歸檔文件整理工作概述

2000年以來的文書檔案整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》DA\T22-2000  

《規(guī)則》本著“需要、可能、合理、科學(xué)”的原則，以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和具體方法作出了規(guī)定，提出了完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的“文件級(jí)”整理方法。

一、基本概念

1、檔案

        《中華人民共和國檔案法》所稱的檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

    檔案的兩個(gè)重要特性：

    一是原始性。檔案繼承了文件的原始性。 

    二是歷史再現(xiàn)性。檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

2、文件

    是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。 

檔案與文件的區(qū)別

文件材料轉(zhuǎn)化成檔案要有三個(gè)條件：

①具有保存價(jià)值是最基本的轉(zhuǎn)化前提條件；

②履行歸檔手續(xù)；

③相對集中地管理。

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基

礎(chǔ)，檔案是文件的精華

3、歸檔文件

         立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

4、歸檔文件整理

        將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

5、件——?dú)w檔文件的整理單位

件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。

但實(shí)踐中文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來確定件。

①文件正本與定稿為一件；

②正文與附件為一件；

③正文與文件處理單等為一件；

④原件與復(fù)制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）；

⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

⑥來文與復(fù)文可各為一件（指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函） 。

⑦報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；

﹡一本會(huì)議記錄、介紹信存根應(yīng)作多件處理（整本會(huì)議記錄、介紹信存根不必拆開，以每次會(huì)議記錄、每份介紹信各作為一件）。

﹡成套的會(huì)議材料各為一件（一個(gè)會(huì)議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔）。

﹡最容易犯的錯(cuò)誤是把一套會(huì)議材料裝訂成一件處理。