中國特色社會主義進入新時代，面對新形勢新任務，檔案工作也出現了許多新情況新要求。檔案信息化是當前國家檔案工作發展的一個重要方面,具有重大的現實意義。檔案信息化建設充分運用了現代化設備和自動化、網絡化的管理方式取代原有的手工管理，完成檔案采集、儲存、保管、檢索、查閱利用等工作。有利于檔案資源整合優化，更有效地實現檔案長期保存、高效管理、快速查詢和利用，提高檔案工作效率。當前隨著網絡和信息技術的快速發展，計算機在各領域的廣泛應用及無紙化辦公的普及，對傳統檔案工作模式提出了新的要求，檔案信息化建設成為檔案工作改革和發展的必然趨勢。
但就當前縣區檔案信息化工作現狀來看，仍存在不少問題，主要是如下：
縣區檔案信息化工作專業隊伍普遍存在檔案干部編制少、年齡偏大，專業人員少甚至無專業人員，因人力、技術原因，各級檔案館特別是縣區檔案館的檔案數字化信息化工作基本上是外包給信息公司開展。這些信息公司在信息處理上是具備有資質，但實際上并不具有檔案專業知識，而且很多公司信息處理專業隊伍人員并不多，很多是在中標后在工作當地臨時招聘一些僅僅會操作計算機的人員，簡單培訓即上崗。故在檔案信息化過程中帶來的工作人員缺乏檔案意識、業務素質偏低，實物檔案拆裝的損害、掃描和掛接的質量參差不齊、電子檔案的保存與安全等矛盾問題也日益突出,在檔案信息化建設過程中出現了不少問題，是當前檔案信息化工作急需解決的問題。
一、當前檔案數字化信息化存在的主要問題
（一）檔案數字化外包公司工作隊伍業務素質參差不齊，檔案數字化操作流程中存在多重隱患。
信息化建設前期需要進行檔案數字化，縣區檔案館目前尚無檔案信息化專業隊伍，而數字化中標外包公司在信息處理上是具備有資質，但實際上基本不是檔案專業人員，信息處理資質并不等同于檔案管理資質，是否具備檔案處理資質還是一個值得商榷的問題。雖然檔案數字化合同約定了相關保密承諾、技術要求，但為了節約成本，這些外包公司每到一個市、縣（區）開展檔案數字化，除了1－2名圖像掛接管理人員外，基本上是在當地臨時聘請一些計算機操作的人員，這些隊伍檔案知識和檔案意識欠缺，對檔案的保護責任意識不強。同時因為檔案信息化按頁計價，為了趕進度，在圖像處理上存在不少技術偏差，掛接質量不佳，影響了查閱利用。在檔案拆裝、還原也不夠細心，對一些年度久遠紙質發脆的檔案無法原樣還原，甚至在破損檔案專業修裱上完全是外行，直接用膠水粘貼，這些不規范的行為都會對檔案人為的造成二次損害。
（二）檔案科學化現代化管理專業隊伍缺乏，檔案數字化信息化監管乏力
目前多數縣區檔案館的檔案部門工作人員年齡結構偏大，缺乏相應的檔案信息處理專業技術人才，特別是具備檔案管理和現代化信息技術的人才。檔案數字化及信息化隊伍的數量和質量還不符合要求，很多檔案管理人員在檔案信息化建設的工作中感到力不從心，對中標外包公司信息化處理質量管理上監管乏力，質量把控不足，影響了掛接、查閱利用，也影響了檔案信息化的進程。
（三）檔案信息化后監管的安全問題
主要是檔案信息資源的安全保存問題和檔案信息的網絡安全問題。檔案信息網絡的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、黑客攻擊、技術淘汰等眾多因素的威脅。一旦出現以上情況，檔案信息數據庫會出現遺失，錯亂，甚至會導致檔案信息外泄等情況發生。
（四）檔案信息化的投入成本與利用價值尚未實現效益最大化
檔案信息化建設的前期需要投入大量資金購買設備，如計算機、掃描儀、大量磁盤硬盤、服務器、檔案管理軟件系統。同時需要投入大量的人力、財力，來招標外包公司進行檔案數字化。后期也會遇到檔案管理設備老化及更換的問題，這些都需要對檔案部門投入大量的人力和財力。各級各縣區檔案館進行的投入和建設，與檔案實際利用價值出現反比例現象，即檔案信息化建設投入成本大于檔案信息利用和溝通共享，檔案信息化資源存在浪費現象。
二、檔案數字化信息化工作建議
檔案記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民，做好檔案服務工作是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性工作。利用好互聯網和新媒體，加強檔案見證歷史的正確引導和傳播，這也是檔案信息開發利用的未來發展方向，對如何做好檔案信息化提出初淺建議如下：
（一）培訓、培養檔案數字化信息化專業工作隊伍，提高工作質量。各個省、市級檔案部門在當地檔案系統內部培訓一支檔案數字化信息化專業工作隊伍，有計劃有安排的在各個檔案館輪流安排開展檔案數字化信息化工作，消除檔案數字化信息化工作在實物檔案拆裝、掃描掛接、還原、電子檔案的保存與安全各操作流程上存在的隱患，確保對檔案的最大限度保護和利用。
（二）培養素質過硬的檔案管理人才。檔案管理工作一項專業性很強的工作，檔案數字化及信息化建設更要求管理人員具有較高的知識層次和先進技術水平。建設檔案人才管理體系是實現檔案信息化建設的保證，要重視檔案隊伍的素質建設，積極引進檔案管理專業人才和計算機專業人才。加強檔案信息化的培訓工作，在檔案管理人員中大力推廣和普及檔案信息化知識，提高縣區檔案部門管理水平。
（三）合理安排，在檔案案信息化工作中不盲目投入和建設。要認真進行檔案鑒定開放工作，結合檔案實際價值情況和檔案服務利用的特點，優先開展危館藏重點、民生檔案等檔案的數字化信息化建設。國家、省級檔案部門要進一步統一信息化建設標準，規范檔案信息化的溝通共享機制，提高檔案信息共享利用效率，避免檔案數字化信息化進程中造成的人力、物力、財力不必要浪費。
