檔案信息交流

1 檔案信息交流的條件和地位

(1 ) 檔案信息交流的條件

檔案信息交流實質上是檔案信息在時間上和空間上的流動和轉換。一般而言, 要實現信息交流, 必須滿足一般信息系統模型中的三個基本要素, 即信息內容, 信息的傳遞者和接收者。但是對于檔案信息而言, 這些條件有時具有特殊的表現。

作為交流對象的檔案信息有多種形式, 主要的可分為檔案原件信息和檔案信息加工產品。檔案原件提供給利用者查閱時, 傳遞的是其中隱含的和顯在的內容, 通過閱讀者的大腦吸收傳遞給利用者, 而檔案信息的載體是需要保護和原樣保存的。檔案信息產品可以通過出售、復制的方式直接和間接地提供給利用者, 其價值不受任何損失。

對于檔案原件閱讀這種交流形式, 并不存在明確的信息傳遞者, 因為檔案主要是自然形成的產物, 它不像圖書、雜志, 不是人為制作和為交流而生產出來的。檔案的保存者為了今后利用的需要或者說是為了交流的目的整理和提供檔案, 他們只是信息的間接傳遞者, 而不是直接的傳遞者。檔案信息產品同其他社會信息的傳遞一樣, 因為存在信息的生產者, 所以存在著信息的明確的傳遞者。

在檔案信息交流的先決條件存在的前提下, 檔案信息交流還需要信息的表述、信息的載錄和信息的傳播活動才能實現。

檔案信息的內容一定要通過相應的符號系統表述出來, 即通過語言、文字、符號表述出來。作為檔案信息的傳播者, 需要根據語言規則把信息內容組織成可供交流的客觀形態; 作為信息的接收者, 也要根據同樣的語言規則對接收的符號進行破譯, 理解語言符號所表達的信息含義。如果交流雙方不擁有共同理解的語言規則,就必須通過一個中介轉換環節, 使雙方溝通, 否則交流就無法進行。

檔案信息對于物質載體有較強的依賴性, 檔案信息不能脫離物質載體而存在, 同時檔案信息還要借助于這些載體而傳遞。今天檔案信息載體形式不斷增多, 通常可將其分為兩大類: 一類是聲波、光波、電磁波等無形的物質載體; 另一類是紙張、膠卷、磁帶、磁盤等有形的物質載體。不同的物質載體有其相應的載錄程序和傳輸方法, 人類總是在不斷地改善和發展各種信息傳播媒介, 新技術、新手段、新方法的創造和應用使新型載體、載錄技術和傳輸技術在不斷發展變化。

檔案信息得以表述并記載在一定的載體上, 只有通過檔案信息傳輸的社會活動, 信息交流才能實現。比較而言, 在過去, 檔案信息交流的社會活動形式是比較單一的。檔案信息只有在保持其特點和性質的基礎上, 通過了解社會、經濟、政治、文化和精神方面對信息的需要, 參與信息社會復雜多樣的信息交流活動, 檔案信息交流才能到達一個新的層次。

(2 ) 檔案信息交流的地位

檔案信息交流是檔案信息得以利用的前提, 然而, 在過去這一問題并未引起人們的足夠重視, 更多的情況下, 人們更多的注重的是檔案的保存。其實, 從根本上說, 檔案保存的目的是為了利用,沒有利用, 檔案就失去了保存的價值。檔案要利用就要注重檔案信息交流。

檔案信息交流總是在一定的信息環境下, 從信源通過傳遞渠道到達信宿的過程。因此, 在檔案信息交流的問題上, 我們所要研究和關心的問題有: 檔案信息源問題、檔案信息交流渠道問題、檔案信息環境問題、檔案信息需求和信息接收問題以及檔案信息系統問題。這些問題涉及到檔案學許多的研究領域。

檔案信息源問題要求研究檔案信息的來源、接收、管理問題。檔案信息源是否廣泛和是否有充分的保障, 檔案信息源是否被科學地管理并有效地提供利用, 這是檔案信息交流的基礎問題。

檔案信息交流問題要研究檔案信息的交流渠道問題。交流渠道是聯系檔案信息源和信息利用者的紐帶, 它能使檔案信息傳遞正常地進行。

檔案信息環境問題要研究社會檔案信息意識、國家信息基礎結構、檔案信息資源的開發利用等方面的問題。它是衡量國家檔案信息提供利用水平高低的尺度。

檔案信息需求和信息接收問題要研究檔案信息利用和檔案信息利用者方面的問題, 這是檔案信息利用價值實現的一個重要方面。檔案信息系統問題要研究檔案信息的傳統和現代管理體系、方法問題。檔案信息系統使零散的檔案信息變成有序的體系, 通過一切手段, 把檔案信息源和檔案信息利用者連接起來。它能告訴利用者何處能得到所需的檔案信息, 并在利用者需要的期限內回答他們的問題, 提供利用者所需要的信息。

從檔案信息交流所涉及的問題中, 我們可以看到: 檔案信息交流應該是檔案信息資源開發利用的重要研究領域, 也是檔案學研究的一個新的課題。

2 檔案信息交流的特點

檔案信息交流同其他種類信息交流相比, 有其自身的特點, 主要表現為:

(1 ) 時限性

同其他社會信息不同, 檔案信息在一定時期內不能自由交流。檔案提供利用一向被認為是政策性很強的工作, 而且檔案信息的利用者主要得通過檔案管理部門正式渠道獲得信息, 而不是信息利用者自己從非正式渠道獲得信息。

(2 ) 受控性

一般而言, 信息交流的范圍越廣, 其效果越好, 而檔案信息的交流總是涉及到交流范圍的控制問題。只有那些在允許的范圍內交流的檔案信息, 才不會對國家、集體或個人帶來某種危害, 其交流的效果才能保證。

(3 ) 可靠性

檔案信息的正式交流特點也保證了檔案信息交流的可靠性。檔案信息不同于其他信息, 來源于檔案的信息比其他來源的信息更有說服力。

(4 ) 依附性

檔案信息交流的依附性一方面表現為檔案信息交流對檔案載體的依附, 要求在獲取檔案信息時, 對來源載體要有嚴格的保護, 因為檔案載體具有惟一性, 如有損壞會造成巨大的損失; 另一方面表現為檔案信息交流的效果客觀上取決于檔案館( 室) 所藏信息的數量和質量。

 3 檔案信息交流的模式

模式是以簡化而具體的方式來表現事物實體的方法, 是用簡單方式對復雜現象的類比。由于檔案信息交流現象是非常復雜的現象, 要對交流現象進行具體的、系統的、全面的考察, 就必須借助簡化的形式再現交流現象, 設法找到一個簡明、易懂的方式, 描述和解釋交流過程。因此, 人們利用模式來闡釋交流過程中的許多理論問題, 展示交流過程的特點、規律和制約因素。模式可以幫助人們了解交流的結構, 使人們從不同的結構的聯系中得到整體印象,揭示系統內各要素以及它們的相互聯系和制約關系, 并把握各要素與系統的關系, 預測交流過程和效果, 所以信息交流模式的研究是探討信息交流規律的關鍵。通過合理的信息交流模式, 可以描述信息交流過程的特點和信息流的運動規律, 指導信息組織、加工整理、檢索和傳播。

在傳統的信息科學研究中, 根據信息交流的特點, 信息交流可以劃分為兩種模式: 一種是正式交流模式, 一種是非正式交流模式。非正式交流模式也稱直接交流, 是指信息的生產者和信息的利用者直接進行的信息交流, 它是歷史上最早出現的一種交流模式,今天, 我們可以把凡是不通過文獻系統和文獻工作者的幫助完成的信息交流, 都稱之為非正式交流。正式交流模式也稱為間接交流,是指借助于文獻和文獻系統進行的交流。文獻系統包括文獻的編輯、印刷和發行系統、文獻工作系統和文獻傳遞系統等。信息的生產者和利用者通過文獻系統這個中介進行聯系, 達到信息間接交流的目的。

顯然, 一般的信息是可以通過正式和非正式的信息交流模式來傳遞交流的, 而且交流的兩種形式所起的作用都很大, 是不能以一種形式取代另一種形式的。而由于檔案自然形成的特點使檔案信息的原始生產者是不明確的, 所以, 幾乎也就沒有信息的生產者和利用者之間直接進行信息交流的非正式交流形式存在( 當然, 檔案信息如果已經轉化為其他種類的信息如圖書、資料等類型, 檔案信息的原始內容也可以通過非正式交流模式傳遞) , 這使檔案信息在傳遞速度、反饋速度、選擇性和針對性方面缺乏優勢。但是, 由于檔案原始信息只能通過正式的信息交流模式傳遞交流, 這使檔案信息有社會監督體制的檢驗, 比其他信息源更為科學可靠。

4 檔案信息交流的實現方式

檔案信息交流傳遞要多形式進行, 具體交流的方式有:

● 提供檔案閱覽、外借, 直接傳遞信息;

● 編發目錄、資料, 全面傳遞信息;

● 選送科技等資料, 主動傳遞信息;

● 利用各種會議, 及時傳遞信息;

● 出具檔案證明, 發揮檔案的憑證作用;

● 提供檔案復制件, 方便檔案的利用;

● 突出重點, 主動開展輔助決策信息保障;

● 公布出版檔案史料, 擴大檔案的利用范圍;

● 舉辦檔案展覽, 提高檔案的影響力;

● 建立檔案信息市場經濟實體, 推銷檔案信息產品;

● 利用現代化手段, 快速廣泛傳播檔案電子信息。

隨著信息技術的發展, 檔案信息交流方式研究要特別注意形成檔案信息交流網絡和實行館際協作。

(1 ) 檔案信息交流網絡

檔案網絡就是將全國各級各類檔案館、檔案室, 從上而下, 從縱到橫, 有計劃地、科學地組成一個統一領導的、多形式的、多層次的、多功能的、布局合理的、相互協作的體系。檔案網絡可以包括三個層次: 首先是檔案的組織網絡, 其次是檔案工作信息網絡,再次是檔案信息的傳遞網絡。

形成檔案工作信息網絡必須建立綜合性的、多層次的檔案目錄中心, 形成中央級、省級和地區級三級檔案目錄中心并連成網絡,運用先進的技術裝備, 形成檔案信息一體化的通訊網絡。

檔案網絡建設可以彌補地區間檔案館藏的差異, 有利于促進館際間的信息交流, 滿足社會在新時期對檔案信息的需求。檔案網絡建設是社會發展對檔案信息提供方式的要求, 檔案網絡的建設是社會發展的客觀規律, 是檔案事業發展的必然。

(2 ) 加強館際協作

館際協作是豐富館藏的有效途徑, 是滿足利用者需求的有效辦法 , 是提高檔案館工作水平的有效措施。館際協作不僅有助于提高檔案館業務管理水平, 增強檔案館的收藏能力, 優化檔案提供利用的條件, 而且有助于推動檔案館網絡體系的建設, 促進檔案信息資源的綜合開發利用, 同時也有助于促進現代化技術的共同提高, 實現信息資源共享。

館際協作的方式可以是: 館際之間建立工作信息、組織參觀學習、提供檔案、交換檔案復制件、舉辦檔案陳列展覽、舉辦各種學術報告會和研討會等。