檔案信息化概述
1.檔案信息化建設的重要意義
20世紀末以來，信息技術的飛速發展和廣泛應用，對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，同時對檔案工作提出了更高的要求。信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇。廣大檔案工作者普遍認識到，加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。
檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。大力加強檔案信息化建設，是發展先進生產力的現實需要，是發展社會主義先進文化的必然要求，是為最廣大人民群眾服務的重要舉措。檔案信息化建設對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十個五年計劃的建議》中提出：大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。黨的十六大報告再次指出：信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。檔案事業發展要按照這一總的要求，加快檔案信息化步伐，否則我們就有落伍的危險，會犯歷史性的錯誤。處在當今以信息技術為主要特征的知識經濟時代，作為社會主義先進文化事業重要組成部分的檔案事業，必須大力加強檔案信息化建設，加快推動檔案管理現代化進程，為社會提供高效優質的服務。歸根到底，大力加強檔案信息化建設，是貫徹落實“三個代表”重要思想的具體體現。
加強檔案信息化建設，是檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇。國家檔案局局長毛福民同志指出：信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也為我們帶來新的機遇。只要我們抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設，就可以使檔案事業和整個中國特色社會主義事業一起實現跨越式發展。
2.檔案信息化建設的基本任務
跟上國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，是檔案部門的一項重要而緊迫的任務。各級檔案部門要認真組織落實《全國檔案信息化建設實施綱要》，開展檔案信息化各項工作。
黨的十六大明確要求“，進一步轉變政府職能，改進管理方式，推行電子政務，提高行政效率，降低行政成本”。全國人大十屆一次會議通過的《政府工作報告》也明確提出了“加快電子政務建設”的任務。檔案信息化建設首先要適應電子政務、辦公自動化等對檔案事業發展的要求，全面貫徹落實國家信息化領導小組關于我國電子政務建設的統一部署，對電子政務條件下的檔案工作進行深入的思考和實踐。電子政務，關鍵在政務，即電子環境下的行政行為。電子政務的推行，旨在通過提高政府行政的效率和質量。檔案工作歸根結底屬于機關工作的組成部分，這也是各級黨委、政府機關檔案部門存在的基礎。公文是政府施政的重要手段。電子公文的產生、流轉，以及辦結后的留存和再用也是如此。所以，機關檔案工作在電子政務環境下的當前要務，就是認真做好電子公文的歸檔留存、妥善保管以及在需要的時候提供二次利用。另一方面，作為保存歷史檔案（通常已辦結10年以上）的檔案館，應在電子政務“三網一庫”平臺下建好檔案文獻資源庫，并積極利用“三網”提供相應級別的檔案信息服務（特別是公開檔案），同時還應積極做好接收電子檔案的準備。總括起來有三項任務：把電子公文完整、安全、規范地收進來；把檔案文獻信息庫建起來；把數字化的公開檔案信息在網絡上推開來。三項工作，一是要加強，二是要加緊，三是要加速。
此外，各級檔案部門特別是檔案行政管理部門，還要積極參與和推行電子政務，充分利用網絡手段傳輸公文（如上報和下發文件），開展網上業務項目（如檔案出境展覽審批、專業職稱評審申報、公務員招錄和公示、先進工作者評選等），網上發布標準規范等。
1）加強電子公文歸檔與管理
2002年8月，國務院在部署全國政府系統辦公業務資源網建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務。 2003年年初，中共中央辦公廳在部署黨委系統信息化建設時也明確把“逐步實現公文辦理和檔案管理的規范化和一體化”作為業務應用系統建設的一項重要內容。
檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其功能總體設計框架中，探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源、最大限度地實現信息資源共享的有效途徑。配合全國政府系統辦公業務資源網電子公文傳輸系統的開通，國家檔案局正在加緊制定一系列有關電子公文歸檔、電子檔案管理的規范性文件和標準。各級檔案行政管理部門也要認真研究電子政務建設給檔案工作帶來的影響，加強對機關電子公文歸檔、電子檔案管理的監督和指導工作。
2）加緊建設國家檔案文獻資源庫
2003年初，中央辦公廳明確提出要“建設檔案數據庫”，并且作為信息資源體系建設的重要任務之一。整合檔案信息資源，是中央交給檔案部門的任務。
加快館藏檔案的目錄數據庫和必要的全文數據庫建設進程。各級國家檔案館要從提高檔案管理現代化水平、方便利用者出發，首先做好館藏檔案文件級目錄數據庫建設工作，在此基礎上積極創造條件，有計劃、有步驟地開展對重要、珍貴、易損、利用頻率高的檔案的數字化工作，建立這類檔案的全文數據庫，以加強對檔案原件的保護，提高利用工作效率。同時要把檔案數字化工作與檔案資源建設結合起來，主動與檔案移交部門進行協調，根據需要和可能，解決好進館檔案數字化問題。
3）加速構建國家檔案工作信息網
當前，檔案工作者面臨的并不主要是社會檔案意識不強的問題，而是檔案部門應當著力于不斷增強社會意識的問題。只有切切實實地為社會提供更多更廣的服務，并且不斷提高為社會服務的效率和質量，檔案工作才能真正融入社會，才能真正得到社會的認同，才會真正獲得自己的發展空間。正因為如此，國家檔案局毛福民局長一再強調，檔案部門要認真“探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源、最大限度實現信息資源共享的有效途徑”。
京城有一個檔案館，過去其檔案閱覽大廳雖說并非門可羅雀，但與同屬信息服務行業的圖書館、博物館相比確實還存在較大的差距。而該館開通網站并且提供開放檔案目錄查詢服務項目以后，點擊率一路攀升到每月萬余人次。有的檔案館還開展了現行文件在線查詢閱覽服務，在社會上引起了非常好的反響。檔案館的作用得到了社會更加廣泛的認知和認同。無庸置疑，檔案部門通過各級網絡開展檔案信息服務，是檔案部門提高服務水平的一條重要渠道，也是檔案信息化建設最根本的目的所在。
加強檔案網站建設，是提高檔案信息服務水平和質量的一個重要途徑。網站建設是提供檔案信息利用服務的新手段，同時也是檔案宣傳工作的新方式。網站建設投入少、見效快，檔案信息化建設起步比較晚的單位可以把網站建設當作突破口，以建立和維護檔案網站帶動檔案信息化建設其它各項工作。網站的作用一方面是向社會廣泛宣傳黨和國家關于檔案工作的方針政策、法律法規，介紹檔案和檔案工作的作用，展示我國檔案事業取得的成就，另一方面是為提高檔案信息利用服務水平提供新的途徑和手段。各級檔案部門要進一步抓好這項工作，已經建立網站的要不斷加以完善，還沒有建立網站的要盡快建立，大家共同努力，爭取早日建成方便快捷、四通八達的國家檔案工作信息網，進一步密切檔案部門與人民群眾的聯系。
3.檔案信息化建設的發展思路
1）努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展。
檔案工作要緊緊圍繞當地經濟和社會發展的中心任務，及時調整檔案工作的發展方向和總體思路，適應時代發展的要求。黨的十六大報告中提出“大力推進信息化，加快建設現代化”“，推進電子政務”，“互聯網站要成為傳播先進文化的重要陣地”，強調“ 21世紀頭二十年，對我國來說，是一個必須緊緊抓住并且可以大有作為的重要戰略機遇期”。各地檔案部門要把握檔案信息化建設的總體要求，與當地經濟和社會發展以及信息化建設的具體情況相結合，抓住機遇，逐步提高檔案信息化建設的水平，努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展。
2）把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容。
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案信息化建設轉移。黨的十六大再次強調，信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。我們要把跟上國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設的同步發展，作為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。要認真組織落實《全國檔案信息化建設實施綱要》，把檔案信息化建設作為一項基礎業務工作來抓。一方面，檔案基礎工作如整理、編目等要抓緊進行，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎；另一方面，檔案信息化建設作為一項常抓不懈的工作，成為新時期檔案工作的一項重要內容。
3）堅持檔案信息化建設發展、服務、安全三項基本原則。
1.堅持把檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的基礎工程和核心任務。
檔案信息化建設包含的內容很多，而且會隨著時代的發展而不斷豐富和變化。檔案信息化建設有很多方面的工作要做，也面臨著種種困難和條件制約。我們不能急于求成，也不能無所作為，應當把檔案信息資源建設作為基礎工程和核心任務，實現重點突破，以此帶動檔案信息化建設的整體躍升。
檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心。當今社會，信息已成為重要戰略資源。檔案信息作為一種原生信息，正發揮著越來越重要的作用。把國家檔案信息資源建設好，是檔案信息化建設的基礎和核心。主要包含三個方面的任務：一是要加快現有館藏檔案文件級目錄數據庫和部分全文數據庫建設，以滿足快速檢索利用的需要，要加快現有館藏檔案目錄的整理、著錄和建庫工作，逐步實現館藏檔案文件級目錄機檢；二是有條件的檔案部門，要積極推進對那些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數字化進程，加強珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用效率；三是對新產生的電子形式文件、檔案，要采取科學的管理方法和技術手段，收集好，管理好。隨著信息技術和電子政務的發展，電子文件將是未來數字檔案信息新的主要來源。管理好、利用好電子文件，是檔案工作一項至關重要的任務。電子文件的大量產生并由此帶來的電子文件歸檔管理問題，是信息時代檔案工作面臨的重大課題，各級檔案部門要積極介入本地區、本部門電子文件的產生運行過程，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。要研究探索電子檔案接收、保管、利用的技術方法，為電子檔案接收進館做好各項準備。
2.堅持把實現檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平作為檔案信息化建設的根本目的。
檔案工作是一項服務性工作，為國家建設和社會發展提供可靠有效的信息服務是檔案工作的根本任務。在新世紀新階段，檔案工作為全面建設小康社會做好服務，要努力爭取做到：經濟建設發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里；政治建設發展到什么階段，檔案工作就服務到那個階段；文化建設發展到什么水平，檔案工作服務就提高到相應水平；黨的建設對檔案工作提出什么要求，檔案工作就提供什么服務。各級檔案部門在推進檔案信息化建設過程中，必須注重效益，努力實現信息資源共享，提高檔案信息服務水平。
3.堅持把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設的關鍵環節。
信息技術為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法，能夠最大限度地發揮檔案信息資源的效益。同時，管理方式的非直觀性、管理技術的復雜性等也給檔案管理帶來了新的較大的安全隱患。這是檔案信息化建設不可回避和必須重視的問題。各級檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密現象的發生。信息安全一要靠先進的技術手段。在檔案網絡系統建設中，必須充分應用信息安全保密技術，解決好檔案信息傳輸的保密和存儲的安全問題。檔案部門的內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離。二要靠完善的規章制度。各級檔案部門在信息化建設過程中必須制訂針對性更強、操作性更好的檔案信息安全保密規定，確保檔案信息安全萬無一失。三要靠嚴格的管理措施。各級檔案部門要加強檔案著錄標引、數字化轉換、網站檔案信息公布等過程中的安全管理，實行安全責任制。非公開的檔案信息一律不得上外網；在網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采取安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。
在檔案安全上，必須警鐘長鳴，任何時候都不能有絲毫懈怠，越是在信息化程度日益提高的情況下，越要全面兼顧檔案的實體安全和信息安全。要認真執行檔案安全保管的各項責任制度，杜絕一切事故隱患；嚴把檔案利用審查關，不該提供利用的檔案堅決不能提供利用；要嚴格執行“三網”隔離制度，采取可靠的防范技術和措施，確保檔案部門網絡信息安全；對面向公眾的上網信息進行嚴格審查，確保都是可以公開的信息。
