 前兩點是前提, 后一點是目的。

 3 檔案信息服務的原則

檔案信息服務的原則指檔案信息服務的行為準則。檔案信息服務原則有基本原則和具體原則之分。基本原則是對檔案信息服務工作的基本要求, 是檔案信息服務宗旨的具體化, 但相對于檔案信息服務各方面的具體原則來說, 檔案信息的基本原則又是貫穿于檔案信息服務各個方面、各個環節的總原則。歸納起來, 檔案信息服務應遵循熱情服務、充分服務、區別服務、有效服務四項基本原則。

(1 ) 熱情服務原則

熱情服務就是要求檔案信息服務人員滿腔熱忱地做好服務工作, 耐心細致地為利用者提供檔案信息服務。

要做到熱情服務, 檔案信息服務人員必須正確認識檔案信息服務的意義, 徹底克服檔案信息服務是低人一等的服務性工作的糊涂思想。作為一名檔案服務人員, 首先要認識到檔案信息服務不是一般性的簡單服務, 而是一種提供信息、知識的高層次的智力和知識服務; 其次還應看到, 為人民服務是每一個公民應盡的義務, 任何工作都是在直接或間接地為人民服務。

要做到熱情服務, 檔案信息服務人員必須具有不圖名利、甘做無名英雄的奉獻精神; 必須有認真的態度; 必須使用文明、禮貌、親切、委婉的服務語言。

(2 ) 充分服務原則

充分服務就是要求檔案信息服務人員充分利用館( 室) 藏的檔案信息資源, 充分地為本單位、本系統和本地區的利用者提供檔案信息服務, 充分地滿足利用者的檔案信息需求。檔案信息機構之所以要遵循充分服務的原則, 是因為檔案信息是社會共同的財富, 每個公民都可以利用, 而且檔案信息是一種非消耗型的特殊資源, 不會因利用次數的增加而消失, 也不會因廣泛利用而貶值, 相反, 檔案信息使用頻率越高, 其社會價值越大, 所發揮的作用越大。此外, 充分服務也是檔案信息事業發展的必然趨勢, 是社會主義國家檔案信息工作的客觀要求。

要做到充分服務, 首先要擴大檔案信息服務面, 提高檔案信息利用者的普及率。其次要搞好檔案信息資源的開發和宣傳報道工作。再次要注意激發利用者潛在的檔案信息需求。最后要不斷提高檔案信息機構的檔案信息服務能力。

(3 ) 區別服務原則

區別服務就是要求檔案信息服務人員根據利用者的工作性質、知識結構、年齡和閱歷以及使用檔案信息的素質不同, 采用不同的檔案信息服務方式, 提供不同范圍和層次的檔案信息。這是由檔案信息機構有不同的性質和任務, 以及檔案信息機構的利用者有一般與重點之分, 利用者的檔案信息需求有不同的內容和層次, 利用者使用檔案信息的素質有高低所決定的。

要搞好區別服務, 第一要區分檔案信息利用者, 即按照利用者各自特點, 將利用者劃分不同類型, 同時根據檔案信息機構的性質、任務和利用者的地位、作用確定重點利用者和一般利用者并適時根據情況作適當調整。第二要掌握各類利用者的檔案信息需求特點和變化規律。第三采用不同的檔案信息服務方式為不同的利用者提供不同的檔案信息, 既保證重點, 又照顧一般。第四還應注意“內外” 有別, 按政策和規定辦事, 正確處理保密和開放的關系。

(4 ) 有效服務原則

有效服務就是要求檔案信息機構盡量提高檔案信息服務的效率 , 給社會帶來良好的經濟和社會效益。

建設高質量的館藏檔案信息資源體系是檔案信息有效服務的基礎; 有針對性、及時地提供檔案信息是檔案信息有效服務的前提;加強檔案信息利用者研究是檔案信息有效服務的關鍵; 加強檔案信息服務的管理和評價是檔案信息有效服務的根本保證。