檔案工作標準概述

一、檔案工作標準的涵義

“標準”一詞，從語義上講，是指“衡量事物的準則”或“榜樣”、“規范”之義。在公元前1500年的古埃及紙草檔案中就有關于醫方的計量方法的標準，這是現存最早的標準。1901年，英國成立了第一個全國性標準化機構，同年，第一個具有現代意義的標準問世。此后，世界上許多國家都陸續成立了自己的標準化組織。我國于1957年成立了國家標準局，并于1958年頒布了第一批標準。國際標準化組織ISO(1947年成立)和國際電工委員會IEC(1906年成立)，它們所制定的標準或者由它們批準的標準都具有廣泛的國際影響。在實踐意義上，標準是對需要協調統一的事物或概念所做出的統一規定。《簡明檔案學詞典》對“標準”一詞的解釋為：“對重復性事物和概念所作的統一規定。”它是以科學技術和客觀實踐經驗為基礎，經過有關方面的協調統一，由公認的機構批準，并以特定的形式發布，作為各有關方面共同遵守的行為準則。其目的是為了獲得最佳工作、生產、科研的秩序和社會效益。由此可見，標準概念的基本涵義是：第一，其工作對象必須是需要協調統一的事物，而且該事物要具有重復性、多樣性的特征；第二，它必須以較普遍的社會實踐經驗為基礎，而不能以一時一地的局部經驗為基礎制定；第三，它需要通過有關方面協調統一，以期達到先進、合理、客觀可行的目標；第四，它需要經過社會公認的機構批準，并以特定形式發布，才能在一定工作領域內發揮作用；第五，制定它的目的是為了獲得最佳的經濟與社會效益，建立最佳的工作秩序，保證有關工作沿著良性的發展軌道運行；第六，它的制定必須依據《中華人民共和國標準化法》(以下簡稱《標準化法》)的有關規定來進行。

檔案工作標準，是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱；它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和 P170 依據。就本質而言，檔案工作標準是一種“統一規定”，是各有關方面需要“共同遵守”的行為準則和依據。目前，我國已經公布了一批檔案工作標準，其中既有國家標準，也有行業標準和地方標準。

檔案工作標準與檔案工作法規既有共同點，也有一定的區別。其相同之處在于：它們都是由國家權威機構發布的，均是檔案事業建設中各有關方面需要共同遵守的行為準則；強制性標準與法規一樣，也需要借助國家的強制力來保證其實施。但是，檔案工作標準和法規在產生的基礎、性質、強制力、內容等方面是有所不同的。檔案工作標準是以科學、技術以及普遍性的檔案工作經驗的綜合成果為基礎，在各有關方面協商一致的前提下制定并實施的；檔案法規卻往往是統治階級利益的反映，并以確認、保護和發展對統治階級有利的社會關系和秩序等為目的。檔案法規在法定范圍內是強制執行的行為規范；而檔案工作標準依據《標準化法》一一的規定精神，大多是推薦性的標準，這類標準是指國家鼓勵、自愿采用的具有指導作用的行為準則。另外，檔案工作標準的主要對象與內容側重于業務性、技術性領域，注重操作性、技術性行為的統一和規范；檔案法規的對象與內容則側重于較宏觀的方面，原則性和穩定性較強。根據《標準化法》的規定，有關標準的主管部門應定期對所制定的標準進行復審，復審周期一般不超過5年。

二、檔案工作標準的種類、屬性與作用

檔案工作標準的具體表現形式是各種相關的標準文件(或稱標準文獻)，是指按照規定的工作程序制定，經公認權威機構(主管機關)批準的一整套在文件與檔案工作范圍內必須執行的規格、規則、技術要求等規范性文件。

(一)檔案工作標準的種類

第一，按照標準的性質，可以分為管理標準和技術標準。

目前我國及國際檔案工作組織制定的標準大多數屬于技術標準，如《國際標準——檔案著錄規則(總則)》(2000年9月第二版)、《檔案著錄規則》、《照片檔案管理規范》、 《全國革命歷史檔案采集標準》、 《電子文件歸檔與管理規范》等。

第二，按照標準的實際法定效力，可以分為強制性標準和推薦性標準。

強制性標準是指保障國家檔案財富安全的標準和國家通過法律、行政法規規定強制執行的標準；其他標準均為推薦性標準。國家檔案局將全部檔案工作的國家標準和行業標準界定為推薦性標準，并規定今后通過全國檔案工作標準化技術委員會審查上報的檔案工作標準都作為推薦性標準。

第三，按照標準的相關程度，可以分為正式標準和參照標準。

正式標準是指檔案工作標準中同檔案、檔案管理直接相關的標準，如通過全 P171國檔案工作標準化委員會會審上報，并得到批準的各種檔案工作標準；國際檔案工作組織制定的檔案工作標準等。參照標準是指由于目前尚無正式的檔案工作標準可循，而不得不借鑒的其他行業制定的相關工作標準，如《國際通用機讀目錄格式》、《IS02709信息交換格式》、《GB2910書目信息交換用磁帶格式》，及相關的科技文件標準等。

第四，按照標準的適用范圍，可以將其劃分為國際標準、區域性標準、國家標準、專業或行業標準、企業標準等。

(1)國際標準，是指經過國際上的權威性組織制定，在國際上得到普遍承認和通過的標準。如1994年由國際檔案理事會正式頒布的《國際標準——檔案著錄規則(總則)》，經過國際檔案界的通力合作與國際檔案理事會著錄標準現行委員會為期4年的修訂，于2000年9月于西班牙召開的第十四次國際檔案大會上又正式頒布的第二版，就屬于這種類型的檔案工作標準。1995年國際檔案理事會批準通過并出版了由該理事會的檔案著錄標準化委員會制定的《國際檔案標準團體、個人和家族檔案規范記錄》，這也屬于國際標準。這些標準的制定，為各國檔案著錄工作的標準化提供了基本的行為規范。

(2)區域性標準，也稱“國際區域性標準”，是指只適用于世界某一區域的、經過世界區域性標準化組織通過的標準。這些組織主要有：歐洲標準化委員會、歐洲電工標準化委員會、經互會標準化合作常設委員會、太平洋地區標準會議、亞洲標準咨詢委員會、泛美技術標準委員會、非洲標準化組織等。

(3)國家標準，是指對全國經濟、技術發展有重大意義，必須在全國范圍內統一的標準。我國制定的檔案工作國家標準包括：GB／T9705—88《文書檔案案卷格式》、GB／T11821—89《照片檔案管理規范》、GB／T11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、GB／T13967—92《全宗單》、GB／T13968—92《檔案交接文據格式》、GB／T15021—94《縮微攝影技術用35mm卷片拍攝技術圖樣和技術文件的規定》、GB／T--94《檔案分類標引規則》、GB／T18894—2002《電子文件歸檔與管理規范》等。

(4)專業標準(行業標準)，是指由專業主管部門批準、發布，在該部門范圍內統一的標準。一般而言，這種標準在一個特定的行業范圍內也具有一定的約束力。如DA／T1—92《檔案工作基本術語》、DA／T18—1999《檔案著錄規則》、 DA／T19—1999《檔案主題標引規則》、DA／T20·l一1999《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案著錄細則》、DA／T20·2—1999《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案主題標引細則》、DA／T20·3—1999《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案分類標引細則》、DA／T20·4—1999《民國檔案目錄中心數據 P172 采集標準民國檔案機讀目錄軟磁盤數據交換格式》、DA／T22—2000《歸檔文件整理規則》、DA／T29—2002《檔案縮微品制作記錄格式和要求》、JGJ25—86《檔案館建筑設計規范(試行)》等。檔案工作行業標準覆蓋面涉及檔案的術語概念、整理、保管、利用和現代化管理等方面。

(5)企業標準，是指在企業內部遵守的技術標準。各企業對未發布有國家標準和專業標準的產品、工程等，就其有關質量、規格和檢驗方法等做出技術規定，經主管部門審批實施。其內容應當服從于國家標準和專業標準，也可制定高于國家標準或行業標準要求的技術標準，以改進企業生產技術與提高管理水平，增強企業的市場競爭力。各企業在檔案工作方面，也可以依據國際標準、國家標準、專業標準，制定水平更高的企業檔案管理標準和技術標準。如目前有的企業依據IS09002的要求，制定了適合國際市場競爭需要的檔案工作標準。

(二)檔案工作標準的屬性

檔案工作標準同其他社會行業所制定的工作標準一般均具有以下幾方面的特征：

第一，標準的制定與審核或批準等工作程序，都有專門的規定。

第二，標準都有固定的代號，格式整齊劃一。

第三，檔案工作標準是從事文件管理和檔案管理的共同依據，在一定條件下具有法律效力，并且具有一定的行為約束力。

第四，檔案工作標準的時效性較強，它是以某個歷史階段的檔案工作實踐水平為基礎的，所以，一般都同當時的最先進的技術和管理方式存在一定的距離，隨著檔案工作實踐的發展和新技術、新方法的采用，標準需要不斷地進行修訂、補充、替代或廢止。

第五，標準內容有相對專一性，一個檔案工作標準一般只解決一個實踐性的問題，文字要求準確簡練。

第六，標準依據其不同的種類和級別在不同的范圍內貫徹執行，具有較強的可操作性。

第七，檔案工作標準多數屬于推薦性標準，各地各部門在采用標準的時候，具有更大的靈活性。

(三)檔案工作標準的作用

1．協調作用

因為檔案工作標準的針對對象具有重復性和多樣性的特征，所以，為了使某一方面的工作在整體上先進、合理和可行，就必須以所制定的有關標準和法規等為依據，進行相應的規范控制。 P173

2．簡化作用

采用文檔一體化管理模式之后，對于過去文件管理與檔案管理分開進行時的一些重復性的工作內容，可以通過制定相關的管理標準，簡化其中的多余的、重復的、低功能的工作環節，從而使文檔一體化管理系統的整體功能得到提高，性能得到改善和優化。如以往的一些繁瑣的文件與檔案整理環節的內容，就可以通過制定相應的工作標準，使之得到簡化；以往的重復登記環節，也可以通過標準的制定，使之得到簡化；以往的電子文檔信息的刪除與檢索階段的重新錄人工作，也可以通過制定相關的管理性工作標準，使文件生成階段產生的信息得以保存，并轉化為相應的標準格式存儲起來，以備將來的檔案全息檢索之用。

3．統一與優選作用

采用檔案工作標準，可以對文件與檔案工作領域同一性質對象的兩種以上的概念表達方式、技術指標、工作流程、工作方式，通過選優，確定一種或幾種較為科學、先進、合理的方式、指標、流程等，從而使整個檔案工作的效率得到提高。隨著我國檔案事業的發展和國際間檔案工作信息交往的不斷擴大，檔案工作領域需要統一的對象越來越多，統一的范圍也越來越大，如檔案工作術語、標識符號、代號代碼、工作流程、技術指標等。尤其是電子文件的異軍突起，迫切需要國際有關部門及時制定相應的技術標準和管理性標準，以便規范和統一人們對電子文件的生成、使用和管理的活動。