內容摘要  本文以傳統檔案館的職能為出發點，立足現代檔案管理業務的特點和信息化應用不斷深化與發展的潛在需求，分析數字檔案館建設的目標和功能；針對信息化工程技術難度大、復雜程度高等特點，基于IT最新服務與管理理念，探討數字檔案館共建共享的建設思路和持續發展的機制保障，研究服務型數字檔案館的共享機制和運營模式。

關鍵詞  數字檔案館  檔案信息化  電子文件歸檔  館藏數字化

建設數字檔案館，必須理解其內涵，明確其定位，梳理其業務，研究其方法，正確處理數字檔案館與傳統檔案館之間的互動與依賴關系，才能少走彎路，避免投資浪費，取得良好效果，保障其發展的持續性和有效性。

一、數字檔案館的目標定位

建設數字檔案館的最終目的是為現代檔案管理工作提供科學有效解決方案。網絡信息技術的飛速發展為數字信息的形成、傳播、組織、存儲、管理和利用提供了現代化的手段和方法。一方面，各行各業信息化及其快速發展已經形成了大量的電子記錄，其網絡存儲占用空間正在成倍增長，其中具有憑證、參考和廣泛利用價值的反映社會真實活動的數字化信息需要整理歸檔并作為檔案實施長期永久保管并提供更廣范圍的信息利用；另一方面，借助于信息技術手段提高檔案文獻的社會服務效用，開展傳統檔案館館藏資源的開發也成為必需，館藏檔案數字化工作的大力開展也逐漸會形成越來越多的數字化檔案信息。這些數字化檔案信息是人類從事各項社會活動的真實記錄，是社會發展過程中能增值、可再生的國家信息資源。

因此，充分利用現代高科技手段和方法，跟蹤和記憶信息社會的發展歷程，保障數字檔案資源能夠實施集中、統一、標準、規范的保存和管理，為檔案工作者開展現代檔案管理提供信息化手段和方法，為數字檔案資源提供一個長期永久的保存基地，為檔案工作者提供開展檔案的接收、管理、利用、鑒定、編研、展示的信息服務平臺應是數字檔案館建設的總體目標。使得現代檔案工作者使用數字檔案館應能達到以下遠景目標： 

（1）擁有統一數字檔案存儲標準和管理規范，確保檔案館之間的信息能夠交換與共享。通過不斷地制定和完善用于分類、歸檔、整理、接收、保存、管理、利用和展示數字檔案信息的標準體系與規章制度，實現對數字檔案資源的規范化管理，制定長期永久保存的策略和計劃，確保國家數字檔案資源的集中控制和有效管理。

（2）保障歷史記憶的真實、完整和有效性。通過持續研究和跟蹤數字信息的長期保存技術、應用系統升遷特點，監控電子文件形成過程，接收應歸檔保存的各類電子文件及其元數據進館，實現對任何形式的電子文件原始狀態信息的真實保存。

（3）提供數字檔案信息的交換與轉換功能。通過信息交換和數據處理，一方面實現對新接收的各類檔案的數據轉換、數據遷移，達到集中統一保管的目的；另一方面實現與其他類型檔案信息資源之間的信息交換與共享。

（4）維護信息系統的持續運行與升級擴展。管理一個一致的、通用的、可持續發展的檔案信息管理與服務平臺系統來支持數字檔案資源的持續積累、有效管理和廣泛利用。

（5）做好電子文件的前端控制。與電子文件形成者相互配合，從利于檔案長期管理和方便利用的后保管需求出發，制定相關的政策、制度和技術條例來負責監督電子文件的產生、積累、整理、分類和歸檔移交等工作。

（6）確保檔案信息利用的高效性。保障所有需要并符合條件的人在任何時間、任何地方都可以有機會使用最好的工具來找到與使用數字檔案館所保存的文件。

（7）保障檔案數據的安全性。通過采取各種安全策略、方法和技術，保障數字檔案資源在接收、存儲、處理和提供利用過程中不被篡改、不被偷竊、不感染計算機病毒，并能正確、有效地存取和訪問。

（8）實現與傳統檔案館間的互動與互補。傳統檔案館的工作人員成為數字檔案館的最終用戶，利用數字檔案館實現電子文件全生命周期的管理，將館藏檔案數字化加工后生成的數字檔案資源納入數字檔案館的全局管理范疇。

（9）擁有最新技術能力。跟蹤和不斷使用最新技術，開發和保持捕獲、保存、描述、訪問和適當處理任何數字檔案資源的接收、管理和提供有效利用的技術能力。

（10）獲得廣泛的支持。通過聽取檔案館的各類用戶需求，滿足各類檔案管理用戶的需求和尋求用戶反饋，不斷改進服務職能提高服務質量，使數字檔案館擁有廣泛的支持；通過與科研機構及IT服務團隊緊密合作，獲得更廣發信息技術領域專家和工程師的支持，保障數字檔案館在IT技術支持方面的最新拓展和持續發展。

二、數字檔案館功能定位

數字檔案館與傳統檔案館分別以數字、紙質形式記載信息社會的發展歷史，二者之間緊密關聯，既相對獨立，又互相依賴，不能完全分離；數字檔案館離開傳統檔案館，就成為無源之水、空中樓閣；傳統檔案館離開數字檔案館，其現代檔案管理的業務工作也會陷入困境。《中華人民共和國檔案法》規定：檔案館是永久保管檔案并向社會提供服務的、單獨設置的、集中管理檔案的文化事業機構，檔案館負責收集、整理、接收、保管和提供檔案利用。依據檔案館的基本功能，可定位數字檔案館的功能為：

（1）數字檔案館是網絡信息社會的數字記憶館。它是信息社會中人類在各個領域從事各項活動的歷史見證，通過收集、接收、整理、整合與編研等工作不斷豐富館藏數字化資源，為社會積累越來越多的財富。

（2）數字檔案館是數字化檔案資源的終極保管基地。它能夠為數字化檔案資源提供集中、統一、長期保存的網絡空間，通過實施各種安全措施保障數字化檔案的真實、完整與有效可用，維護歷史記錄的原始性。

（3）數字檔案館是一組標準規范的集合體。它將來自各行各業、各種信息化業務系統中的、以各種類型格式保存的電子記錄，能夠轉換成統一標準的數字化檔案文件格式進行組織、存儲和管理，并提供統一的、規范的訪問機制。

（4）數字檔案館是一個集成化的檔案業務運行平臺。它通過網絡為檔案工作者提供數字化檔案資源的收集、鑒定、接收、整理、分類、存儲、交換、傳遞、發布、檢索、查詢、統計、打印等各種業務操作。

（5）數字檔案館是檔案事業服務于社會的信息門戶網站。它為國家、政府、機構和個人提供開放檔案的即時查詢、檢索與瀏覽，提供受控檔案的限制利用服務，提供主題檔案的集成化共享和系統化展示服務等功能。

（6）數字檔案館是展示歷史、傳承文化及開展宣傳教育的數字信息服務基地。它通過網絡為史學家和各種研究人員提供開展史料編纂、文獻整理與檔案編研等的各項服務，將開放檔案及各類編纂成果展示于社會，服務于人類。

（7）數字檔案館是一個持續運行和動態擴展的組織。它提供對軟硬件基礎支撐平臺的不斷擴展、對標準規范的不斷擴充，對業務平臺的不斷升級，對運行維護的不斷發展，對信息技術的持續跟蹤，對數字化檔案資源的真實、完整與有效提供安全保障等的各種能力。

（8）數字檔案館是傳統檔案館在數字時代的孿生姊妹。雙方通過“雙軌制”并行運作，共同記載信息社會的發展足跡，共同傳承人類社會的文明歷史。

三、數字檔案館的建設與發展

數字檔案館是網絡信息社會和知識經濟時代記憶和傳承人類文明的網絡載體，它的建設思路與管理方法、運行模式和服務機制應有別于傳統檔案館。建設數字檔案館應立足于系統工程、信息工程和檔案管理學基礎理論，結合檔案信息化建設的工程實踐，遵循戰略觀、信息論、整合觀、集成論等現代管理思想和實踐應用方法，立足國家檔案資源全局管理的“頂”層需求和戰略部署，對全國數字檔案館的管理體制、功能模型、數據結構、組織變革、標準規范和運行模式等進行統籌規劃，確立數字檔案館建設的國家戰略和頂層框架，以指導各省市數字檔案館的規劃與實施，打破當前自下而上的基層推動模式，樹立整體觀念和全局意識，堅持節約型社會建設與發展的基本原則，以低成本、高效率、共建共享的組合模式保障數字化檔案信息的安全與信息系統的高可用性，實現信息技術與檔案業務的緊密結合與互動發展，確保數字資源存儲系統的部署更能夠符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障信息技術更有效地為檔案工作服務，推動檔案事業持續發展。

（1）共同建設、共享使用是數字檔案館建設的科學、高效模式。數字檔案館建設是一項復雜的、長期的系統工程，不可能一蹴而就，僅僅依靠檔案機構工作人員的努力是很不夠的，更需要依靠掌握技術、精通業務、綜合素質高、管理能力強、業務水平高的復合型人才和多方面的社會力量來共同參與。共性是共建的前提，共建是共享的基礎。檔案業務的規范性及其工作流程的確定性決定了電子文件歸檔、館藏檔案數字化、檔案信息服務、開放檔案信息發布、數字檔案信息的整合、集成與共享等信息系統的建設是能夠基于一個通用的軟件基礎架構和服務平臺來實現，即使不同檔案門類的信息標引、著錄項、數字化存儲格式等有所差別，也能夠實現集成化的統一管理。各級各類檔案館及各門類檔案業務工作的這一共性特點決定了數字檔案館基礎結構的通用性，這為在檔案機構內部開展數字檔案館應用系統的協同共建提供了良好的依據。當然，多機構共同建設數字檔案館，需要在國家檔案局的統一領導、監督管理和科學指導下，首先應大力開展各門類數字化檔案的存儲格式、存儲標準、訪問模式、管理規范等的信息存取標準體系的建設，作為開展數字檔案館工程的指導性文件，以保障建設過程中有章可循；其次應基于IT服務管理理念，制定以服務為導向的開放式數字檔案館的基礎設施和應用系統的框架體系，以保障數字檔案館軟硬件系統的整體集成性和動態擴展性，以及組成數字檔案館的各類IT資源能夠得到更廣范圍的共享使用。

依據共建共享的總體原則建設數字檔案館，應在國家檔案局的統一領導和組織管理下，采取頂層規劃、標準先行、分工協作、分步實施的指導思想。①制定標準，并隨著系統的建設逐漸擴展和完善。包括數字化檔案信息的接收、存儲、管理、提供利用、IT資源選購、搭建、運行維護以及數據封裝、數據組織、數據存儲、數據訪問相關的技術標準和管理規范，形成支撐數字檔案館集成運行的基礎體系結構，確保數字化檔案資源的統一格式存儲與訪問；②建立同構平臺，強化應用軟件的通用性。應用軟件系統的建設可以考慮以省/直轄市為單位進行立項，集中各地區的現有的軟硬件資源及人才優勢，針對現代檔案管理業務中的電子文件歸檔、館藏數字化、檔案資源綜合管理、開放檔案的信息服務、檔案編研成果上網公布、展示等業務主線，分別開展適合于各業務環節的各類信息資源管理分/子信息系統的規劃與設計、研發與實現、應用與實施，做到各類分/子系統的一次開發，多地區共享使用，從而大大提高數字檔案館系統建設效率、縮短研發周期的同時，提高國家信息資源的共享程度。

（2）強化IT集約化服務是數字檔案館持續發展的重要保障。IT集約化服務是IT服務管理的最新理念，是節約型社會信息化系統建設與應用拓展的主流服務趨勢。它通過IT資源的集中建設、IT服務質量的高效加強、IT技術含量的累積增長以及IT基礎設施的滾動建設與升級擴展等機制，來提高信息化建設與應用實施的投資回報率和持續發展效應，以適應和諧型、節約型、發展型、信息資源廣泛利用型信息社會的發展特點。如果能夠基于IT服務管理理念實施數字檔案館的IT資源集約化共建與共享，不僅能夠緩解檔案信息化建設中因技術人員與業務工作者認識不統一而產生的各種制約數字檔案館持續建設與滾動發展的矛盾，而且還能夠保障數字檔案館各類基礎設施和應用系統的高效率，甚至可以通過以低收入的IT資源應用服務方式確保數字檔案館的滾動建設和持續發展。

數字檔案館的建設、應用與維護等工作與信息技術的發展及信息化專業人才有著密切的關系，這就決定了數字檔案館的運營模式將有別于傳統實體檔案館，經營管理數字檔案館的工作團隊也需要擁有檔案業務和信息技術雙重背景知識。以國家檔案資源戰略發展角度來看，迫切需要研究一套適合于數字檔案館運營發展的新模式，特別是應遵循我國節約、和諧、共建、共享的科學發展觀，打破以往的圍繞單個實體檔案館而開展的孤島建設模式。這里作者試圖探討一種IT資源集中控制、IT服務統籌管理的數字檔案館運行機制和管理模式，通過建立國家級、省市級的梯隊式的數字檔案館IT服務中心，為全國的檔案工作提供開展現代檔案管理業務的網絡化檔案信息管理與服務平臺，為國家檔案資源的統籌管理和長期保存提供信息技術方面的專業化服務。

IT集約化服務型數字檔案館的運營模型

從圖中可以看出，IT集約化服務型數字檔案館將數字檔案館建設、使用和發展過程中與信息技術相關的軟硬件基礎設施的架構、應用軟件的研發、信息系統的實施、數字檔案館的運行維護、滾動發展以及數字檔案資源管理等技術性較強的工作從傳統檔案館中剝離出來，將數字化檔案信息的安全保障、永久保存、集成共享、傳遞處理、網絡訪問、完整有效等眾多技術性工作實行集中控制和統籌管理，建立以精通信息技術、跟蹤檔案業務及信息技術發展的，并能夠將檔案工作與信息技術融會貫通使用的檔案工作者團隊，面向現代檔案管理業務提供專業化的IT集成服務。

1．規劃服務：從國家信息化、各行各業信息化及和檔案信息化發展全局角度，對數字檔案館的建設實施總體規劃，基于頂層設計方法從檔案業務和信息技術綜合應用方面策劃數字檔案館的建設、運行與發展戰略，全面指導數字檔案館服務平臺系統的建設與實現。

2．業務服務：從檔案信息資源的收集、管理、開發、利用等基本業務需求出發，研究現代檔案工作的業務模型，梳理現代檔案管理的業務流程，為各檔案館采用信息化手段開展檔案業務工作提供業務咨詢和流程梳理服務，這是各傳統檔案館利用服務型數字檔案館平臺建立數字檔案館系統的前提性和基礎性工作之一。

3．研發服務：從數字檔案館的軟硬件基礎支撐平臺、檔案信息化應用系統的設計、開發等角度開展信息化應用系統的研究、開發與實現，將各種與檔案信息化相關的科研成果進行產品化，提供檔案應用系統的產品化服務。

4．實施服務：從各檔案館的個性化業務需求出發，分析其信息化建設的總體需求，針對其業務工作的當前與未來發展狀況，制定實施計劃，為各個檔案館開展數字化建設和信息化應用提供服務。

5．資源服務：從數字檔案信息的收集、整理、整合、共享、開發和信息發布等角度，按照數字檔案館確定的信息資源存儲與管理的標準規范，開展數字檔案資源的遷移、轉換、組織、存儲、訪問等各項服務。

6．系統服務：從數字檔案館的軟硬件基礎平臺系統、檔案軟件系統的的運行維護角度，提供信息系統的各種安裝、調試、升級、維護、管理等服務，確保數字檔案館技術平臺穩定運行和持續發展。

7．網絡服務：從網絡基礎設備的部署到網絡設備、網絡安全等方面提供各種保障服務，確保數字檔案館網絡環境的穩定，網絡訪問的暢通與安全。

8．運營服務：從數字檔案館的經營、發展角度，研究數字檔案館持續發展的運行機制和服務模式，為數字檔案館的穩定發展提供服務。

以服務為導向建設數字檔案館的宗旨是：以低成本、高效率、共建共享的組合模式保證數字檔案信息的安全與信息系統的高可用性，實現信息技術與檔案業務的緊密結合與互動發展，確保數字資源存儲系統的部署更能符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障信息技術更有效地為檔案業務服務。為保障數字檔案館的長期可持續發展，可考慮以應用服務提供商（ASP）的方式的來經營和運作數字檔案館，傳統檔案館以較低的費用租賃并共享數字檔案館的IT資源，包括網絡設施、服務器、存儲空間、應用軟件等支撐數字檔案館集成運行的各類IT資源，通過數字檔案館的網絡化綜合服務平臺完成對檔案的收、管、用、數、研、展等業務工作，將需要永久保存的數字化檔案資源統一保存于數字檔案館，而紙質檔案仍然保存于傳統的檔案館中，延續傳統檔案館的業務工作體系。

 參考文獻：

1．吳營. 公共檔案館之多元化建設. 檔案學研究. 2007.4

2．薛四新. IT集約化服務型數字檔案館運行模式研究. 檔案學通訊. 2007.5

3．譚必勇，王新才. 國家檔案資源整合與共享的控制機制探討.檔案學研究. 2006.4

 作者簡介：

薛四新，清華大學檔案館技術部高級工程師。設計并研發了清華大學自主知識產權的人事檔案管理信息系統和通用檔案管理信息系統平臺，策劃、組織并負責編寫了檔案信息化系列叢書一套3本，發表檔案學相關論文30多篇。

（2009年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會議材料）