筆者近日到部分機關調研時發現，一些機關做不好檔案工作，大致有四種原因，一是認為檔案工作不顯山露水，無關緊要，無關大體；二是單位人手少任務重，無暇顧及，無力應付；三是檔案業務不熟，無法可施，無從下手；四是檔案責任體系沒建立，大家無位可找，無責可追。筆者認為，機關檔案工作要做好，防止出現以上情況，應該提高認識，落實保障措施，加強學習業務，牢牢把握住“收、管、用”三個主要環節，注重養成良好習慣，工作上不拖不欠，一任接著一任干，一任抓給一任看，不斷推動檔案工作向前發展。
一、養成檔案資料及時收集積累、定期歸檔、定期移交進館的良好習慣。一是抓源頭，注重檔案資料及時收集積累。機關單位辦公室對單位印發了的文件、上報的材料和傳閱后的上級文件材料隨即收集積累，并督促各職能科室及時收集積累檔案資料，次年3月再將上年度各種門類、不同載體的檔案統一收集齊全，尤其要將單位會議記錄、人事任免、重要工作的文件資料以及單位業務檔案資料、電子文件、照片、錄音錄像等載體材料收集齊全，做到不丟失、不損毀，應收盡收、應歸盡歸。二是抓規范，完整整理歸檔。要熟悉《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》、《江西省歸檔文件整理規則》，每年6月之前，在檔案部門的指導下開展檔案整理工作。整理完畢打印好目錄后交檔案部門驗收，以保證檔案齊全、完整、規范、安全。整理后的檔案可放在本機關單位檔案室保管五年，以方便查閱，對保管條件差的單位也可每年直接移交給綜合檔案館管理。三是抓資源入庫，集中移交進館。立檔單位要聯系綜合檔案館，將檔案保管期限為永久和三十年、自形成之日起滿5年的到期檔案接受檢查驗收后移交進綜合檔案館。對重大活動、重大事件檔案，自活動或事件結束之日起60日內向綜合檔案館移交；撤銷單位檔案應及時向綜合檔案館移交。國家檔案局對個別部門另有規定的則按其規定執行。移交時一定要開展自查，凡不符合規范要求的，該換卷皮的要換卷皮，該組卷重整的要組卷重整，該搶救復制的要搶救復制，該打印、核對目錄的要打印、核對目錄，檔案材料不齊全完整的，要千方百計查找補齊。要通過扎扎實實的自查整理工作，確保入館檔案的齊全規范與安全完整。
二、養成檔案科學保管、安全保密的良好習慣。檔案室既是一個單位保管和利用檔案資料的基地，也是展示一個單位發展歷史和精神面貌的窗口。要按照機關檔案室基礎設施建設指導意見的要求，將檔案用房納入整體規劃，按照經濟、實用、安全的原則，在規劃設計時充分滿足檔案用房面積充裕、功能齊全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件，高度重視檔案室基礎設施建設。檔案室最好應做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，至少做到檔案庫房和閱覽室、辦公室“兩分開”，閱覽室與辦公室相對分開，庫房內應有檔案資料存放位置示意圖和箱柜指引卡；檔案庫房面積應滿足本單位檔案工作發展的需要，檔案庫房地面應滿足檔案及其裝具的承重要求，遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，避免西曬，一般不宜設在底層或頂層，不宜毗鄰鍋爐房、變配電室、車庫等用房。二是配備符合要求、運行良好的檔案專業防護和安全防范設備設施，使用符合標準的檔案用品。檔案開發利用是錦上添花的事，檔案安全是底線是紅線，不能出任何問題。要堅持預防為主工作思路，落實“十五防”（防光、防潮、防高溫、防火、防蟲、防霉、防鼠、防塵、防污染、防有毒氣體、防震、防盜、防磁、防泄密、防病毒）措施，確保檔案的安全保管和檔案完整。如檔案庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉，檔案庫房門應具備防火防盜功能，要安裝防鼠板，庫房窗戶要安裝紗窗、防光和防紫外線窗簾，庫房一般有檔案專柜、空調、去濕機、溫濕度記錄儀和滅火器等必備的設施設備，檔案箱柜內應放置中草藥防蟲、防霉藥品，并定期更換。三是養成良好的日常安全管理的良好習慣。要定期檢查庫房內外環境及檔案安全設施設備運行情況，保持庫房的整齊、清潔、美觀；做好庫房溫濕度記錄和調控，堅持每天巡查制度，每日下班前要進行安全檢查、切斷電源、關好門窗，徹底杜絕檔案實體不安全隱患；嚴格檔案出入庫登記制度、檔案數據異地異質備份機制，定期開展檔案清點，嚴格落實檔案信息安全工作崗位責任，嚴格保密審查，提高檔案管理電子系統和室藏檔案文件級目錄數據庫安全防護水平，堅決避免各類安全保密事故的發生。
三、養成良好的檔案查閱利用習慣。一是抓好檔案查閱利用窗口標準化建設。在綜合閱覽室內醒目位置公布檔案查閱流程、注意事項、服務電話等，設置接待登記、目錄檢索、紙質檔案閱覽、打印復印等區域，放置供利用者摘抄用的紙筆、老花鏡、放大鏡等物品。二是抓良好的檔案查閱利用習慣養成。查閱檔案資料由檔案室專人負責，按照作息時間辦理，先要檢查查檔人員的合法證件，問清利用目的、范圍，認真辦理各項查檔登記手續，指定查閱地點。進庫房拿取檔案時嚴禁外來人員同時進入庫房。查檔人員要愛護檔案資料，不準吸煙，不準在檔案資料上拆散、涂抹、圈畫、折迭和撕毀，損壞要追責。能利用檔案數字化管理系統查閱的不用檔案原件查閱，檔案原件一般不得外借。需要查閱會議記錄等檔案應該出具該單位的證明，履行審批手續。需要復印的檔案均由檔案室負責辦理；用做憑證的，經有關人員核對無誤后，注明出處，加蓋專用章。利用完畢的檔案資料要仔細清點、及時入庫。三是勤于開展編研工作。挖掘檔案資料的歷史價值，編研出有特色、有價值并能反映本地歷史的重要史料。編寫檔案利用案例，體味檔案服務社會的價值。
余江區檔案局 余樣明
