檔案信息化有“五項任務”，比喻為“路、車、貨、交通規則和駕駛員”： 一是“路”----基礎設施建設。又稱技術平臺，主要指檔案信息網絡系統構建和計算機設施的配置。網絡系統包括政務內網、政務外網和互聯網。計算機設施包括計算機、服務器、交換機、路由器、存儲器、打印機、掃描儀等硬件設施，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。 二是“車”----應用系統建設。即按照上級的有關規劃、規范和本單位的特定需求，借助特定的技術平臺，對檔案管理應用軟件系統進行研制的過程。應用系統要求做到功能齊全、結構完整、性能穩定、安全可靠，符合國家檔案局頒發的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》的各項要求。 三是“貨”----檔案信息資源建設。這是檔案信息化的基礎和核心，也是一項長期而艱巨的工作，包括館（室）藏檔案目錄數據庫數據的輸入、存儲和管理；館（室）藏紙質檔案數字化及存儲和管理，又稱“存量檔案的數字化”；在社會信息化過程中形成的現行電子文件的歸檔管理，又稱“增量檔案的數字化”。 四是“交通規則”----標準規范建設。沒有檔案管理的標準，就沒有檔案信息化的科學發展。標準規范建設包括建立和健全適用于信息化環境的檔案業務、技術、管理等制度、規則、標準和規范。標準規范必須自上而下制定和完善，層層細化，嚴格執行。

五是“高素質的駕駛員”----人才隊伍建設。即配備或培養既懂檔案業務，又懂計算機技術，且責任性強，思路開拓，肯鉆研，能吃苦的復合型檔案人才。