電子文件的處置
處置方式一般三種:
(一) 銷毀
(二) 在本機構電子文件保存系統內長期保存
(三) 向檔案部門移交
一、 電子文件的保管
(一)特點
1.保管和日常維護的技術難度增加
2.電子文件管理成本增加
3.結構的復雜性影響文件的真實性、完整性與系統性
4.電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素
5.電子文件原始性確認難度較大
(二)電子文件載體保護
電子文件載體保護可以在參照《電子文件歸檔與管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》來開展。
1.歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外,還應符合下列條件:
(1)歸檔載體應作防寫處理,避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
(2)單片載體應裝盒,豎立存放,且避免擠壓。
(3)存放時應遠離強磁場、強熱源,并與有害氣體隔離。
(4))環境溫度選定范圍:17℃~20℃;相對濕度選定范圍:35%~45%。
2.對電子文件的有效性進行保證,具體要求:
(1)歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。
(2)對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發現問題應及時采取恢復措施。
(3)對磁性載體上的歸檔電子文件,應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
(4)檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》。
(三)電子文件信息保護
電子文件信息保護的主要措施有:
1.信息安全防范
2.信息加密技術
3.信息認證技術,包括數字簽名技術、身份識別技術、信息認證等。
4.防治計算機病毒
5.信息備份
6.網絡安全
(四)電子文件的長久保存
選擇合適的載體、數據格式、制定相關標準、運用元數據進行管理是實現電子文件長久保存的基礎性工作,除此以外還應當選擇長久保存的技術(解決方案),當前主要有:
1. 更新
2. 仿真
3.遷移