檔案信息服務結構的組織

結構是事物內部諸要素的組織形式, 不同的結構產生不同的功能。要使檔案信息服務更加快速、有效, 除采用形式多樣的服務方式與手段外, 檔案信息服務結構的合理化是一個重要的方面。

 1 檔案信息服務結構合理化的要求

從系統角度來看, 合理的檔案信息服務組織應當是多途徑、有靈活的反應機制并具備有效的反饋調節能力。系統目標的實現是要順次通過各個環節, 達到目標的途徑越多, 系統也就越穩定; 靈活的反應機制是適應變化的條件, 可以根據客觀需要調整服務組織;有效的反饋能力是達到目標的必要保證, 通過對服務過程、結果的評價, 改善服務水平, 使之更加符合客觀需要。

 2 傳統檔案信息服務結構組織評價

為了便于說明, 以圖8-1 來表示傳統檔案信息服務過程。

從上圖可以看出, 該系統穩定性能差。各個環節, 尤其是主要環節只有單一的通道, 一旦發生障礙, 整個服務就無法實現。這樣的環節多了, 系統功能就經常不能實現。比如說, 提供服務的種類比較單調, 深度也不夠, 只提供文獻信息服務, 而且多為提取存放的事務性活動, 缺少必要的參考材料。檢索工具多是一種案卷目錄 , 一旦這種工具無法滿足利用需求, 服務就要受到影響, 而且在檢索服務上, 不注重利用者的參與, 既增加了自身的工作量, 也給利用者造成不便, 這樣服務系統是不穩定的。

從對服務活動流程的分析看, 檔案信息服務既要提供文獻信息服務, 也要提供咨詢服務和定向服務, 同時要增加服務的種類和途徑。從總體上看, 系統的多個環節功能較多, 缺乏強有力的現代化手段輔助, 最突出的是檢索速度慢、效率低、服務人員的水平較低, 這些都是功能上需要強化的問題。

服務組織上一個顯而易見的問題是把閱覽服務和編研工作分為兩個部門, 把本來比較密切的聯系割裂了, 二者很少聯系。閱覽服務和編研都是實現服務的方式, 各有優勢, 互相配合才能更有效地發揮服務效能。閱覽服務是檔案信息機構中基本的服務, 編研是解決大量集中利用的有效方法, 但雙方互相隔離的狀態既無法解決集中利用的壓力, 也難以保證編研的效果。

檔案信息服務中的許多問題可從反饋能力差上找原因, 反饋是進行調節的依據。目前的反饋功能除了在認識上未達到較高程度、組織上沒有專門機構負責外, 反饋服務效果的評價方法也存在相應問題。檔案信息服務系統的反饋主要有內部和外部之分, 內部反饋主要是通過各種利用統計表, 外部反饋主要是對利用者調查。過去檔案信息機構的反饋幾乎是單一地依靠三段式統計法: ××年, 接待×××次, 利用××卷次。這種統計方法只記錄了成功的服務活動, 而把服務中的問題掩蓋起來了, 因此它無法反映整個檔案信息機構的服務情況, 而對外部反饋的獲取幾乎等于零, 使檔案信息服務在一定程度上存在盲目性, 影響了服務功能的發揮。

 3 建立合理化的檔案信息服務結構組織

根據以上分析, 合理化的檔案信息服務結構組織必須克服原有檔案信息服務系統的薄弱環節。增加服務方法和現代化服務手段,提高檢索工具的編制質量, 廣泛建立起各環節之間的聯系, 完善各種反饋通道, 使服務系統更加穩定有效。