劉南山
1.認(rèn)清形勢，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感
陳良宇同志在市信息化工作會(huì)議上指出：信息化是科教興市的開路先鋒，是增強(qiáng)城市功能的強(qiáng)大支撐，是優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的必然選擇，是促進(jìn)城市協(xié)調(diào)發(fā)展的有效途徑。這幾句話充分說明了信息化對于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的極端重要性。正如《國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十五”計(jì)劃》指出的那樣，“大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。”檔案事業(yè)是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)不可或缺的重要組成部分，檔案工作要與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)工作同步發(fā)展，同樣離不開信息化。
上海檔案信息化建設(shè)特別是市檔案局館信息化工作起步較早，經(jīng)過幾年的努力，取得了較好的成績。市和區(qū)縣檔案局館以及大部分專門、部門檔案館建立了局域網(wǎng)和檔案信息網(wǎng)站，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理全面推行，檔案數(shù)字化工作有了較快進(jìn)展，市和一些區(qū)檔案館正在建設(shè)檔案目錄中心，電子文件和電子檔案的管理已取得試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。但同時(shí)也應(yīng)該看到檔案信息化建設(shè)中還存在一些問題：一是觀念不夠新。從檔案管理到檔案信息化管理是一場革命，實(shí)際上是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的檔案工作創(chuàng)新。如果沒有創(chuàng)新，檔案信息化是搞不好的。我們一些同志對此認(rèn)識(shí)不夠，還習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工的檔案管理模式和方法。有的即使搞了信息化，也沒有什么新意，或者成為一種擺設(shè)。二是規(guī)劃不夠明。從全市檔案系統(tǒng)來看，信息化各自為政，各取所需，未形成統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)推進(jìn)的局面；從局館來看，信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，存在著頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的現(xiàn)象。三是重點(diǎn)不夠突出。檔案信息化的重點(diǎn)是檔案資源信息化，只有加強(qiáng)檔案資源信息化工作，才能打牢檔案信息化的基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源最大限度的利用和共享。但是我們對此重視不夠，致使數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)的工作滯后；數(shù)據(jù)缺乏完整性和準(zhǔn)確性；方便、快捷的計(jì)算機(jī)檢索體系沒有完全建立起來。
針對上述問題，我們應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)，既要看到我們在信息化建設(shè)中形成的基礎(chǔ)和成果，增強(qiáng)搞好信息化的信心，同時(shí)也要看到當(dāng)前的現(xiàn)狀和存在的問題，不能盲目自滿，而要自我加壓，加倍努力，使本市檔案信息化建設(shè)上一個(gè)新臺(tái)階。
2.鎖定目標(biāo)，把握檔案信息化建設(shè)的基本原則
2002年初，市委辦公廳、市政府辦公廳下發(fā)的2號(hào)文件指出，“要按照上海城市信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和要求，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，跟上并融入社會(huì)信息化進(jìn)程。”這給上海檔案信息化建設(shè)指出了方向，提出了總的要求。我們要按照市的總體規(guī)劃和這次市信息化工作會(huì)議的要求，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)，加快檔案信息化建設(shè)。
在這次信息化工作會(huì)議上，陳良宇同志指出，“政府網(wǎng)站不要成為擺設(shè)，要辦成為社會(huì)、為群眾服務(wù)的窗口”，“使老百姓得到便利和實(shí)惠，是信息化的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)”。上海檔案信息化也要圍繞窗口建設(shè)和搞好服務(wù)來建設(shè)。我們要通過信息化，將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。我們要牢牢鎖定這個(gè)方向和總體目標(biāo)。根據(jù)這個(gè)目標(biāo)，我們必須把握適合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項(xiàng)工作。
（1）以檔案信息開發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去那部分關(guān)系到國家利益和安全以及個(gè)人隱私的以外，應(yīng)該說大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設(shè)，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞開放和利用來設(shè)計(jì)、來展開。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)做得再好看，軟件做得再花哨，也毫無實(shí)際意義。
（2）統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的原則。檔案與圖書不一樣，檔案管理與圖書管理相比難度要大一些。由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，再加上本市檔案信息化起步以后，未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因而造成現(xiàn)在檔案信息管理上各搞一套的局面，并給檔案信息的傳輸、接收帶來較大麻煩。為此，本市檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，再不能走過去的老路。
（3）抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化的總體目標(biāo)，不可能一蹴而就，要經(jīng)過起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段。這次市信息化工作會(huì)議明確了全市今后3年、5年、8年的發(fā)展目標(biāo)和工作重點(diǎn)。我們要認(rèn)真分析研究，按照上海信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研未來3年、5年、8年的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，以及要重點(diǎn)解決的問題，使檔案信息化與全市信息化同步發(fā)展。
（4）以基礎(chǔ)工作帶動(dòng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則。陳良宇同志說，在信息化建設(shè)中有關(guān)部門研究解決了兩張信息卡，給老百姓帶來很大方便。但有卡要有網(wǎng)，有網(wǎng)要有庫，而建庫基礎(chǔ)工作是大量的。檔案信息化是科技創(chuàng)新、科技興檔，科技創(chuàng)新是走“華山天險(xiǎn)一條路”，是要付出艱苦代價(jià)的。檔案信息化特別是信息庫的建立，不是從天上掉下來的，而是要靠基礎(chǔ)工作一點(diǎn)一滴做起來的。任何輕視基礎(chǔ)工作或者不愿艱苦地做基礎(chǔ)工作的想法都是錯(cuò)誤的。
以上幾條原則，是我們在檔案信息化建設(shè)中總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)，我們必須加以堅(jiān)持和嚴(yán)格遵循。
3.扎實(shí)工作，解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問題
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須根據(jù)發(fā)展的客觀需求和實(shí)際情況，突出重點(diǎn)，有序推進(jìn)。當(dāng)前，我們正以外灘新館建設(shè)為抓手，構(gòu)建“三位一體”的現(xiàn)代化新型檔案館，其中一個(gè)很重要的功能是檔案信息的集聚和傳播。要發(fā)揮好這個(gè)功能，檔案信息化建設(shè)目前務(wù)必解決以下6個(gè)重點(diǎn)問題：
（1）加快步伐，建設(shè)全市檔案信息資源總數(shù)據(jù)庫，或者叫“數(shù)據(jù)倉庫”、“數(shù)據(jù)超市”。檔案信息化的核心是建立適應(yīng)檔案工作特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的大型的“數(shù)據(jù)倉庫”或“數(shù)據(jù)超市”。局館要在目前檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，迅速建立一個(gè)總的中心數(shù)據(jù)庫。一是這個(gè)數(shù)據(jù)庫是一個(gè)龐大的體系。按檔案存址分，有館內(nèi)和館外；按檔案載體分，有文書、照片、聲像、多媒體等；按檢索類別分，有檔案目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)、各類資料目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)、電子文件和電子檔案等。二是目前建設(shè)的重點(diǎn)是館藏所有檔案、資料（包括各種載體）的目錄數(shù)據(jù)，部分重要檔案或利用率較高的檔案全文數(shù)據(jù)，所有的照片、圖片數(shù)據(jù)和有利用價(jià)值的老電影、老電視劇、電視專題片數(shù)據(jù)等。三是這個(gè)數(shù)據(jù)庫有完備的輸入和輸出系統(tǒng)，也就是說能有效地解決數(shù)據(jù)的加工、識(shí)別、接收、傳輸、儲(chǔ)存、保密、整合、遷移、發(fā)布和利用。隨著這個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將會(huì)帶來檔案管理體制上的革新和變化，將更有利于檔案實(shí)體和檔案信息的管理。
（2）分步實(shí)施，建立外灘新館、公務(wù)網(wǎng)站（目錄中心）、因特網(wǎng)站3個(gè)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)。2002年底，我們提出“三網(wǎng)并進(jìn)”，搶占檔案信息化建設(shè)新高地的工作思路，具體來講就是依托局域網(wǎng)，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)窗口建設(shè)；依托公務(wù)網(wǎng)，加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)；依托因特網(wǎng)，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。“三網(wǎng)并進(jìn)”，就是解決不同范圍、不同對象的檔案信息資源的共享和利用問題，其實(shí)質(zhì)是要建設(shè)三個(gè)不同的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)。一是建設(shè)外灘新館的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)。外灘新館力爭年底前開館，作為開全國檔案界先河的全新的檔案對外服務(wù)和利用窗口，新館現(xiàn)代化、公共性、文化性很大程度上就體現(xiàn)在信息化上，因此，新館應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)得如何，直接關(guān)系到開館后的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。經(jīng)過多次反復(fù)研究，現(xiàn)在已經(jīng)有了一個(gè)比較完整的方案，下一步就是要模擬新館的服務(wù)流程，把應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)得好一些，數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)夯得實(shí)一些。二是建設(shè)仙霞路老館的公務(wù)網(wǎng)站即目錄中心應(yīng)用庫和系統(tǒng)。現(xiàn)在一期工程已經(jīng)完成，前不久公務(wù)網(wǎng)上海市檔案局館網(wǎng)站和檔案目錄中心應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)正式開通。目前，要抓緊建庫、建站的后續(xù)工作，使庫里有物，物顯其美；使站中有影，交相輝映。同時(shí)要研究和開發(fā)二期的功能。三是建設(shè)上海檔案信息網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，更新升級(jí)各項(xiàng)應(yīng)用系統(tǒng)和功能。上海檔案信息網(wǎng)站經(jīng)過升級(jí)改版以及大家的共同努力，點(diǎn)擊率明顯上升。但是網(wǎng)站提升的空間還很大，要使其成為一流網(wǎng)站、主流網(wǎng)站，需要下大功夫。因此，大家還要繼續(xù)努力。三個(gè)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)是中心數(shù)據(jù)倉庫的建設(shè)，“數(shù)據(jù)倉庫”的建設(shè)又影響到各應(yīng)用庫的水平和質(zhì)量，要明確這個(gè)關(guān)系。
（3）突擊攻堅(jiān)，清理校對現(xiàn)有檔案目錄數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有用性。在市檔案館多媒體全文數(shù)據(jù)庫中有230多萬條檔案目錄數(shù)據(jù)，但大部分沒有經(jīng)過認(rèn)真的校對，許多數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，而且多年來沒有清理，給利用帶來很大問題。隨著外灘新館的建成和公務(wù)網(wǎng)的開通，這個(gè)問題已經(jīng)不能不解決了。如果再不下決心解決，檔案館的形象就會(huì)受影響，我們的服務(wù)水平也提不高。所以，經(jīng)與科教處、信息技術(shù)部以及保管一部、二部的同志商量，大家一致認(rèn)為突擊攻堅(jiān)，刻不容緩。這件事情由信息技術(shù)部牽頭，一部、二部配合，用2至3個(gè)月時(shí)間攻克這個(gè)堡壘。
（4）全力以赴，完成館藏所有檔案目錄的計(jì)算機(jī)輸入和建立完善的計(jì)算機(jī)檢索體系。根據(jù)外灘新館和檔案目錄中心的利用需求，我們要抓緊館藏檔案目錄的輸入工作，使“數(shù)據(jù)倉庫”豐實(shí)起來，使利用更加方便起來。與檔案全文數(shù)字化工作相比，檔案目錄的電子化更加緊迫。尤其是我們的現(xiàn)狀更決定要首先抓好這件事情，并組織力量全力以赴完成這項(xiàng)任務(wù)。保管一部要著重對現(xiàn)行檔案進(jìn)行文件級(jí)輸入，保管二部著重對歷史檔案的案卷級(jí)目錄進(jìn)行輸入、清理和完善，同時(shí)對資料目錄進(jìn)行輸入。與此同時(shí)，還要建立健全計(jì)算機(jī)檢索體系，使檔案信息資源檢索方便、快捷、準(zhǔn)確。
（5）加強(qiáng)法制，抓緊檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。檔案信息化法制標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要擺到議事日程上來。當(dāng)前要抓緊完成《基于XML技術(shù)的文書檔案數(shù)據(jù)交換格式》地方標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，爭取盡快頒發(fā)執(zhí)行。對關(guān)系全市檔案信息化建設(shè)的其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范也要抓緊制定。要進(jìn)一步抓好檔案信息管理統(tǒng)一軟件的推廣工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善提高。
（6）前瞻考慮，配合建設(shè)“電子政務(wù)”，建好“電子檔案工程”。當(dāng)前要抓緊實(shí)施對全市機(jī)關(guān)電子文件和電子檔案的統(tǒng)一管理。國家檔案局最近下發(fā)了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，要以此為依據(jù)，對全市電子文件和電子檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，進(jìn)一步總結(jié)推廣長寧經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)解決電子文件統(tǒng)一歸檔和集中管理的技術(shù)與方法，盡快提出可操作性的實(shí)施方案，報(bào)市委辦公廳、市政府辦公廳批轉(zhuǎn)執(zhí)行。同時(shí)，要抓緊做好“電子檔案工程”的立項(xiàng)和建設(shè)工作。這項(xiàng)工作與下一步創(chuàng)新密切相關(guān)，一定要重點(diǎn)突破。
4.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展
推進(jìn)本市檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階，要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善工作格局。我們要從全局性、戰(zhàn)略性的高度，把發(fā)展檔案信息化擺到重要位置，抓緊抓實(shí)，抓出成效。
（1）調(diào)整和加強(qiáng)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組。原來領(lǐng)導(dǎo)小組成員都是局館內(nèi)部的，以后可擴(kuò)展到局館外部一些檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)及專家。要充實(shí)管理層、技術(shù)層力量，并進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)的責(zé)任部門。全市檔案信息化工作由科教處牽頭，負(fù)責(zé)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的工作，包括總體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、推進(jìn)落實(shí)、培訓(xùn)人才、資金申請等。局館內(nèi)部的信息化工作由信息技術(shù)部牽頭，除原定職能外，增加局館信息化規(guī)劃制定、組織協(xié)調(diào)、檢查督促、推進(jìn)落實(shí)等職能。
（2）盡快修改完善《上海市檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》，與市信息委聯(lián)合發(fā)文，為加快本市檔案信息化建設(shè)提供政策支持。
（3）適當(dāng)時(shí)候召開上海市檔案信息化工作會(huì)議，同時(shí)組織開展檔案信息化研討。通過總結(jié)、研討，進(jìn)一步理清思路，形成合力，明確主攻目標(biāo)，依托科技創(chuàng)新，不斷增強(qiáng)本市檔案信息化發(fā)展的領(lǐng)先優(yōu)勢，與上海信息化發(fā)展水平相適應(yīng)。
（4）各部門要把檔案信息化工作作為本部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容抓好。處長負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，促進(jìn)辦公自動(dòng)化和管理現(xiàn)代化。在推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程中，各部門對協(xié)調(diào)的事項(xiàng)一定要有全局意識(shí)，堅(jiān)決克服狹隘的本位觀念，由牽頭部門解決的問題，要積極支持配合。下一步科教處與業(yè)務(wù)指導(dǎo)處對全市各級(jí)檔案部門如何貫徹市信息化工作會(huì)議精神要拿出方案。總之，我們要通過學(xué)習(xí)貫徹市信息化工作會(huì)議精神，把上海檔案信息化建設(shè)推上新臺(tái)階。
(鄒偉農(nóng)摘自《上海檔案工作創(chuàng)新文集》)