檔案信息化建設

在我國檔案工作的未來發展中，檔案信息化建設是一個十分重要的趨勢。研究檔案信息化建設的一系列基本理論，對指導我國檔案信息化建設的具體過程具有重要意義。

一、檔案信息化建設的涵義 、

對檔案信息化涵義的理解，目前國內主要有以下幾種代表性的觀點：檔案信息化就是計算機化；檔案信息化就是網絡化；檔案信息化就是通訊現代化；檔案信息化就是計算機化+網絡化+通訊現代化。上述理解的純技術視角，是典型的技術至上主義。概括地說，檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

上述表述主要包括以下幾層基本涵義：

第一，檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用。由于信息技術水平處在不斷發展變化之中，因此，檔案信息化的目標也應進行動態調整。

第二，檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。國內有學者將檔案工作現代化劃分為兩個階段，即計算機輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。這一認識基本可取。計算P126機輔助檔案管理階段是對已歸檔的傳統檔案采用計算機模擬傳統手工工作方式建立“計算機輔助檔案管理系統”，目的是開發信息資源，保護檔案原件。特點是：模仿手工管理，紙質檔案的數字化轉換，沒有挑戰傳統檔案管理理論。電子檔案工程階段是指在新理論與新方法的指導下，完成電子文件的歸檔及電子檔案管理。特點是：根據技術應用水平，將電子檔案工程分為電子文件管理、檔案數字化、檔案網站建設和數字檔案館構建等幾個不同方面；電子文件與電子檔案管理有新的工作程序與工作方法；網絡化檔案管理工作必將帶來有關理論的新變化。由于網絡環境下檔案工作的管理對象、管理原則、管理方法和服務形式等都會有別于傳統檔案工作，因此，檔案信息化建設的階段性目標之一就是要形成網絡化檔案管理與服務的基本框架。

第三，在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、’理論與方法。由于信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理問題、方法和原則不斷涌現。例如，檔案部門的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案職業走向問題、電子文件管理系統問題、電子檔案鑒定問題、電子文件元數據管理問題、數字檔案館問題等。對這些在檔案信息化建設中由技術運用所引發的理論問題，檔案界必須做出理性與科學的回答。

第四，檔案信息化建設的最終目標是實現社會公眾滿意的檔案信息社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好信息基礎設施的前提下，實現信息公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設而言，這一目標也具有指導意義。

檔案信息化建設包括的內容相當豐富。研究制定和推廣電子文件歸檔和電子檔案管理的制度、標準與辦法，接收電子文件進館，加快實現檔案的數字化進程，推進檔案服務的數字化和網絡化等都是檔案信息化建設的重要內容。在上述內容中，檔案信息的數字化、檔案網站和數字檔案館的建設占有突出地位。

二、檔案信息的數字化

(一)檔案信息數字化的涵義與原則

1．檔案信息數字化的涵義

檔案信息數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫。

2．檔案信息數字化的原則

為了確保檔案信息數字化工作的質量，檔案信息數字化工作必須遵循一定的原則，這具體體現在：

(1)規范性原則。所有檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化，并盡可能采取通用標準。

(2)安全性原則。在檔案信息數字化過程中，要確保檔案原件的安全、確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內容不泄密。

(3)效益性原則。檔案信息的數字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數字化工作的效益。應在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案，這包括從海量的檔案信息資源中選擇適當的數字化對象，選擇最優的數字化工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等。

(二)檔案信息數字化的內容和形式

現階段，在我國各級檔案機構的館藏檔案中，除極少部分是在其形成過程和前期運動階段中就采用了數字化記錄形式以外，絕大部分檔案是紙質檔案。針對這一現狀，現階段和今后一段時間內，我國檔案信息數字化的中心任務就是對紙質檔案信息進行數字化轉換。這既是進一步改變其館藏檔案結構的需要，更是利用網絡技術和虛擬技術實現檔案信息資源共享和檔案信息化建設的關鍵環節。

一般來說，檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化。其目標是建立檔案目錄數據庫。做好這項工作的關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引，并科學選定檔案目錄數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化。檔案全文信息數字化可以采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經OCR(光學字符技術)識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。在檔案信息數字化過程中，可以根據檔案信息的自身特點將這兩種方式結合起來使用。

(三)檔案信息數字化的主要困難

在現階段，檔案信息數字化面對的主要問題是：首先，檔案信息數字化的技術還不成熟且不經濟。現階段信息資源數字化的主要方式有鍵盤錄入和掃描(包括圖像方式保存和經光學字符識別后以文本方式保存)兩種。鍵盤錄入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；掃描還存在圖像質量不高、掃描速度慢以及漢字識別率低等缺陷。其次，數字化的對象問題。檔案館保存的檔案為數眾多，不同檔案信息的價值不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須決定哪些檔案信息資源可以數字化、哪些檔案信息資源目前不需要數字化或暫緩數字化，以及哪些檔案信息資源應優先數字化。再次，合作問題。對檔案信息進行數字化處理是各級檔案機構都面臨的現實問題，各檔案機構相互之間應就數字化對象的選擇達成共識，在分工與合作的基礎上構建我國檔案信息資源的開發利用體系。

三、檔案網站建設

(一)檔案網站的涵義與功能

1．檔案網站的涵義

檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，它是檔案部門聯系社會的重要窗口。

2．檔案網站的功能

檔案網站的功能主要有：

第一，服務功能。建立檔案網站的主要目的之一是向社會公眾提供檔案信息的查詢服務，使檔案用戶借助于網絡可以實現快速方便的檔案信息查詢，并通過網絡完成檔案信息的傳輸服務。檔案信息的數字化和我國已有的、不斷發展的信息基礎設施可以為檔案網站服務功能的實現提供條件。

第二，宣傳功能。檔案網站可以成為檔案工作、檔案機構和檔案職業形象宣傳的有效工具，從而進一步擴大檔案工作的社會影響力，增強全社會的檔案意識。

第三，交流功能。檔案網站可以通過開辟用戶專欄，密切檔案部門與社會公眾的關系，及時了解和掌握社會對檔案工作的評價和要求，從而不斷提高檔案管理與檔案服務的水平。

(二)檔案網站的主要內容

為了實現檔案網站的上述功能，檔案網站應主要提供以下信息內容：一是檔案工作信息。包括國內外檔案工作動態信息、檔案政策與法規信息、檔案教育與科研信息等。二是檔案機構信息。包括檔案館室及其管理機構的基本職能、部門設置、例行服務、聯系方法和發展規劃等信息。三是檔案資源信息。包括館藏數字化檔案目錄信息和檔案全文信息、特色檔案圖片資料等。四是檔案利用服務信息。包括檔案機構的服務對象、服務方式、服務內容、服務政策等。五是地方特色文化信息。它主要包括地方史志常識、風土人情、旅游景點介紹等。

(三)檔案網站建設的問題與對策

近年來，國內陸續建立了一批檔案網站。但從總體上看，我國現有檔案網站建設存在目標不夠明確、提供信息內容不夠豐富、訪問率較低等問題。為了推進檔案信息化進程，在檔案網站建設上也應采取有效措施，以提高檔案網站建設水平。可以采取的主要措施是：在檔案行政管理部門的組織下，設立龍頭網站、門戶網站和樣板網站；逐步豐富上網檔案信息；注重檔案網站建設的策劃設計，配備專門人才等。P129

四、數字檔案館建設

(一)數字檔案館的涵義

國內外對數字檔案館有多種不同表述，本書采用“數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”的表述。該表述重點突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質，它強調的是在數字檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。因此，數字檔案館不是一種物理存在的實體，而只是利用網絡技術，將分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以互相聯結，提供及時利用，實現檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。從這一意義上看，數字檔案館不是一種具體的檔案館形態，而是一種無形的信息組織與利用環境。

(二)數字檔案館的主要特點

數字檔案館具有如下一些基本特點：

1．存在方式上的特點

數字檔案館的實質是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋，因此，數字檔案館不是一種物理存在的實體，而是一種無形的信息組織與利用環境。

2．運行方式上的特點

數字檔案館的運行方式是存取檔案信息的網絡化。數字檔案館存取的是各種檔案機構提供的數字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機構是數字檔案館得以存在的基礎。在數字檔案館環境下對檔案信息的利用，側重追求的不是單機狀態下或孤立狀態下對某一檔案館收藏的數字化檔案信息的利用，而是對分布在各館或不同數據服務器上的的數字化檔案信息進行組織和利用。存取檔案信息的網絡化這一基本工作內容，決定了在數字檔案館這一信息環境組織過程中可能將主要面臨下列問題：檔案信息數字化處理的共同標準，實體檔案館網絡化基礎設施的構建與完善，以及檔案信息資源共享中的相關協議等。

3．功能定位上的特點

—般檔案館與數字檔案館在各自的運行管理中應存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應成為開發利用檔案信息資源的中心，而且首先應該是一個檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件的不斷增多，雖然我們還不能肯定其是否會取代紙質檔案，但隨著相關技術問題的解決與管理方法的成熟和穩定，電子文件的信息積累與信息憑證功能將會逐步顯現。從這一意義上看，為了有效發揮現行實體型檔案館的信息積累、信息記憶作用以及電子檔案信息的憑證功能，各類P130檔案館在檔案信息資源的建設中應是一種基于“擁有”型功能定位的檔案館。而數字檔案館則因其主要是對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋聯結這一特色，從而在功能定位上是以“存取”為中心。

“擁有”(ownership)是指通過收藏檔案信息資源以滿足本館用戶乃至網絡用戶的檔案信息需求的行為；“存取”(access)是指搜尋和利用檔案機構擁有的館藏資源來滿足用戶檔案信息需求的行為。實體型檔案館對檔案信息資源的“擁有”將產生如下積極作用：保證電子檔案信息的真實性與可靠性，并為數字檔案館環境中的檔案信息“存取”服務提供數字化檔案信息資源保證；可以明確檔案信息資源的公布權、處分權、獲益權等基本權利歸屬，維護我國檔案信息資源開發利用的良好秩序。

(三)數字檔案館與實體檔案館的關系

數字檔案館與實體檔案館之間的關系主要有如下幾點：．

1．實體檔案館的館藏檔案是數字檔案館形成的基礎

數字檔案館的形成有三個要素：用戶、檔案信息資源和通訊網絡。其中檔案信息資源的存在需要載錄于一定的載體之上，無論是紙質型的還是電子型的或是其他型的，它們都直接來源于人類的社會實踐活動。這些檔案信息資源是不會自動進入網絡的，除了部分檔案信息資源是由其形成者直接以數字形式形成并提供網上利用外，相當部分的檔案還必須依靠現行檔案館去進行收集、加工整理，然后轉換成數字形式才能上網提供利用。因此，數字檔案館建成后，各級各類檔案館仍應努力加強館藏建設，以便為數字檔案館提供豐富的檔案信息資源保障。同時，數字檔案館所提供的檔案信息的原生性、真實性和可靠性也必須以實體檔案館館藏的相關檔案作為保障。

2．數字檔案館的出現對實體檔案館的館藏建設提出了新的要求

實體檔案館的館藏檔案經過數字化處理并上網提供利用后，可以使用戶實現遠程快速查找利用。這就在客觀上要求實體檔案館在開展館藏建設時必須自覺地將自己納入到地區、專業、全國，甚至全球的檔案信息網絡中，使各檔案館上網的檔案信息資源各具特色，互不重復。

3．數字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制

實體檔案館采用的是一種實體化、過程化和機構化的管理機制，其核心是擁有檔案文件實體，并進行收集、整理、鑒定、保管、統計及開發利用等業務工作。這種機制使實體檔案館的管理和服務局限在具體的、物化的資源范圍和場所范圍之中，無法在社會上發揮更大的作用；而數字檔案館則把邏輯的、動態的檔案信息資源和信息管理系統引進了實體檔案館，在其中構建了一個虛擬的檔案信 P131息環境，打破了實體檔案館及其館藏的物理界限，使檔案館成為在網絡上能夠靈活方便地搜尋、選擇、聯結檔案信息資源的動態信息系統。正是這種動態搜尋聯結機制，可以極大地延伸實體檔案館的檔案信息服務能力，從而更有效地開展社會化服務。

因此，數字檔案館與實體檔案館之間不是替代關系，而是相互依賴、相互促進的關系。如果沒有實體檔案館，數字檔案館就失去了一個重要的信息源泉；反之，沒有數字檔案館提供的信息環境，實體檔案館就不可能突破原有的工作局限，實現更大范圍內的檔案信息服務。可見，數字檔案館的建設需要以實體檔案館作為基礎，而數字檔案館的建設也可為實體檔案館的進一步發展提供新的機遇。

五、檔案信息化建設的基本對策

檔案信息化建設是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標的動態發展過程。在具體組織實施檔案信息化建設的過程中，需要注意加強對若干策略的設計與研究。

(一)制度完善

制度建設具有多重目標，其中重要的目標之一就是謹防檔案信息化中各類“檔案信息孤島”的出現。“檔案信息孤島”現象不僅可能發生在檔案部門之間，而且也可能發生在檔案部門與其他信息部門之間。從當前掌握的情況看，已建檔案網站中無鏈接的比例已經達到30％，這實質上就是一種“檔案信息孤島”現象。消除這種現象，既有技術因素的障礙，也有非技術因素的障礙，其中制度建設就是關鍵的一環。制度建設包括檔案信息管理制度標準、安全制度和技術規范標準等。

1．檔案信息管理制度標準

數字檔案信息采集與存儲標準：數字檔案信息是檔案信息化建設的重要資源基礎。數字檔案信息一般有兩個來源：一是伴隨管理進程而形成的電子文件與電子檔案；二是對紙質檔案的數字化轉換。為此，數字檔案信息采集標準建設就圍繞上述兩個方面展開。針對電子文件與電子檔案的管理標準化，國家檔案局、建設部、國家科委、國家質量技術監督局等部門先后發布了4個有關 CAD電子文件的管理標準及《電子文件歸檔及管理規范》，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導性規定：“應明確歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。”與此相關，目前我國還制定了《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數據交換格式》(DA／T17．5—1995)、《檔案著錄規則》(DA／T18—1999) P132 等近十個國家級行業標準。但在電子文件管理規范所提出的標準化目標上還存在標準和政策配套建設上的缺陷，如缺少與之配套的元數據標準、數據存儲格式標準、術語標準、電子文件保管期限表等，因此，檔案信息管理制度標準的制定仍需加強。

檔案信息網絡標準：檔案信息網絡建設可以有三種類型，這就是局域網(一個單位或檔案部門內部使用，共享檔案數據庫的網絡)、城域網(各單位之間實現資源交流和共享的網絡)和廣域網(檔案部門在互聯網上建立的網站或網頁)。檔案部門網絡體系結構的標準化是保證檔案信息快速傳輸和使用的關鍵。在檔案信息化建設中需要進一步研究制定《電子文件管理系統軟件通用標準》、《檔案信息平臺數據通用標準》，以規范數據來源、編碼方法和數據交換格式。

檔案信息管理軟件標準：檔案信息管理軟件標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。軟件的標準化與規范性要求是絕對的，而軟件的統一性和通用性要求則是相對的。從總體上看，數量眾多、質量不齊、格式互異是目前我國檔案信息管理軟件的基本特點。從集約化和規范效應以及檔案信息共享的要求出發，檔案信息管理軟件最終還是要求逐步趨于規范、通用和統一。

2．檔案信息安全標準

從具體內容上看，檔案信息安全標準包括檔案信息內容安全、檔案信息載體安全、檔案記錄方式安全和檔案信息網絡安全等幾個方面。針對上述具體內容，在國家已有通用標準的基礎上，進一步制定檔案行業安全標準就非常重要。例如，有關檔案管理網絡安全等級劃分及測評、檔案信息上網前的密級控制、網絡中的檔案信息的安全管理等相關標準有待進一步完善。

3．檔案業務技術標準

業務性標準是對電子文件、檔案業務處理的規范，它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。技術標準規范包括電子文件、檔案數據存儲壓縮格式數據交換標準規范、數據加水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。上述標準在我國已有一定基礎，但其配套性仍需加強。

(二)資源建設

檔案信息化的實質是為檔案信息資源開放與開發提供一個新的平臺和空間，因此，根據信息化要求針對性地開展檔案信息資源的有序化、規范化和特色化建設就成為檔案信息化建設的重要環節。有關行業與領域信息化建設中出現的“重硬輕軟”和“有路無車，，等現象可以成為檔案信息化建設的有益經驗。在檔案信息

資源建設中，當前應注意的問題是：

1．確定納入檔案信息化目標的信息類型

在檔案信息化建設中，不僅要加強檔案信息資源的建設，而且要加強一系列與檔案社會服務有關的其他信息資源的建設。從資源建設的內容上劃分，它主要應包括檔案實體信息、檔案檢索信息、檔案內容信息、檔案開發信息、檔案開放信息、現行文件開放信息、檔案教育信息、檔案政策與法規信息、檔案新聞、檔案科研信息等。

2．檔案信息數據庫的共建

檔案信息數據庫包括目錄數據庫和內容數據庫。從資源建設的角度來認識，檔案信息數字化及檔案信息數據庫的建設實質就是重建檔案信息資源體系的過程。這個檔案信息資源體系有兩個特征：首先，它是數字化的信息資源體系；其次，它是全國所有檔案機構的數字化檔案信息資源共同構建的體系，是一體化的信息資源體系。因此，圍繞著檔案信息資源體系的建設，應由檔案事業主管部門制定統一的檔案信息數據庫共建規劃，并在協調行動的基礎上，啟動檔案基礎數據庫建設項目，如分布式檔案目錄數據庫、分布式重要檔案數據庫、館藏多媒體檔案數據庫、面向政務信息網的檔案基礎數據庫等。

(三)強化管理

1．信息化咨詢監理機制的建立

信息化咨詢監理是指在檔案信息化建設過程中，由有關機構、組織或人員，對檔案信息化項目進行前期咨詢、信息化方案論證、系統集成商的選定、信息化質量控制等一系列服務，從而幫助有關檔案部門完成一些性價比最優的檔案信息化項目。檔案信息化咨詢監理具有自身的一些特點：一是咨詢監理過程的全程性。檔案信息化咨詢監理不僅是對信息化項目的施工過程進行咨詢監理，而且要求咨詢監理內容向信息化項目建設的兩端延伸，覆蓋到檔案信息化項目從立項到試運行的全過程。如在立項階段幫助檔案部門確定信息化目標，在運行階段幫助檔案部門制定有關運行管理制度，在后期階段幫助檔案部門進行有關項目維護等。二是監理組織機構的虛擬化和社會化。由于信息技術門類眾多，檔案管理問題復雜多樣，因此，檔案信息化咨詢監理的實施必須以一個專家網絡為依托，其中不僅包括技術專家，也應該包括檔案管理專家。從已有實踐看，一個由純技術專家組成的咨詢監理隊伍將很難在檔案信息化建設中反映出檔案管理特色。

2．項目管理

檔案信息化實施過程有它本身的特點與規律。對檔案信息化過程進行系統化的思考和控制，有助于尋找其中的特點和規律，從而提高檔案信息化水平。因此，檔案信息化實際上是雙過程：一是信息化項目的實際進程；二是項目管理進 P134程。對檔案信息化的過程管理是決定其成敗的重要因素之一。在過程管理中，較為重要的環節是：可行性分析、信息需求分析、組織職能分析、系統設計與實現等。其中項目的信息需求分析是最為重要的一環，檔案部門應配合有關開發人員對其信息化的基本環境、檔案資源的特殊性和檔案部門的約束條件等進行準確分析。

3．規劃制定

從當前看，我國檔案信息化建設普遍存在缺少中長期規劃的問題，“走一步看一步”的現象比較突出。因此，加強戰略規劃的制定就十分必要。檔案信息化戰略規劃的制定必須充分注意到下列因素：一是信息化目標的復雜性。信息化是一個動態過程，必須有一個持續的滾動支持規劃，因此，檔案信息化規劃必須是戰略性的，而不能以靜態匹配作為規劃重點。二是技術因素的復雜性。如新舊技術的整合，如何在新技術導人和舊技術挖掘之間求得平衡就存在復雜性，同時必須考慮技術環境的迅速變化。三是考慮信息化規劃的政治因素。如必須考慮檔案管理部門的職能定位、性質等，特別是檔案館作為國家科學文化單位在積累社會記憶和保護人類文明財富上的特殊功能需要。四是關注檔案信息資源的特點。作為一種公共信息資源，檔案信息資源在其社會性、適用性、憑證性等方面均具有自己的個性，檔案信息化建設不能以犧牲檔案信息資源的特點作為代價。五是檔案信息化需求定義的復雜性。信息化需求不明確或不完整，需求在早期、中期或后期變動時間上的不同將導致不同的代價。根據各自實際，檔案部門應劃分其信息化建設的具體目標(電子文件管理、紙質檔案數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設等)及其不同的時間表。

4．外包管理

在檔案信息化建設過程中，檔案部門可以把部分工作交由其他組織完成。檔案部門可以外包的項目類型有：一是將檔案人員的培訓和教育交由有師資力量的高等院校去完成；二是實施不同程度的信息技術外包。它可以是有關軟件業務外包、檔案網站或數字檔案館建設的工程業務外包，也可以是信息技術資產、人員、租賃資產的外包。檔案部門在確立了外包方案后，要根據需要尋找適合自己的外包伙伴。通過項目招標、公平競爭的方式對外包商的服務質量、技術水平等進行廣泛深入的考察，盡可能選擇信譽好、實力強、經驗足、管理先進的公司作為合作伙伴，簽訂外包協議作為雙方共同遵守的行為準則。在具體實施階段，檔案部門要對項目的進度、成本、性能隨時監測和評估，與外包商建立長期穩定的合作關系，做好信息項目的后期維護工作，避免系統不穩定和不安全。

(四)風險控制

檔案信息化建設是一個涉及多因素的系統工程，其投入也較大。這就意味著在這一過程中也存在著一系列的風險。筆者認為，這種風險主要表現在：

組織風險：檔案信息化涉及許多部門，如果不能有效協調部門之間的工作，就可能出現互相扯皮、集成不力和進度遲緩等現象。此外，信息化項目的實施還會帶來人員管理、業績考評體系的轉變等。在數字檔案館建設階段，能否在某一范圍內建成一個可以動態搜尋檔案信息的信息環境，也取決于有關主體的組織水平。因此，針對上述組織風險，檔案部門應成立專門的信息化領導小組，并建立信息化的常規工作機制。

信息安全風險：從廣義上看，檔案信息化的信息安全表現為計算機安全、網絡安全、通信安全和信息安全，這里主要表現為檔案信息的內容安全。檔案信息的內容安全包括檔案原件安全、檔案數字化轉換安全、存儲安全和利用安全等多個方面。檔案部門在信息化工作中應制定完善的檔案信息安全保護制度，并明確安全問題發生后的補救措施和相關責任。

知識產權風險：檔案信息化將涉及一系列知識產權問題。這突出表現為檔案信息的數字化產權、檔案數據庫產權、檔案復制權、檔案網站建設中因鏈接而產生的知識產權問題等。檔案部門在實施有關信息化項目時，可以向有關專家咨詢規避各種知識產權風險的方案。

總之，檔案信息化建設是一個系統工程，在其組織實施中涉及眾多技術與非技術性因素，因此，制定和研究科學的檔案信息化策略就成為今后一段時期內我國檔案工作的重要任務之一。