1、保證電子文件格式的統一性。

文本文件：通用格式為：XML、RTF、TXT，并注明文字處理工具，如WORD等。

掃描型電子文件：通用格式為：JPEG、TIFF，如為非通用格式，應轉換為通用格式；當無法轉換時，應收集其相關軟件。

視頻、多媒體、超媒體文件：通用格式為：MPEG、AVI，如為非通用格式，應收集其壓縮算法和相關軟件。

音頻文件：通用格式為：WAV、MP3，同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。

2、保證電子文件真實性。

一是從電子文件生成時就開始對其嚴密監管，建立對各項操作的跟蹤記錄。

二是建立真實性的認定方法和手續。明確檢驗要素，主要是：電子文件生成過程的不同版本；各位責任者的簽署手續；操作處理的權限核對；交接程序審核等。

三是建立鑒定規則和程序。

四是明確執行部門和責任者。

3、保證電子文件完整性。

一是建立電子文件的歸集、積累制度。

二是在電子文件管理系統中設立電子文件暫存空間。

三是對電子文件的背景信息作出規范化的要求，并隨時進行登記。

四是制定電子文件無數據管理規范。

4、保證電子文件收集及時性。

電子文件一般應在電子文件形成或任務完成后及時收集。對于跨年度完成的任務和項目，要分階段收集。