件如何排列

作者：朱文來源：福建檔案

    文書檔案分類排列一定是先分年度。在年度之下，文件量少的單位直接在保管期限（即“最低一級類目”）內按文件形成時間順序排列文件。而文件量大的單位則要先分機構或問題，然后在保管期限之下按文件形成時間順序排列文件。

    福建省規定了一個簡單的辦法，即在分類方案的最低一級類目內，按文件形成時間順序排列。國家檔案局規定，在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列。是否先按事由排列再按時間、重要程度排列？我個人認為，使用計算機管理的采用福建省檔案局規定的做法較好，因為那樣比較簡單。不使用計算機管理的單位，如果不用“問題”作為一個分類層次的，使用“事由”作為一項排列方法較好。在這里的“事由”實際上起第四層次的分類作用，可以克服由于不使用“問題”作為分類層次造成的同一事由的文件的分割，便于查找。

    下面回答一些具體問題。

    有同志問：收發文是混編在一起，按時間順序排列嗎？如果按事由結合時間、重要程度排列，自然會出現許多收發文混編在一起的情況。例如同一事由的請示與批復會排在一起。如果僅僅按文件形成時間順序排列，我個人以為，可以非常“傻瓜”地不分收文與發文，統統按文件形成時間順序排列；也可以分收文、發文兩大塊，先排本單位發文，后排收文。收文先按文件形成單位的級別排序，在同一級別內按文件形成時間順序排列。

    又有同志問：不同序列發文字號的文件混編在一起嗎？我個人以為，在發文中可以先把同一序列的發文字號排列在一起（如閩科綜、閩科辦、閩科函，等等），同一文號內再按發文時間順序排列。這樣排列，整理和查找都很方便。

    有同志問：國家和福建省都規定，會議文件、統計報表、非訴訟案件等成套文件可集中排列。那么，這些文件材料排在哪里呢？我以為，應以一套文件材料中最后形成的那一份文件的形成時間作為排列的時間。實際上此時的一套文件相當于一份文件，最后一份文件的形成時間相當于一份文件的最后的領導簽發時間。

    各位看官可能注意到這里多處使用“我個人以為”的字眼，因為在特別細節的問題上國家和省都不可能作規定，只能依靠檔案人員個人去把握。

    如何把握？一是要在把握“按文件形成時間順序排列文件”這個簡化整理基本原則的同時，把握“保持文件之間的歷史聯系”這個檔案整理的基本原則，使檔案整理結果盡量接近于文件形成的原始狀態。二是要保持整理方法的穩定性，形成一個具有科學的邏輯聯系的穩定的文件管理架構，以有利于檔案的保管和利用。