人防工程檔案信息化建設

作者：上海市民防辦公室監督管理處 張勣翔

來源：中國檔案資訊網

2014-05-12 星期一

    人防工程作為國防工程的重要組成部分，是戰時掩蔽人員、物資，保護人民生命和財產安全的重要場所，是實施人民防空最重要的物質基礎。同時，作為城市地下空間的重要組成部分，平時為社會經濟的發展起著重要作用。人防工程檔案記載著有關人防工程最全面、最重要的基本信息，是人防工程平時維護管理的依據，更是戰時組織人員掩蔽最重要的基礎資料。近年來，隨著我國城市化進程的加快，人防工程建設的數量和規模不斷增大，傳統的紙質檔案管理模式已不能完全滿足人防工程平時和戰時管理的要求。實現人防工程檔案信息化管理是推進新時期人防建設和發展的需要，對提升人民工程的建設管理水平具有重要意義。

    一、作用與意義

    當前，對于人防工程檔案的管理基本還停留于傳統的紙質檔案的管理模式，由于人防建設工程規模和數量的加速增長，當平時需要利用這些檔案時，會產生檢索難度高、效率低、時間長，查閱、復印時對原始檔案造成損耗、損壞等問題。由于戰爭爆發時間的不確定性，人防工程檔案同時面臨著長久保存的問題，隨著時間的推移，受周圍環境和保管條件的影響勢必會對紙質檔案造成不斷老化，影響其清晰度，很難保證戰時能夠清晰地查閱到所需要的信息。不難想象，當戰爭爆發時，傳統的紙質檔案極易被損毀，造成工程檔案缺失，甚至全部毀滅，可能直接導致無法正確有效地組織指揮人員的疏散掩蔽。

    國家檔案局已把“加快檔案信息化建設”和“加快現有檔案的數字化進程”列入全國檔案事業發展計劃之中，不少城建檔案館均在積極推進檔案信息化進程，實現城建檔案的信息化。檔案信息化是以檔案數字化為基礎，將傳統紙質載體的檔案通過電子掃描、錄入等方式加工成數字檔案形式，錄入至電子數據庫中，并可通過網絡進行計算機檢索、閱讀電子檔案。檔案信息化的主要優勢在于檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，保護了珍貴的原始檔案。

    通過人防工程檔案信息化的建設，可以解決當前工程檔案數量多，查詢利用困難，紙質檔案難以長久保存、戰時易損毀等諸多問題。通過網絡可以實現工程檔案信息的資源共享，實現不進檔案庫房即可調閱，方便各級人防管理部門進行查詢利用，全面了解當前人防工程的基本信息。同時可進一步與GIS（地理信息系統）技術結合，以數字地形模型為基礎，建立起城市人防工程的三維可視化模型，為模擬戰時人員疏散掩蔽，實現戰時指揮人員疏散掩蔽提供有效、主動的途徑。因此人防工程檔案信息化的建設，不僅提升了人防工程檔案的管理水平，更是通過這一系統的建設，可以構建起以人防工程為基礎的綜合信息化管理平臺，提高人防工程的綜合防護能力。

    二、主要步驟與內容

    一是要確定人防工程檔案信息化的主要范圍和需求。人防工程檔案按照載體來分，包括有紙質檔案（文件、圖紙等）、聲像檔案、電子文件檔案等類型。因此在進行人防工程檔案信息化時，必須根據實際情況，科學合理地篩選出檔案信息化的范圍，選擇的范圍必須滿足人防工程平時使用維護、戰時防空的要求。同時應根據國家有關檔案信息化建設的要求，制定人防工程檔案信息化建設的具體實施辦法和標準。

    二是根據需求購置硬件和軟件。硬件建設需構建起一套完整的滿足檔案信息化要求的硬件系統。主要應包括服務器、高速掃描儀、大幅面工程圖紙掃描儀、終端機、打印輸出、數據存儲、備份等設備，以及基礎網絡的建設。購置的硬件設備應具有一定的前瞻性，滿足長期運行的要求。軟件方面應購置掃描應用軟件，實現工程藍圖自動消藍、圖像優化、批量處理等功能，Photoshop等圖像處理軟件對掃描的圖像進行糾偏、去污、裁邊等后期處理，數據庫軟件，實現信息存儲、檢索、修改、共享和保護等功能，以及數據備份軟件，實現數據的定期、自動備份。

    三是開發人防工程檔案管理應用系統。目前在人防工程檔案信息化領域尚無現成的應用系統軟件，盡可能根據實際需求進行專門開發。開發的應用系統應滿足工程檔案數字化加工，信息化管理的基本要求。可采用模塊化設計。所設計的系統需具有與人防其他信息系統的數據接口，便于相互共享利用。系統的設計應符合實際業務需求和操作習慣，功能齊全、運行可靠，便于使用和維護，具有一定的可擴展性，能滿足檔案信息化的發展要求。

    三、值得注意的問題

    一是要積極推進人防工程檔案信息化法制標準體系的建設。人防工程檔案的收集、信息化是一項系統性的工程，要使該項工作得到順利開展必須要有充分法律依據作為保障。因此需由省級人防行政主管部門依據國家有關法律、法規，結合實際，制定出臺相關的規范性文件，將人防工程檔案的完整收集，工程檔案信息化建設的要求在文件中明確，形成有效的激勵約束機制，推動人防工程檔案信息化建設的順利開展。在此基礎上，由省級人防行政主管部門將此項工作納入工作規劃中，并在管理、業務、技術三個層面制定統一的標準，在全省范圍內推廣實施。

    二是數據安全要求。在人防工程檔案信息化建設過程中必須注重數據的安全性問題。這里的數據安全性主要指兩個方面。第一，是指檔案原件的安全。在數字化加工過程中必定要使用檔案原件，因此必須制定相應的制度，確保檔案原件不被損壞、丟失。特別是一些早期的檔案，紙質已有所老化，有時需要先做修復后再進行掃描加工。第二，是指信息數據庫存儲的安全。由于工程檔案數字化加工后會產生大量的電子數據，就目前的計算機技術，要存儲這些數據主要是通過保存在磁介質的存儲設備中，如硬盤、磁帶等。這些存儲方式都會存在因設備損壞導致數據丟失的問題，有時還會存在數據丟失短時未被發現的情況。因此必需要建立多種設備、不同介質的存儲體系，確保存儲設備的外部環境，通過數據的熱備份、冷備份以及異地備份，定期更新設備、遷移數據，確保存儲數據的安全。

    三是數據的保密要求。相比紙質檔案，電子檔案的信息存儲在硬盤、磁帶等設備上，存儲密度極高。隨著網絡技術的飛速發展，各類竊密活動的手段更為先進和隱蔽，因此必須把工程檔案電子信息數據庫的保密管理擺到極為重要的位置。人防工程檔案都具有一定保密性，要保證其數據的保密，必須加強操作管理人員的保密意識，并應在技術層面上采取相應的措施。當然在做好信息保密的同時，要積極地處理好保密與公開的關系，在確保保密的前提下，盡可能公開信息，否則將失去檔案信息化實現資源共享的重要意義。

    北京、上海等地的市民防辦公室已在積極實施人防工程檔案信息化建設的工作。通過近些年的努力，初步建立起了人防工程檔案的基礎數據庫，為人防戰備、平時維護提供全面、可靠、準確的參考數據。人防工程檔案信息化建設是一項長期、艱巨的戰略任務，在今后的工作中，一定要繼續總結經驗，提高建設、維護水平，為構建基于信息化系統的人民防空綜合防護體系不斷努力。