電子文件的著錄

(一)    特點

1．    全要素

2．    全過程

3．    綜合性

(二)    實施

1．文件級以及案卷級的著錄工作一般應由電子文件形成部門完成。檔案部門對于文件級和案卷級著錄工作仍負有指導和補充的責任。

2．案卷級以上的電子文件著錄一般則由檔案部門完成。

3．電子文件著錄結果應當制成機讀目錄和紙質目錄。

(三)    元數據

1.  含義

元數據是指描述電子文件數據屬性的數據，如文件格式、編排結構、硬件和軟件環境、等數據。元數據與著錄信息有聯系又有區別。

2．特點

（1）整體性

（2）層級性

（3）相對穩定性和動態性

（4）共享性

（5）鏈接性

3．種類及要素

根據信息特點、價值、服務對象等因素，元數據可以劃分為不同的類別，目前世界上已經形成了一些有代表性的元數據標準。

4．元數據作用

（1）解決電子文件長期可用、真實性、完整性三大難題的重要手段；

（2）改善現有的電子文件管理模式和方法；

（3）降低電子文件管理的風險；    

（4）改進電子文件的檢索和利用；

（5）為分布式數字檔案館信息組織提供了整合的工具和紐帶；

（6）支持電子文件信息資源的開發。                                                                  

5．元數據的管理

（1）一體式：即元數據與信息對象捆綁為一體，兩者在物理上不分離，一起存儲、流轉和傳遞。

（2）分體式：元數據與信息對象分開管理，元數據一般存儲與服務器的數據庫中，而信息對象在信息管理系統中運行，采用指針將兩者聯系在一起。

（3）混合式：將重要、常用的元數據與信息對象捆綁在一起，而對于不常用的元數據采用分體式封裝。