電子文件的收集

（一） 原則

電子文件收集的范圍可按照國家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行，但還應(yīng)考慮到以下因素：

1． 文件的復(fù)雜程度

2． 文件的管理要求

（二）具體要求

1．記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。

2．當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施保證電子文件不被非正常改動，并將其存儲于脫機(jī)保存的載體上。

3．對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

4．收集不同類型電子文件還應(yīng)注明格式、形成軟件及相關(guān)信息，原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式，如不能轉(zhuǎn)換則需將相關(guān)軟件或算法一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT為通用格式，圖像文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體文件以MPEG、AVl為通用格式，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。

5．計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

6．定期制作電子文件的備份，并對電子文件進(jìn)行登記，登記信息與電子文件一同保存。