作者：楊太陽 編譯

來源：中國檔案報

 

    在國際檔案理事會企業處2017年瑞典年會期間，斯德哥爾摩商業史研究中心研究主任安德斯·霍爾茨主持了一場研討會，圍繞“五年內，我們面臨的主要挑戰是什么？”這個問題進行研討。安德斯·霍爾茨對來自30多個國家的百余名專業與會代表進行了問卷調查，讓他們寫下自認為“未來五年企業檔案工作面臨的五大挑戰”。

    “數字黑洞”是企業檔案工作的主要挑戰嗎？根據問卷調查結果，安德斯·霍爾茨歸納總結了與會代表提及最多的5大挑戰，在各種建議和想法中，反映了未來5年企業檔案工作的發展趨勢。

挑戰之一——沖擊和改變，應對數字化

    “所有一切都將被數字化，非數字檔案是不存在的。但是，與數字化關聯的檔案保存將成為難題。”社會上普遍存在這樣一個設想，在不遠的未來，一切（檔案）都以數字形式存在，并且人們可以點擊鼠標隨時利用這些檔案信息。

    很顯然，檔案數字化帶來一系列機遇。與此同時，這也是檔案領域面臨的最緊迫挑戰，這個挑戰是多方面的。我們如何創建“原生數字材料”的歸檔流程？我們如何鑒定和選擇所要保存的檔案，還是不加思索地保存全部？

    一些技術問題尚未解決，方法仍未達到標準統一，無論是在個別機構內部，還是在某個國家層面或是國際范圍內都是如此。我們是否能夠保證數字文件的長期保存？數字化工作同時對模擬文件的保存狀態提出了難題。原始文檔數字化后是否可以銷毀原件，從而降低檔案存儲的費用？

    原始檔案文件的權威性以及所具備的信息價值，通常與數字化副本的成本效益和易檢索性擺在一起權衡。比較的結果是，從檔案用戶的角度看，數字化意味著根本性變化。我們的后代將習慣于以數字方式查閱信息，而不是實地到訪檔案館，現場檢索通常為手寫的原始檔案。人們希望在互聯網上找到所需的一切信息。在信息透明和數字化政策與個人誠信、檔案所有權以及企業商密等綜合因素協調統一的基礎上，這個“愿望”才有可能實現。

挑戰之二——別出局，告別聽命行事

    我們需要讓公司管理層意識到，企業歷史不只是組織周年紀念活動那樣簡單。還要努力說服管理人員，檔案歷史遺產對于公司的未來很重要。

    無論是在公司組織內部還是社會上，公司檔案館必須不斷證明自己的存在感和應有地位。歷史檔案作為公司的一項重要資產，檔案人員需要去搜尋具有歷史價值的證據和堅實有力的利用案例。一些評論家擔心，人們目前陷入了一陣回憶過去的懷舊浪潮，當這個趨勢漸漸消失時，人們將不再關注過去，而是去聚焦未來。為了避免發生類似狀況，檔案館必須有所作為，從而證明那些記錄著歷史決策的檔案不僅對當前乃至未來的重要性之大。同時，強調企業具備歷史擔當是其履行社會責任的重要組成部分。此外，隨著企業組織機構的調整和全球化擴張的不斷加快，檔案館需要記錄并保存企業在本國以及世界各地開展的生產經營活動。

    公司組織變革的步伐正在加快，有影響力且重要崗位的人事變動頻繁，檔案館必須時刻準備好反復向公司不同部門游說、宣傳歷史檔案的作用和重要性。一時身在其中，并不意味著永遠不會出局。即使是在那些歷史悠久的公司，檔案工作也不可能一勞永逸，必須增強危機感。對于一些成立時間不長的新公司，主要挑戰是首先要鼓勵存檔，特別是在那些大量產生原生數字檔案的部門，這是一項艱巨的任務。

挑戰之三——突圍求援，尋找資金

    經濟壓力對于檔案館來說，永遠是影響其藏品（內容和數量）的重要因素。近年來，許多公司的專業部門經歷了大量減員和資金縮減。除非企業檔案部門想設法證實“記錄歷史”的投資價值，否則也將面臨同樣困境。

    由于對投入產出比的要求越來越高，企業領導傾向于減少原有的檔案管理職位數量。數字化工作也可能轉為外包，或將檔案管理責任轉交其他機構完成。但需正視的事實是，其他機構人員可能并沒有接受過專業檔案工作培訓或對檔案的真實性、可信性、長期保存性等缺乏基礎認識和理解。

    另一個經濟上的挑戰與空間有關。隨著存檔數量的不斷增長，企業的存儲成本逐漸增加。在公司內部建設檔案庫房的方案被異地保存替代，不同程度地弱化了檔案館工作人員與檔案管理之間的日常聯系。

挑戰之四——求知若渴，保持專業

    當任何人都可以“存檔”時，檔案工作者的去職業化趨勢日益凸顯。

    在“后現實”的世界里，檔案人員將被視為對握有實權的野心家的一股威脅力量。那么，我們的挑戰在于，繼續保存真相并傳播事實，不向強權低頭，敢于講真話。

    與資金密切相關的是，對專業檔案工作者或檔案管理人員的培訓、招聘、留任問題。未來的檔案工者需要具備綜合技能。不僅要處理好歷史檔案，還需應對實體檔案和數字檔案管理中的具體實踐問題。在數字化環境中，企業高管可能試圖將檔案管理交給信息系統技術支持或信息技術部門負責。一些人認為，在所有信息都是數字化的前提下，忽視檔案工作者的專家地位會成為一種大趨勢。但另一些人則認為，身處新環境，檔案工作者大顯身手的時候到了，可以借機擴展檔案工作的職責范圍，彰顯其作為所有內容保管者的獨特價值。然而，一個更為普遍的問題困擾著大家。當檔案專業管理人員進行身份轉型，開始圍繞品牌管理和市場營銷講故事時，檔案工作者作為真實素材和內容提供者的誠信地位將遭到質疑。

    保持專業能力的關鍵因素是培訓和教育。有人建議，需要為檔案工作者提供大學同等學歷水平的認證教育，開設高級職業培訓課程，還要在企業管理職業教育中增設檔案內容，從而提高企業人員對“檔案是公司資產重要組成部分之一”的認識。

挑戰之五——保持獨立，維護信譽

    檔案工作者冒著成為“講故事的人”風險。

    我們可能目睹檔案館作為一個獨立機構消失的那一天，到那時，它將被合并到“內容”相關領域之中。

    有人預測，未來的檔案館將不再是一個獨立的領域。因為社交媒體和其他媒體已成為“快速事實”的提供者；有人擔心，檔案館作為真實檔案的管理者將會喪失權威，變得無關緊要。我們面臨的風險在于，以何種方式跟緊“講故事”和“快速事實”的趨勢，從而保持檔案館作為獨立部門的完整性。

    無論是商業檔案館還是其他檔案機構，必須及時緊跟變化和發展，關注歷史事實和真實內容。只有這樣，檔案部門才能積極應對數字化，以及人們不斷增長的信息需求等帶來的問題，努力將挑戰轉化為機遇。

  

 

  原載于《中國檔案報》2017年12月14日 總第3155期 第三版