電子文件的收集積累范圍也就是它的歸檔范圍。歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過(guò)程。目前大多數(shù)單位都有紙質(zhì)文件的歸檔范圍，但是沒有電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的制定，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，同時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位信息化實(shí)際，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋的各類業(yè)務(wù)文件盡量納入歸檔范圍，并將反映電子文件背景、結(jié)構(gòu)信息的公文處理單、日志文件或目錄信息都列入歸檔范圍，使其與主文件一并歸檔。

    鑒于目前電子文件和紙質(zhì)文件之間存在優(yōu)缺點(diǎn)互補(bǔ)的狀況，兩者誰(shuí)也無(wú)法完全替代對(duì)方，為此，須采用“雙套制”管理原則，即將同一內(nèi)容的兩種載體文件同時(shí)保存，同時(shí)又使兩者之間建立邏輯聯(lián)系，使利用時(shí)可以相互參照。又由于“雙套制”管理比較繁瑣，成本也高，從實(shí)際出發(fā)，可以將一部分利用頻率低，須發(fā)揮其憑證價(jià)值的文件只保存紙質(zhì)文件；將另一部分利用頻率高，只須發(fā)揮其參考價(jià)值的文件只保存電子文件，由此將雙套保存的范圍最大程度地縮小。因此，新型的《歸檔范圍和保管期限表》可以設(shè)計(jì)為以下格式：

    該格式通過(guò)保管期限欄不同年限標(biāo)注，反映了歸檔文件的三種狀態(tài)：如只標(biāo)紙質(zhì)文件年限的即只歸紙質(zhì)文件；如只標(biāo)電子文件年限的即只歸電子文件；如同時(shí)標(biāo)紙質(zhì)和電子文件年限的即實(shí)行雙套歸檔。此時(shí)電子文件的保管期限應(yīng)較紙質(zhì)文件延長(zhǎng)。該表中的類目號(hào)還可以作為紙質(zhì)和電子文件連接的標(biāo)識(shí)號(hào)，具有一定的檢索價(jià)值。根據(jù)這張表，管理人員可以確定那些文件需要收集積累，并對(duì)它的保管期限一目了然。