肖頓文件中心檔案保管標準

肖頓文件中心庫房

    英國肖頓文件中心是英國最大的商業文件中心，隸屬于塔塔鋼鐵集團，主要負責收藏塔塔鋼鐵集團英國公司形成的所有文件材料，并對外開展文件寄存業務。該中心原是塔塔鋼鐵集團下屬5家文件中心之一，為降低管理成本集團決定把文件中心合五為一，并將位于北威爾士肖頓的生產廠房作為保管文件的庫房。因為是廠房，高敞的空間原不適合作為文件的庫房，因為在這樣的空間里對溫濕度調控固然不利，檔案排架的高度有限，2米以上的空間也是完全浪費的。但他們利用本身是鋼鐵廠的便利設計制造了十多米高度的檔案架，一直延伸到庫房的頂端，充分利用了原來廠房的高度，能存儲22萬個檔案盒，極大地增加了文件存儲的空間。先進的電腦管理模式和方便快速的起降設備也保障了文件調閱的便利。該中心保存文件是收取費用的，只是內外有別。保存塔塔集團的文件，每年收取4英鎊每盒的費用，對外每年收取6英鎊每盒的費用，提供文件服務則另外收費。涉及商業秘密文件的寄存雙方還需簽訂保密協議，特殊情況下由客戶自行密封和自己來調取寄存的文件。該中心開展的文件寄存服務已有31年歷史，只因運輸公司的原因遺失過一次客戶的文件。由于文件價值很難評估，賠償是根據商業合同，由運貨商和保險公司賠償經濟損失。另外，該中心依托塔塔鋼鐵集團，研究使用特殊的金屬板材作為庫房的外墻面和頂棚，充分利用太陽能，實現冷熱循環，節約建筑物的能耗，實現了節能和環保。