進入21世紀，各國檔案接收的速度明顯加快，不斷增長的檔案館藏和捉襟見肘的人員配備使檔案館整理工作面臨前所未有的壓力。
2005年，美國學者馬克·格林（Mark A. Greene）和丹尼斯·邁斯耐（Dennis Meissner）的論文“更多的產品，更少的處理----改變傳統的檔案處理流程”，針對日益嚴重的存量和增量檔案處理問題，提出應用靈活多樣的方法，縮減接收和處理館藏的時間。這一全新的思維贏得了眾多美國檔案同行的共鳴。耶魯大學手稿和檔案館副館長克里斯汀·魏德曼（Christine Weideman）受此啟發，在接收新藏品和整理著錄一大批家庭檔案時應用了這些新方法，取得了可喜的成效。
克里斯汀·魏德曼發表于《美國檔案工作者》2006年秋冬季號的論文----《接收與處理同步》，文中介紹的整理方法和思路或可為我們當前的工作提供一定的借鑒。
接收與處理同步
〔美〕克里斯汀·魏德曼
多年來，檔案人員困擾于整理和著錄領域一些似乎不可能解決的問題：不可能跟上檔案接收的步伐，不可能減少積壓的工作。馬克·格林（Mark A.Greene）和丹尼斯·邁斯耐（Dennis Meissner）在其精彩的論文“更多的產品，更少的處理”中，為怎樣完成似乎不可能完成的任務提供了認識基礎。本文著眼于分析耶魯大學手稿和檔案館在檔案整理和著錄實踐中運用的新方法，這也可作為應用格林和邁斯耐建議的一項案例研究。
耶魯大學手稿和檔案館有26名工作人員，檔案排架長度58000英尺，年均查閱利用5000人次。檔案館下設6個部門。作為耶魯大學手稿和檔案館的負責人，我的工作是管理預算和在查詢臺提供服務。我積極地參與檔案征集工作，并對許多由我征集進館的資料的處理過程實施監督。
因為這一系列的責任，加上在這個行業將近25年的從業經歷，我強烈地感覺到檔案館在時間、經費和人員方面所面臨的困難。近10年來檔案行業發生了很大變化，工作范圍不斷擴大，如今的檔案整理和著錄包括準備在線檢索工具，利用服務包括照片數字化、準備展品、負責復印和協助登記、回復因為電子郵件提交的便利而日益增多的查閱需求，藏品征集包括電子文件處理以及對捐贈者要求將重要視聽資料進行數字化的呼聲作出回應。要做的事太多，做事的時間太少，幾乎每天我都能聽到這樣的抱怨。我相信不只耶魯存在這種現象。
五年前我們對積壓的工作做了一次分析，當時我們就意識到，若想使積壓的工作有所減少，整理和著錄就不可能做到案卷級。為了使情況有所改觀，我們開始嘗試實行所謂的“最低標準”——即能夠滿足研究者查閱需求和不辜負捐贈者期望的整理和著錄的最低標準。這些標準包括文件僅整理到類別級，將文件放入無酸文件夾和無酸文件盒，編制由文件簡要介紹、文件盒級和案卷級清單以及文件目錄組成的書面檢索工具。我們開始將這些標準應用于各部門所有文件處理項目，不僅用于積壓的全宗，也將之靈活應用于新入藏文件整個全宗或全宗內部分文件的處理。然而，幾年后我們發現，即使這些相當革命性的措施亦無法幫助我們有效地減少積壓的工作，趕上文件入藏的速度。我們積壓的所有檔案都有一份文件目錄和某種最低限度的著錄，大多做到盒目級。現在我們認為，對大多數檔案來說，這種級別的處理就可以了，我們也不會回頭去做更多的工作。時任手稿和檔案館整理編目部主任的湯姆·亨利（Tom Hyry）在2004年美國檔案工作者年會上提交了一篇論文，詳述了我們思想中的這種轉變。①
如今在耶魯大學手稿和檔案館，大多數檔案的處理采用類別級整理和著錄文件目錄及盒目的方式。格林和邁斯耐也曾如此建議，他們呼吁停止文件的重新整理和單件級保護，對此我們非常贊成。以往我們為了那些所謂的“旗艦”全宗，整理、著錄、保護到案卷級甚至文件級，而事實上“旗艦”全宗少之又少，對其的整理、著錄和保護大多需要財政撥款或捐贈者的贈與作支撐。五年前，這是我們處理館藏的一貫方式，現在這種情況成了例外。
正如格林和邁斯耐論文中所言，為了滿足研究者和捐贈者的需要，檔案館需要采用有別于以往的整理和著錄方式，使館藏盡快地為研究所用。檔案館現在接收的全宗比以往要大得多，而且，那些曾把所有時間用于文件處理的檔案人員現在也要參與EAD（網上檔案檢索工具置標著錄的最新標準，編者注）轉換，規劃和實施數字化項目，設計電子文件處理基礎設施，申請撥款保護聲像檔案，設計新庫房，接受新藏品。不斷增加的館藏和檔案工作范圍的擴大使檔案館壓力倍增，尤其是在整理和著錄領域。檔案館必須化更少的時間完成更多的文件處理工作。
接收與處理同步如今已成為耶魯大學手稿和檔案館的目標。在接收過程中，只要有可能，我們就對材料進行整理和著錄，包括編制檢索工具，這樣就為研究利用做好了準備而決不會增加積壓的工作。簡而言之，耶魯大學手稿和檔案館在接收過程中應用了格林和邁斯耐建議的文件處理標準。
這種工作流程從我與一位捐贈者會面并討論其捐贈的材料開始。當我對全部捐贈品都有所了解之后，我向捐贈者解釋我們的目標是讓這些材料盡快地為研究所用。我給最感興趣的材料以及打算整理的重要類別編目，與捐贈者一起討論每個類別內材料的處理。如果打算只做盒目，我會告訴對方為什么。如果想做盒目和案卷目錄，同樣地我也會跟對方解釋。我告訴對方，除非絕對必要我們才會重新整理文件。我不討論單件整理問題，但會向對方解釋材料將存放在哪兒以及采取哪些措施使那兒成為長期保管檔案的最佳場所。若有一臺可上網的電腦，我會為捐贈者演示在線檢索工具，以便對方可以看到最終產品，或至少目錄之類。當捐贈者談到大量雜亂無章的材料時，我開始和對方商量如何處理。我們談論理想狀況會如何，如果某些工作我們不打算做，我也會告訴對方原因以及替代方案。不做的原因幾乎都是缺乏資金或工作的費時性。過去幾年中有好多次，這種方式的談話讓捐贈者在把材料移交給我們之前自己將材料整理到了“理想”狀態，或做一些初步整理。在討論如何處理這些材料時，我總會問捐贈者全宗內是否包含“敏感”材料，如有，他是如何定義“敏感”的，我們將和捐贈者一起討論如何合理地鑒別和區分那些材料。
這種與捐贈者之間關于怎樣整理和著錄文件的會談是讓對方了解檔案館所做的工作，并邀請他們參與對其材料保護過程的巨大努力的一部分。捐贈者沒有存放材料的空間，沒有閱檔室或必要的目錄數據庫來保護材料并使其為研究所用。為了使捐贈的材料得到較好的保護和利用，他們愿意在材料的整理和著錄方面助上一臂之力，尤其會對解釋和應用諸如格林和邁斯耐建議的那些標準給予便利。
為了推進這一進程，我有時甚至會請捐贈者撰寫全部或部分類別級目錄說明。檔案館對類別級以下文件的整理和著錄做得較少，因此關于材料的研究價值檔案館并沒有多少發言權。相反，形成材料的捐贈者往往對文件材料的內容了如指掌，也能為其如何與全宗內其他材料配合使用提供好的建議。我通常會給捐贈者寄一份完整的目錄清單復印件，告訴對方需要著錄些什么。捐贈者將其著錄的Word文檔發給我，我再把這份文檔復制后放入檢索工具模板，必要時編輯一下，但這種編輯不會冒犯任何人。這是另一個讓捐贈者參與我們所做的工作并能切實減輕我們負擔的例子。
手稿和檔案館以往在接收任何超過1英尺排架長度的全宗時，會編制盒目和文件目錄，開放該全宗用于研究，除非該全宗內含利用限制，或我們認為材料過于零亂無法提供利用。接收進來的新全宗幾乎總會使檔案館積壓的工作雪上加霜，檔案人員需要做一張全宗分析工作進度表，上面詳細列出需要進一步做的工作。數年后，當積壓的全宗達到最高峰時，檔案館便依據全宗分析工作進度表決定該做些什么。
現在我們只需在接收過程中稍微多花點兒時間，便能在接收工作結束后讓這部分檔案很快用于研究，而決不會增加積壓的工作。譬如，最近我們接收了美國信息中心（Center for Information on America）16英尺排架長度的文件。該機構成立至今已30年，其職能是出版著作以增進公眾對自治、民主進程的理解。盡管這個全宗超越了我們通常的接收范圍，我們還是決定接收這批文件。美國信息中心的主要工作成果是其出版物，用文件證明其工作的最佳方法是收集其出版物。耶魯大學一位熟悉該機構工作的教師證實了這種設想。現在這家機構的出版物已入藏耶魯大學手稿和檔案館。
美國信息中心移交給手稿和檔案館的大多數檔案形態完好，雖然沒有特別加以整理，檔案人員仍然能很快地從職能和文件類型，諸如行政（文件）、會議記錄、報告、財務（文件）、出版物、來往函件/主題卷宗將重要的類別鑒別出來。主題卷宗似乎本來就按字母順序整理過了，因此我們將其放在一起。沒有明顯讓我們覺得該從全宗中分離出去的材料，也沒有因為是副本或完全超越該機構工作范圍而應剔除的文件，全宗內也沒有明顯需要處理的保密或保護問題。我們僅在文件未貼標簽且需要鑒別案卷內材料時才打開案卷，既未對案卷內的任何材料作二次整理，也未實施單件級保護，材料仍留在文件盒內。我們編制了一份紙質盒內文件目錄，一名助理檔案員將之輸入數據庫。對于來往函件或主題卷宗，我們將盒內文件按字母列表。我們的目錄總是以“文件概覽”開始，包括與MARC文件鏈接的部分。一名專業檔案員撰寫并將信息輸入概覽項，助理檔案員在此基礎上編制文件目錄，他們一起確定文件目錄的檢索點。一名學生準備文件盒標簽并將標簽貼到文件盒上。一名專業檔案員創建EAD文件和紙質檢索工具實例。在接收過程結束之際，新接收的這個全宗已全部編好目錄，可為研究者所利用而沒有增加檔案館積壓的工作。
4名專業人員、1名助理檔案員、1名學生總共花了320分鐘接收并整理了美國信息中心的檔案，他們做了極少的整理和著錄，為16英尺排架長度的檔案編制了目錄，每英尺排架長度的檔案平均花費的時間是20分鐘。而我們用同樣方法處理新接收的一個7英尺排架長度的個人全宗時，每英尺排架長度平均花費的時間是25分鐘。格林和邁斯耐援引已發表的研究成果表明，檔案館用于整理和著錄的平均時間為每英尺6至40小時不等。我們在接收檔案的同時僅花了一點兒時間，就完成了文件處理，最終成果是完全可用的檔案，其完好的形態可以延續好多年，而檔案人員也無須回頭去做更多的工作。
與此稍有不同的一個案例是布魯克斯（Brooks）家庭檔案的接收和整理。捐贈者艾倫·布魯克斯（Allen Brooks）是美國著名的建筑史學家，其捐贈的檔案成為我們館藏重要的美國殖民家庭檔案之一。布魯克斯家庭檔案分兩批入藏手稿和檔案館，前后相隔六年，排架長度為40英尺，檔案中包括艾倫的個人文件。
第一批入藏的布魯克斯家庭檔案排架長度為14英尺，1998年捐贈，其中包括許多信件、零散照片和大量未經整理的材料。檔案館僅為這部分材料編制了極少的盒目和文件目錄，未對研究人員開放。2004年5月，艾倫打電話告訴我準備捐贈最后一批材料，補入原先的全宗。他對檔案館在文件處理上未取得任何進展亦表示了不滿。我從艾倫那里接收了另外26英尺排架長度的檔案，告訴他將在2004年的晚些時候開始文件處理工作。
3個月后，我們開始著手整理艾倫的第二批材料。此時，我讀到了格林和邁斯耐尚未發表的那篇論文，我決定驗證一下文中的建議對家庭文件和大型機構文件或個人文件是否同樣有用。手稿和檔案館之前還未試過將“最低標準”流程應用于家庭文件處理，但從時間和經費角度考慮，新的整理方法顯然值得一試。我告訴艾倫，只能為這批檔案做一份盒目。一名非常聰明的學生協助我工作，我們討論如何檢索這些文件，他做實際操作工作，我復審。我們決定把整個全宗分成四個類別：艾倫母親米爾德里德的文件；艾倫父親哈羅德的文件；艾倫的研究文件；艾倫的非研究文件。在將這些文件歸入各自類別的過程中，我們將文件重新裝盒。文件處理最容易的部分完成了，接著得確定每個類別內文件整理、著錄和保護的級別。
我們僅對艾倫的材料進行了整理，因為類別Ⅲ，艾倫的個人文件、來往信件和著作顯然適合于做一些分類別整理，考慮到其潛在的研究價值，我們決定對類別Ⅲ----艾倫的研究文件做更精細化的整理。當同一類別內的材料易于歸并時，例如米爾德里德的日記或艾倫的信件，我們就把它們放到一起。能夠鑒定的零散材料放入案卷內，貼上標簽；僅能粗略鑒定的零散文件放入貼著“總卷”標簽的案卷。我們按年整理了四個類別內所有來往信件和艾倫的短文，自始至終盡可能保持文件原來的順序，尤其是艾倫的研究文件。
我們為每個類別撰寫了簡短的說明，其詳細程度有時甚至超過盒目和案卷標題。現在回過頭去看，我認為對米爾德里德、哈羅德和艾倫的非研究類文件不必著錄得如此詳細，因為艾倫的研究文件更具潛在的研究價值，著錄此類文件顯然更為重要，但艾倫對此很滿意。一名主修婦女史的大學畢業生花兩小時評估了米爾德里德的日記，她認為，米爾德里德的日記詳細記錄了一名典型的中產階層白人婦女的生活。現在這名學生撰寫的有關米爾德里德日記中所探討主題的摘要已放入類別說明中。對于組合級案卷，我們僅擬寫一個統一的標題，然后在檢索工具和案卷標題的括號內注明案卷數量。這么做的目的是讓研究人員無須接觸文件盒，就能找到第一份有特殊標題的案卷，且認為它是唯一有標題的文件。只要有可能我們就在案卷標題上注明文件的起止時間，這對研究人員和檔案咨詢人員都很重要，文件級著錄亦如此。為了獲得文件的起止時間，我們很快地瀏覽案卷內容，當然其精確度尚無法證實。此外，我們還創建EAD文件，編制紙質檢索工具。
至于保護，我們只在原案卷破損的情況下才會更換封套。有時案卷封套上有艾倫寫的大量有價值的筆記，如果案卷破損不得不更換封套，我們就把包括筆記在內的那些原始記錄復制下來，然后把復制件放入新的案卷內。裝在塑料封套內的材料被取出放入新的封套內，捐贈者放在翻蓋盒內的案卷被取出放入文件盒中。卷成管狀的底片本來用酸性的紙襯著，我們拿掉了紙，把這些卷成管狀的底片放入小小的檔案盒。艾倫有時用粘膠便條寫材料說明，我們把粘膠便條揭去，把那些材料說明復制下來，然后把復制件放入相應的案卷，但很可能我們也遺漏了一些。
在處理這個全宗時我們并沒有做很多事情，沒有整理類別Ⅰ、類別Ⅱ米爾德里德和哈羅德的材料，很少整理案卷內的文件，盡管艾倫的24個短文案卷內發現的個人文件可能含有未發表的文章，我們仍沒有花時間為其開列清單。我們不打算對艾倫提供的有關全宗內錄像資料的相當全面的說明再作加工，只是在其易于鑒定時才在類別說明中提及。我們沒有將信封中的信件取出（并且在類別說明中提及這一點），也未將艾倫的許多幻燈片和底片從其原來的裝具----塑料盒、圖片處理機專用的卡片紙板盒及金屬盒中取出。我們認為這些幻燈片和底片在原來的裝具中保存完好。為了安放艾倫的這些塑料盒、卡片紙板盒和金屬盒，我們用了各種不同的檔案裝具，其中一些在物資供應倉庫已放了好多年。除了揭去一些明顯的粘膠便條，從卷成管狀的底片中抽去所襯的酸性紙，我們沒有實施其他文件級保護，也沒把照片夾入其中。
從處理這個全宗所花費的時間來說，每英尺排架長度平均所需時間僅為2.5小時稍多一點。盡管沒有具體的基準，但基于我的經驗，毫無疑問我們處理這個全宗的速度遠快于以往，雖然我們應用的是自己的“最低標準”。
這個項目證明了今天在考慮整理和著錄時靈活的重要性，這也正是格林和邁斯耐所強調的。我們的大多數工作只做到類別級，只有一些做到了案卷級和文件級。是否需要做到文件級，須視各全宗的情況而定，竅門是找到一種快樂的方法，而我們對自己的方法深信不疑。當然，這種新的整理和著錄方法還需不斷完善。回顧整理和著錄許多全宗的過程，我們為所取得的成績而感到高興，我們也認識到，這種方法對捐贈者、工作人員、研究人員和檔案咨詢人員至關重要。
譬如，與潛在捐贈者最初的會談需要就藏品狀況和檔案館將做的工作而進行廣泛討論，參與這些討論的檔案專業人員對檔案整理和著錄實踐必須相當熟悉。略感遺憾的是，應用新的整理和著錄方法的文件處理人員與資料的接觸遠不如過去緊密。我們都知道一名好的檔案工作者，其首要的興趣是與資料的緊密接觸，上述這些整理和著錄方法使檔案人員很少有機會這么做。我們期待文件處理人員熟悉一系列整理和著錄方法，并且能在任何接收的檔案全宗中領會和靈活運用這些方法。
由于在類別級和案卷內只做了如此少的工作，檢索工具的準確性可能會受到研究人員和檔案咨詢人員的質疑。因為與捐贈者事先進行過會談，我們相信艾倫原來所組的案卷和粘貼的標簽是準確的。然而，要是這是一個在這些年里經過多次重新裝盒和重新組卷的全宗之一，或者捐贈給我們時那些案卷的兩邊貼有明顯不同的標簽，那我們該怎么辦呢？在那種情況下（似乎家庭文件比大型機構文件出現這種情況更為普遍），我們可能不得不在案卷級內花更多的時間了。
在處理這個全宗前，文件處理人員，一名主修宗教的大學畢業生在“旗艦全宗”處理方面已積累了廣泛經驗。他認為不重新組卷節省的時間最多，但他也覺得略微多花點時間我們就能做更多的著錄。那些做檔案盒目的人大多是輸入速度很快的錄入員，因此，比方說，我們可以為艾倫的短文編制目錄。這樣無需多花很多時間，卻能為研究人員提供一份有價值的著錄。
我們認為布魯克斯家庭檔案的檢索工具滿足了捐贈者和研究者雙方的需要。艾倫已經看到這一點，他很高興。如果你擔心捐贈者對基本上只有盒目有可能感到不滿，那千萬不要低估目錄上網的價值。我的經驗是，當捐贈者看到上網的文件目錄，無論詳細到何種程度都會令其贊嘆不已。我們有一名研究人員目前正準備使用布魯克斯家庭檔案，他在使用檢索工具查詢其所需的材料時還沒碰到過什么問題。
在我作為檔案咨詢人員的那些年里，我意識到較少的整理和著錄會極大地影響檔案咨詢人員回復查閱需求的程度。我想我們將不得不作出調整，將更多的回復查閱需求的工作交給研究者本人，特別是那些遠程利用者，他們可能不得不更經常地雇用助理研究員。那是另一種權衡，但至少館藏能得到利用。我們有時將不得不因為著錄不盡詳細而為研究人員檢索更多的文件盒，對于我們來說，相對于使材料更快地為研究所用和不增加我們積壓的工作而言，這是可以接受的代價，但對于工作人員有限的小型檔案館，可能這不見得是一個好主意。
格林和邁斯耐的論文是對以往檔案行業各種整理和著錄情況分析及文獻的出色概況，它為檔案館的實踐提供了切實可行的可供選擇的方法。我們能證明應用其建議可使館藏比過去更快地為研究所用。然而，他們最重要的貢獻在于，激勵人們用靈活和創造性的方法去思考整理和著錄工作。每家檔案館（和每個檔案全宗）特有的狀況將決定在整理和著錄領域能夠和應該做什么。過去，主要是案卷級和/或文件級整理、著錄和保護。對于許多檔案館來說，這不再是我們接收或已有的每個全宗現實的選擇。如同一些檔案館已經開始做的，我們得嘗試新的方法，分析其結果，使其日臻完善，并且與所有檔案界同行分享我們的經驗。
注釋：
①托馬斯.亨利：《我怎樣學著停止憂慮愛上積壓的工作：使用最低標準和鑒定處理現代館藏》，2004年美國檔案工作者協會年會提交的論文。
(曹勝梅編譯，張新審定)
