檔案資料是有密級的，其等級是根據《保密法》有關規定進行劃分，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但其秘密性不是一成不變的。如果一成不變地看待檔案資料的保密性，無視其秘密性的時效和范圍，將人為地增加檔案資料保密、管理難度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率。那么，如何在實際工作中做好檔案的保密工作呢？
    一、加大對檔案保密工作的宣傳力度
    加強保密工作的宣傳是加強檔案保密建設的客觀要求，是每個檔案管理人員的神圣職責。能讓檔案利用者受到教育，知曉檔案法規，明確法律責任與違法行為界限等，就可以少犯法、不犯法。我國的檔案法制建設如何，除了取決于自身系統要素外，在很大程度上還受著社會環境的影響。產生這種現象的根源，一是宣傳不到位，二是執行力度不夠。因此應加大對檔案法制的深入學習與輿論宣傳，強化全員的保密意識，增強保密法制觀念，做好依法治密。
    二、明確職責，強化檔案管理人員的保密意識和管理素質
    檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任。特別擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，要持之以恒，時刻警惕，具備較高的職業素質，不僅要做到手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸到檔案中涉及的一些未開放的信息（包括國家機密、商業秘密及個人隱私等），這些信息隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就可能泄露了一些未公開的信息，所以檔案管理人員無論在什么場合，都應把保守檔案信息的安全作為自己神圣的職責和應盡的義務。
    三、完善檔案保密工作制度
    除制定檔案保密制度、檔案庫房管理制度、查閱檔案制度、檔案利用規章等制度外，檔案管理人員還要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，有效地規范和約束檔案建設及使用管理中的工作行為，使檔案使用管理始終沿著健康的軌道發展。
    四、解放思想，正確處理檔案的保密與利用問題
    在現實工作中，機密檔案應該保密，以免對國家或集體造成損失，但保密的目的就是為了利用，是需要在一定時間、地點、范圍限制內完成的，“保而不用”不僅會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認真做好檔案的開放工作。開放檔案并不意味著要放棄保護國家秘密，而是在嚴格執行有關保密法規的基礎上，有序地正確地執行開放檔案的政策。做好這項工作，既需要檔案工作人員對保密法及相關制度規定非常熟悉，更需要相關人員都能嚴格執行有關的保密法規，做好對開放檔案的審查、調密解密及相關配套工作，以保證檔案開放合理有序的進行。
    五、按要求、按標準做好檔案的解密工作
    解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。對于檔案管理人員應重點做好以下幾項工作：一是初審，根據規定要求對即將解密開放的檔案資料逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由原確定密級的機關、單位或其上級機關有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。
    六、加強高密檔案的管理與監督措施
    首先要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全；
    其次，必須杜絕絕密和非密文件、高密級和一般密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。
    再次，要統一組織安裝監控設備，完善監控機制，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要嚴格防止偷撕或涂改檔案，以免造成不可逆轉的損失和丟失檔案情況。
    為了檔案事業健康的發展，我們應從加大宣傳力度、強化人員意識、完善工作制度、正確處理保密與利用等方面做好檔案保密工作，更好地促進檔案為經濟發展、社會進步服務。