檔案盒號編制

就是當確定檔案怎么樣上架排列后，按照同類檔案（材料）同個保管期限從最早年份從1開始編到N的流水號，便于上架、調檔及統計。如國土局的地籍檔案盒號獨自編制一個大流水號。民族局的項目檔案單獨排一個盒號。

?      縣國土局將地籍類、土地利用規劃、建設用地類各個類檔案分別擺放在不同列，分別排盒號

?      縣國稅局明確檔案分類，各類檔案分別在密集架各列上排列

?      縣國稅局各股室檔案由各股室整理。整理后移交局檔案室。

?      縣國稅局各股室檔案分列存放

?      各股室各類檔案另行存放在不同密集架列上。

三、盒號與件號編制的區別

檔案的件號和盒號都是檔案存放位置安排而編制的排列順序號。

?      件號編制是年內編號：是同一個檔案年度同一個保管期限同一類材料（“三同”）編制一個從1到N流水號。

?      盒號編制是跨年編號：按照工作形成材料順序、便于保管查閱利用和檔案庫房布局分類要求，第一原則是同一類材料先后存放位置原則，第二原則是分保管期限原則，將同一保管期限的材料從最早的年份第一盒開始從1至N排列編制一個大的流水號。

檔案上架排列的原則：一年接著一年連續排列

盒號編制是跨年編號：照片檔案排列2011-2014年連續排列盒號1-9盒。

件號編制是年內編號。下圖是同一年內會議類（1-39）、其他類（1-134）和政務工作類（1-363）單獨編號（件號）。

件號編制是年內編號。下圖是縣政府辦發文類2014年同年內件號連續編號（1-390）。盒號接上年永久保管。

四、近年來我縣一些單位檔案未編制盒號，不便排列和查找迅速定位。下圖某單位有6個不同類別的同年度檔案件號都是從1開始排列，由于沒編制盒號，如果找第8份文件，只能一盒一盒去看各盒標注的股室或材料類別了。

已整理歷年檔案未編寫標注和錄入檔案盒號，新整理檔案如何編制盒號？

1.補編印歷年檔案盒號。在歷年檔案盒盒脊補印盒號，并在已錄入檔案管理GD2000軟件檔案目錄信息上補錄盒號。

2.新整理的盒號接著上年排列。

示例：如果××單位1995年開始存有檔案，2015年度之前未編寫盒號，那么對于1995-2015年度的檔案，將同一類材料同一個保管期限檔案排在一起，先用鉛筆在盒號處標志從1至N填寫一個流水號，2016年及以后的檔案盒號接著2015年的盒號。