歸檔的電子文件應經過整理和著錄編輯才能有效利用。整理工作一般由文件形成部門負責，在介質歸檔時對電子文件的載體簡單整理，并在載體或其包裝盒表面貼上標簽、注明編號、項目名稱、題名、密級、保管期限、軟硬件環境等。整理完畢后填寫統一的《歸檔電子文件登記表》。其內容包括電子文件形成單位、硬件環境、軟件平臺、應用軟件、文件題名、形成時間、文件性質、類別、載體編號、保管期限等。歸檔的電子登記表可以電子表格、可由系統根據歸檔電子文件的機讀目錄或著錄信息自動填寫。歸檔時應將電子文件及其機讀目錄、登記表同時移交給檔案部門，數字形式的歸檔電子文件登記表，還應賦有紙張打印功能。