檔案信息資源的建設(shè)

檔案館的館藏是一定地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化教育發(fā)展水平的綜合反映。我國目前大多數(shù)檔案館館藏內(nèi)容單一、數(shù)量不足、種類不全、時間跨度短, 不能滿足社會利用檔案的需求。應(yīng)該根據(jù)各檔案館的職責(zé)范圍, 通過多種途徑, 積極主動、廣泛及時地加強(qiáng)檔案館館藏資源建設(shè), 建立科學(xué)合理的館藏體系。

 1 檔案館(室) 藏資源特點(diǎn)分析

(1 ) 檔案室藏資源特點(diǎn)

檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。保存在檔案室的檔案, 一般處于文件生命周期的半現(xiàn)行階段, 與形成單位的職能活動有著密切的關(guān)系, 它們既是形成單位工作、生產(chǎn)和科研活動的真實(shí)記錄, 又是這些單位繼續(xù)開展活動的必要條件。檔案室是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)的基層組織, 是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室保存的檔案資源是國家檔案資源中新近生成的部分, 對現(xiàn)實(shí)的工作、生產(chǎn)和科研活動具有較強(qiáng)的利用價值。

① 管理上的過渡性。檔案室的檔案資源處于不斷交替更新過程之中, 隨著文件由半現(xiàn)行階段轉(zhuǎn)入非現(xiàn)行階段, 這些資源中具有長遠(yuǎn)保存價值的部分將向檔案館移交。與此同時, 本單位新產(chǎn)生的半現(xiàn)行文件又補(bǔ)充進(jìn)來, 開始新的管理過程。

② 利用上的內(nèi)向性。檔案室的檔案資源利用從范圍上講主要是本單位的內(nèi)部利用, 從性質(zhì)上講主要是現(xiàn)實(shí)利用。同時, 這些檔案資源也具有潛在的歷史文化價值。隨著時間的推移, 它的現(xiàn)實(shí)效用不斷減弱, 而它的歷史文化價值的效用開始增強(qiáng)。

(2 ) 檔案館藏資源特點(diǎn)

檔案館是永久保存檔案的基地, 是提供檔案信息為社會服務(wù)的中心, 是科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。檔案館保存的檔案, 與檔案室保存的檔案具有不同的性質(zhì), 它們已經(jīng)進(jìn)入非現(xiàn)行階段, 成為國家各項(xiàng)事業(yè)的歷史真實(shí)記錄, 成為國家的歷史文化財富。

檔案館藏資源特點(diǎn)主要表現(xiàn)為:

① 非現(xiàn)實(shí)性;

② 歷史文化性;

③ 開放性。

   2 檔案館藏建設(shè)與檔案資源開發(fā)利用的關(guān)系

館藏建設(shè)是指一個檔案館對其收藏的檔案資源的種類、范圍的確定以及對檔案資源的收集、管理等一系列業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)稱。館藏建設(shè)的指導(dǎo)思想是: 在維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的前提下, 根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則, 將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究價值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案, 完整齊全地收集進(jìn)館, 建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。

檔案館的館藏建設(shè)是為檔案信息資源的開發(fā)利用服務(wù)的, 因此它要服務(wù)并服從于檔案利用這個檔案工作的總目標(biāo); 而檔案信息資源的開發(fā)利用則要以檔案館的館藏建設(shè)為基礎(chǔ)和條件, 實(shí)現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)與利用者需求結(jié)構(gòu)的基本一致。這是處理館藏建設(shè)與開發(fā)利用關(guān)系的基本原則。

 3 建立合理的館藏結(jié)構(gòu)

所謂館藏結(jié)構(gòu)是指檔案館館藏在內(nèi)容、數(shù)量、種類、時間跨度等方面的配比。建立合理的館藏結(jié)構(gòu), 首先要符合國家檔案館網(wǎng)布局和檔案進(jìn)館流向的法規(guī)政策, 在其允許的范圍內(nèi), 主動做好收集工作, 不斷豐富館藏, 為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。建立合理的館藏結(jié)構(gòu), 主要應(yīng)明確以下幾個問題:

(1 ) 建立合理館藏結(jié)構(gòu)的原則

① 完整。完整是指檔案館接收范圍內(nèi)的完整, 即將本館接收范圍內(nèi)具有永久保存價值的檔案完整地接收進(jìn)館, 以反映本地區(qū)(或本專業(yè)) 的歷史面貌。

② 系統(tǒng)。系統(tǒng)是指館藏檔案是一個相互聯(lián)系的有機(jī)體系。館藏建設(shè)的系統(tǒng)性是由檔案本身的系統(tǒng)性與利用者需求的系統(tǒng)性兩要素組成的。為滿足利用者的需要, 必須使館藏檔案的系統(tǒng)性與利用者需求的系統(tǒng)性相一致。

③ 實(shí)用。實(shí)用是指館藏檔案必須符合利用者的實(shí)際需要, 從社會現(xiàn)實(shí)與長遠(yuǎn)利用檔案的需要出發(fā), 選擇、接收和組織館藏。

④ 價值。價值是指進(jìn)館檔案所具有的保存價值。將無保存價值的檔案拒之門外, 對已進(jìn)館的檔案, 凡失去繼續(xù)保存價值的, 應(yīng)及時鑒定并經(jīng)批準(zhǔn)銷毀。

⑤ 特色。特色是指館藏檔案要反映出鮮明的個性。館藏特色主要表現(xiàn)為行政區(qū)域特色、政治特色、歷史特色、文化特色、經(jīng)濟(jì)特色、民族特色、事件和人物特色。

(2 ) 建立合理館藏結(jié)構(gòu)的實(shí)現(xiàn)途徑

① 樹立館藏優(yōu)化觀念, 完善相關(guān)法規(guī)。近年來, 我國檔案館館藏每年以10% 以上的速度增長。然而, 由于認(rèn)識上的偏差, 不少人把豐富館藏單純理解為館藏數(shù)量的增加, 忽視了館藏質(zhì)量的提高, 習(xí)慣于以館藏數(shù)量的多少作為衡量檔案館地位高低和工作優(yōu)劣的尺度。另外, 檔案法規(guī)中的某些規(guī)定, 也加劇了這種觀念上的偏差。如1985 年頒布的《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)》中明確規(guī)定按檔案數(shù)量確定人員編制。地方財政劃撥檔案館經(jīng)費(fèi), 也是以檔案數(shù)量為主要依據(jù)。過分追求館藏檔案數(shù)量的高速增長, 使得不少檔案館已經(jīng)面臨館藏膨脹的壓力, 檔案館有限的空間和人力、物力、財力不堪重負(fù), 影響了檔案效益的發(fā)揮。因此, 及時轉(zhuǎn)變檔案“多多益善” 的觀念, 樹立館藏優(yōu)化的思想, 正確處理好館藏數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系, 已成為館藏建設(shè)中一個十分迫切和重要的問題。檔案館應(yīng)在館藏數(shù)量達(dá)到一定規(guī)模后, 把著眼點(diǎn)放在館藏質(zhì)量建設(shè)上來, 形成并強(qiáng)化優(yōu)化意識。與此同時, 相應(yīng)的法規(guī)也應(yīng)作一定的修改和完善, 避免對實(shí)際工作的誤導(dǎo)。

② 確定館藏檔案的合理結(jié)構(gòu)比例。館藏結(jié)構(gòu)是館藏檔案按一定的比例、順序和層次組合成的有機(jī)整體。優(yōu)化館藏要求館藏的各個組成部分合理搭配, 排列有序。具體包括: 其一, 各種門類和載體的檔案比例適當(dāng); 其二, 入藏資料與館藏檔案比例協(xié)調(diào); 其三,館藏檔案層次分明。

③ 編造進(jìn)館全宗名冊, 減少進(jìn)館檔案的重復(fù)。館藏檔案的重復(fù)是難免的, 適當(dāng)?shù)闹貜?fù)也是必要的, 但過量的重復(fù), 則會造成館藏臃腫龐雜, 給檔案的檢索利用帶來困難。因此, 應(yīng)減少進(jìn)館檔案不必要的重復(fù)。

為減少不必要的重復(fù), 檔案館在接收檔案前, 應(yīng)會同檔案室做好進(jìn)館檔案的審核工作。進(jìn)館檔案的主體要體現(xiàn)特殊性, 原則上只要求反映立檔單位的主要職能和基本歷史面貌, 不宜追求立檔單位檔案的小而全。各單位之間互相發(fā)送的文件材料, 一般只接收發(fā)文單位的重要文件進(jìn)館, 收文單位視為重要的文件可留在本單位保存而不必進(jìn)館。具體操作可通過編制進(jìn)館全宗名冊來減少進(jìn)館檔案的重復(fù)。同時, 應(yīng)加強(qiáng)調(diào)查研究, 完善各種相關(guān)規(guī)章制度, 從立卷歸檔和進(jìn)館檔案范圍等方面逐步加以改進(jìn), 使進(jìn)館檔案盡可能減少或避免重復(fù)。

④ 及時剔除失去保存價值的檔案。檔案的保存價值并非一成不變, 隨著時間的推移, 檔案的保存價值會發(fā)生變化, 有的甚至?xí)ケ４鎯r值。對于館藏中那些價值不大或失去價值的檔案, 若不及時剔除, 優(yōu)化館藏就會成為空談。因此, 檔案館應(yīng)結(jié)合檔案鑒定工作的開展, 定期或不定期地進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀工作, 保證館藏檔案價值的精度。