作者：阿德里安·斯蒂爾 維基

 

   

    目前，英國(guó)郵政服務(wù)公司的檔案工作由英國(guó)郵政博物館和檔案館負(fù)責(zé)，此前，是由英國(guó)皇家郵政集團(tuán)、英國(guó)郵政服務(wù)運(yùn)營(yíng)商這兩家不久前完成私有化改革的公司負(fù)責(zé)的。2015年6月，英國(guó)郵政博物館和檔案館更名為郵政博物館。2017年春天，博物館（檔案館）新址已開(kāi)門迎客，成為倫敦最新的地標(biāo)景點(diǎn)之一。

郵政檔案管理模式的演變

    英國(guó)郵政系統(tǒng)檔案管理采取信托模式的歷史可以追溯至20世紀(jì)90年代，當(dāng)時(shí)，國(guó)家郵政辦公室是一家深陷財(cái)務(wù)混亂局面的國(guó)有集團(tuán)。集團(tuán)檔案管理由公司秘書辦公室下設(shè)的一個(gè)小部門負(fù)責(zé)，郵政檔案作為政府文件，遵照英國(guó)公共檔案法案對(duì)其進(jìn)行選擇、保存、編目及利用。

    2001年，英國(guó)工黨責(zé)令將郵政服務(wù)集團(tuán)轉(zhuǎn)制，成立了“運(yùn)遞者”公共有限責(zé)任公司，英國(guó)政府持有其全部股份，公司主要開(kāi)展3項(xiàng)業(yè)務(wù)，即皇家郵件信件服務(wù)、郵政辦公室柜臺(tái)服務(wù)、郵政大包裹服務(wù)。正是在這個(gè)時(shí)期，信托模式開(kāi)始發(fā)展并引起關(guān)注。需要說(shuō)明的是，“運(yùn)遞者”公司產(chǎn)生的仍是公共文件，此時(shí)英國(guó)皇家郵政集團(tuán)和郵政辦公室各分支已經(jīng)分離，皇家郵政集團(tuán)完成了私有化并不再產(chǎn)生公共檔案。

    21世紀(jì)初，到了必須做出改變的時(shí)候。“運(yùn)遞者”公共有限公司的財(cái)務(wù)狀況陷入持續(xù)危機(jī)，這是一個(gè)重要誘因。作為一家公共有限公司，不太可能向外部求援，維護(hù)自身的檔案和博物等文化遺產(chǎn)，加上工作表現(xiàn)不佳、項(xiàng)目冗余、停止招聘專業(yè)人員等問(wèn)題嚴(yán)重影響了遺產(chǎn)服務(wù)的開(kāi)展，大量館藏可能因此陷入極端險(xiǎn)境。

    在綜合考量多種方案之后，一家慈善信托機(jī)構(gòu)成立了。2004年春天，檔案和博物工作人員轉(zhuǎn)入信托機(jī)構(gòu)任職，不久后，英國(guó)郵政博物館和檔案館誕生了。值得注意的是，公司檔案的所有權(quán)并未隨之轉(zhuǎn)移，所產(chǎn)生文件材料屬于國(guó)家公共文件的法定地位并沒(méi)有變；部分檔案的所有權(quán)是混合所有制，一些是王室擁有的，另一些歸皇家郵政公司所有。檔案所有權(quán)未隨之轉(zhuǎn)移也符合雙方的意愿，出于不破壞文件“連續(xù)性原則”，英國(guó)郵政博物館和檔案館并不想擁有這些檔案文件的所有權(quán)，而皇家郵政公司也不想放棄對(duì)這部分檔案的所有權(quán)。雙方并未簽訂長(zhǎng)期管理協(xié)議，而是采取預(yù)付費(fèi)、半年一簽服務(wù)合同的方式進(jìn)行合作。

慈善信托管理模式的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇

    我們10多年的管理實(shí)踐表明，通過(guò)慈善信托方式管理檔案存在一定風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇。風(fēng)險(xiǎn)之一是，在檔案館和博物館合并后，檔案館藏面臨著被歸入博物館文物范疇且喪失獨(dú)立地位的可能。實(shí)際上，檔案館在合并后的機(jī)構(gòu)中扮演著重要角色，創(chuàng)造的價(jià)值比人們普遍認(rèn)為的要大得多。另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是，機(jī)構(gòu)獨(dú)立會(huì)導(dǎo)致來(lái)自原有集團(tuán)支持網(wǎng)絡(luò)的中斷。慈善信托單獨(dú)擁有的資源相對(duì)有限，無(wú)法與母公司擁有的巨大資源相匹敵，如果是在獨(dú)立前，一旦發(fā)生問(wèn)題，母公司會(huì)想盡辦法化解危機(jī)。另外，如果將檔案業(yè)務(wù)外包，母公司則有可能忘記檔案部門的存在，檔案部門若無(wú)法及時(shí)提供母公司所需檔案，自然也無(wú)法獲得其相應(yīng)的幫助。隨著時(shí)間的推移，未來(lái)產(chǎn)生檔案的連續(xù)性可能受到影響，檔案資源無(wú)法利用也將導(dǎo)致服務(wù)信用缺失。但風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇往往具有兩面性，獨(dú)立的同時(shí)也能帶來(lái)自由。最大的自由體現(xiàn)在，信托機(jī)構(gòu)在花錢和行事時(shí)不必考慮母公司管理團(tuán)隊(duì)的政策、采購(gòu)程序、等級(jí)制度等。另外，在提供員工服務(wù)、招聘專業(yè)管理人員、減少人員冗余等方面擁有很大自由度。還有，在資金募集增收方面，信托機(jī)構(gòu)可以全權(quán)代表檔案館的利益，不受母公司的掣肘，在充分考慮檔案館實(shí)際需求的基礎(chǔ)上建設(shè)新館就是一個(gè)最佳例證。

    我們的信托機(jī)構(gòu)還建立了一個(gè)獨(dú)立的、慈善性的貿(mào)易公司——郵政遺產(chǎn)服務(wù)有限公司。針對(duì)檔案和文件管理開(kāi)設(shè)付費(fèi)服務(wù)，公司從多渠道創(chuàng)收，而這比收入將捐給慈善信托機(jī)構(gòu)。通過(guò)郵政遺產(chǎn)服務(wù)有限公司的運(yùn)營(yíng)，信托機(jī)構(gòu)能做許多過(guò)去想做而不能做的事，慈善機(jī)構(gòu)還不會(huì)被卷入商業(yè)活動(dòng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)之中。另外，可以為董事會(huì)招聘非行政領(lǐng)導(dǎo)，從而加強(qiáng)可用人才的力量。影響郵政遺產(chǎn)服務(wù)有限公司創(chuàng)收的多寡在于是否能夠從檔案館藏中挖掘有效知識(shí)財(cái)產(chǎn)，顯然，這些隱性的知識(shí)資產(chǎn)并不是唾手可得的。公司還開(kāi)發(fā)制作電影DVD、撰寫銷售書籍、銷售郵政產(chǎn)品等，在過(guò)去10年里，公司為信托機(jī)構(gòu)帶來(lái)了幾十萬(wàn)英鎊的收益。

    我們意識(shí)到，脫離母公司后可能面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，因此，必須大力開(kāi)展有關(guān)遺產(chǎn)方面的內(nèi)部宣傳。比如，信托機(jī)構(gòu)可以通過(guò)舉辦一些受眾廣泛的展覽等“開(kāi)門”活動(dòng)，借機(jī)將母公司作為資方成功管理檔案的形象和遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)宣傳出去。對(duì)內(nèi)明確慈善信托機(jī)構(gòu)的地位意味著：公司能夠降低業(yè)務(wù)成本并從外部獲取更多資金；當(dāng)母公司出現(xiàn)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)管理需求時(shí)，信托機(jī)構(gòu)是其不二選擇。我們與母公司簽訂合同，保障多勞多得，如在一些特殊的建設(shè)項(xiàng)目中，我們可能會(huì)在員工離開(kāi)后負(fù)責(zé)檔案收尾工作等。我們還要在更廣泛意義上參與公司內(nèi)部股東事務(wù)，采取行動(dòng)將政府有關(guān)部門拉入我們的“朋友圈”，以便在企業(yè)私有化改革到來(lái)時(shí)為公司爭(zhēng)取到最積極的結(jié)果。對(duì)外，我們高調(diào)行事，直接或間接地為募捐活動(dòng)爭(zhēng)取更多支持，增加機(jī)構(gòu)的曝光度，還能充分利用信托機(jī)構(gòu)的“自由度”，直接對(duì)接新聞媒體，不單純依靠母公司的新聞辦公室來(lái)做宣傳。從公司的利益出發(fā)，我們可以結(jié)合媒體的興趣點(diǎn)，而不僅是堅(jiān)持公司的既定套路做推廣和宣傳。最終，通過(guò)積極表現(xiàn)，我們可以獲得更多合作機(jī)會(huì)。

一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)

    過(guò)去10多年的管理實(shí)踐表明，我們信托管理服務(wù)的運(yùn)營(yíng)模式是奏效的。母公司作為資方為信托機(jī)構(gòu)設(shè)定了每年目標(biāo)，我們定期向資方報(bào)告工作情況，與母公司保持密切聯(lián)系，從而降低被孤立的風(fēng)險(xiǎn)。英國(guó)有關(guān)法規(guī)明確，英國(guó)郵政辦公室和皇家郵政公司可以將其檔案遺產(chǎn)的維護(hù)交由信托機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，依托我們?cè)凇皺n案市場(chǎng)”中占據(jù)的有利地位，協(xié)助他們進(jìn)行文件管理和信息治理。

    我們都清楚，無(wú)論對(duì)于慈善信托還是遺產(chǎn)服務(wù)公司，擁有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富且盡職盡責(zé)的受托人或董事有多重要。受托人有明確義務(wù)單獨(dú)代表慈善機(jī)構(gòu)的最佳利益，確保檔案作為一項(xiàng)國(guó)家資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)和管理。從慈善委員會(huì)的需求和公共利益出發(fā)，他們鼓勵(lì)信托機(jī)構(gòu)不僅局限于與母公司簽訂的合同條款，還要通過(guò)努力促進(jìn)更廣泛的檔案利用，充分發(fā)揮檔案的作用。另外，受托人要確保檔案工作與博物館服務(wù)管理同步推進(jìn)、獨(dú)立運(yùn)營(yíng)。

    信托機(jī)構(gòu)除了通過(guò)多種渠道創(chuàng)收，最重要的職責(zé)是保管好總長(zhǎng)2.5英里、超過(guò)400年歷史的檔案。作為“倫敦首都計(jì)劃”的一部分，我們努力促成了一項(xiàng)檔案館的長(zhǎng)期合作項(xiàng)目。在英國(guó)遺產(chǎn)彩票基金會(huì)的支持下，簽署了一份有效期至2040年的合約，這意味著檔案館將持續(xù)獲得定額的財(cái)政資金保障。當(dāng)然，我們也不能驕傲自滿，仍要努力作出突出業(yè)績(jī)，創(chuàng)收增效，繼續(xù)保持迄今為止的領(lǐng)先地位。

    結(jié)合10年多的經(jīng)驗(yàn)，我們建議，新成立的信托機(jī)構(gòu)要與母公司始終保持良好關(guān)系，不要孤注一擲并始終保持孑然一身；充分利用母公司提供的便利條件的同時(shí)，遠(yuǎn)離各種束縛，主動(dòng)行使權(quán)力；在留住內(nèi)部?jī)?yōu)秀員工的同時(shí)不斷招賢納士；最重要的是，隨時(shí)準(zhǔn)備好遭遇挫折，迎難而上。 楊太陽(yáng) 編譯

    （作者分別為英國(guó)郵政博物館館長(zhǎng)及檔案和文件管理部主管）

    

 

原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2018年2月12日 總第3181期 第三版