檔案管理基礎知識-檔案整理工作

1.1  檔案整理工作的主要內容

檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，把處于相對零亂的檔案系統起來，以便于保管和利用工作。對檔案的整理有廣義和狹義之分。廣義的檔案整理，包括對檔案的鑒定、考證、編纂出版。

檔案管理學中的檔案整理指狹義的整理。檔案整理工作的內容主要有：區分全宗、全宗內檔案分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄。

在檔案館和檔案室，檔案的整理按整理工作內容的范圍，可以分為三種類型：

1.2  檔案整理工作的價值與功能

1、檔案的整理是揭示文件之間的有機聯系，為發揮檔案作用創造了有利條件。

2、檔案的整理是檔案管理所有業務活動的關鍵環節

3、檔案整理是實現檔案管理現代化的要求

1.3  檔案整理工作的原則

一、充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，這樣有利于保持文件之間的歷史聯系，能夠加快整理工作步伐，提高整理工作的質量。

1. 提高對原來整理工作的認識

2. 不要輕易的打亂檔案

二、保持文件之間的歷史聯系

文件之間的歷史聯系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件雖然是以單件的個體形式陸續產生的，卻是以組合的群體形式存在和運動的，因此整理檔案時，必須保持文件的固有聯系，才能把文件組成科學的有機體系，反映歷史活動的原貌和文件的系統內容。

文件在形式方面的聯系是指文件的形式標志著文件的特定作用，在一定程度上反映了文件的來源、時間和內容的性質，因此，文件的形式也構成文件之間一定的聯系。

文件的形式，包括內部形式（如種類、名稱）和外部形式（如載體和記錄方式）兩方面。

三、便于保管和利用

當整理檔案時，如果保持文件之間的聯系和便于保管利用發生矛盾，就不能機械地運用保持文件聯系的原則，還要充分考慮檔案保管和利用的方便。對于不同種類的檔案，記錄方式、載體材料、機密程度和保管價值等顯然不同的文件，應該根據情況分別整理，恰當組合，在相應的范圍內保持文件最優化的聯系。

1.4 檔案整理工作的程序

（1）以件為單位的文件整理

（2）以卷為單位的文件整理