文件的形成與處理
一、文件的擬寫
(一)文件擬寫的基礎(chǔ)
文件的擬寫過程有如下步驟:
1、領(lǐng)會意圖,明確目的
2、調(diào)查研究,獲取材料
3、總體構(gòu)思,擬寫提綱
4、起草初稿,認(rèn)真修改
(二)文件擬寫的相關(guān)規(guī)范
1、行文規(guī)范
(1)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍,避免不必要的行文。
(2)除非確有必要,一般不越級行文,以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。
(3)行文要注意隸屬關(guān)系。
(4)行文應(yīng)分清主送與抄送機關(guān)
(5)兩個以上的機關(guān)單位聯(lián)合各行文,其行文的機關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級機關(guān)。
2、結(jié)構(gòu)規(guī)范
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
二、文書處理程序
文書處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件擬出后,只有經(jīng)過處理,才能完成它的使命。
(一)收文處理
收文處理是指各單位圍繞所收文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。
(二)發(fā)文處理
發(fā)文處理是指各單位在發(fā)文過程中圍繞著所發(fā)文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。