電子文件的歸檔

電子文件歸檔可以依照《電子文件歸檔與管理規范》等相關規范執行。

(一)    歸檔范圍

歸檔范圍應參照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規定。此外，還要結合電子文件特點，將下列材料納入歸檔范圍：

1． 歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達電子文件內容的基本格式和有關元數據；

2． 與電子文件有聯系的其他形式重要的文件，如紙質文件、縮微膠片等；

3． 電子文件歸檔時某些環節的成果。

(二)    歸檔方式

電子文件歸檔包括邏輯歸檔和物理歸檔：

1． 邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。

2． 物理歸檔是把計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（二） 歸檔時間

歸檔時間可以分為實時歸檔和定期歸檔：

1．      實時歸檔指電子文件形成后立即歸檔。

2．      定期歸檔是指按照機構有關規定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。

（三） 歸檔具體要求

1．      凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

2．      把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。

3．      推薦采用的載體按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

4．      存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。

5．      特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

6．      將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。

7．      歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁，以件為單位填寫續頁。

8．      對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

9．      歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。