外國文件管理

一、外國文件與文件管理概念

當(dāng)代各國的文件定義，可將其劃分為專指型、擴展型、泛指型三種類型。

專指型的文件定義

專指公共文件，將文件形成者僅僅界定為“政府部門”或“公共機構(gòu)”。它多見于各國的文件或檔案法規(guī)中。

擴展型的文件定義范圍擴展到公私機構(gòu)的文件。如美國檔案學(xué)者謝倫伯格的文件定義。

泛指型的文件定義既指所有公私機構(gòu)又指個人活動中形成的文件，即指一切公私文件。如英國的邁克爾·庫克、阿根廷的路易斯·比阿薩利等檔案學(xué)者的論著，以及前蘇聯(lián)和國際檔案理事會的《檔案術(shù)語詞典》，都采用了泛指型定義來界定文件。

文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟而有效的全面管理。文件管理概念的內(nèi)涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到它們的處置過程。

各國關(guān)于文件管理含義的表述具有三個共同點：以文件的整個生命周期為基礎(chǔ)，體現(xiàn)了文件生命周期的階段性，以經(jīng)濟和有效為前提的。

二、外國文件管理職能

文件管理職能存在著四種描述:

第一種是以文件生命周期為基礎(chǔ)對文件管理職能的論述,如，英國現(xiàn)代檔案學(xué)者邁克爾·庫克在《檔案管理》認(rèn)為文件管理職能包括兩方面：一是現(xiàn)行機關(guān)的文件管理職能，二是文件中心的文件管理職能。

第二種是從檔案館參與的角度對文件管理職能的論述：主要是強調(diào)檔案館和檔案人員對公共機關(guān)的文件形成、保管和處置具有檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)作用。如美國韋恩·格羅弗、阿爾泰·瑞克斯的論述。

第三種是文件管理法規(guī)對文件管理職能的規(guī)定：如美國1976年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》，對文件管理的職能作了六項規(guī)定。

第四種是國際檔案組織對文件管理職能的綜述，具體有六項職能。

三、外國文件管理機構(gòu)

國外文件管理機構(gòu)有兩種形式：一種為內(nèi)設(shè)機構(gòu)，如登記室；另一種獨立于組織之外，一般稱為文件中心。

聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義是：“在檔案行政管理機關(guān)管理之下的，對各個不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)。”文件中心一般有3項任務(wù)：保管、提供服務(wù)和最終處置。