針對機關檔案人員更換較頻繁的實際情況，新接觸檔案的同志對機關檔案工作還很陌生，有些檔案工作者雖然從事工作時間相對較長，但在具體操作時還存在一些認識上誤區(qū)。所以咱們做這個專題培訓，本著明確要求、統(tǒng)一標準的目的，培訓內(nèi)容力求務實管用，貼近實際，以增強大家動手裝訂檔案能力為切入點，依據(jù)國家、省市檔案行政管理部門對機關檔案工作的相關規(guī)章制度，作以規(guī)范和要求。真正起到提高機關檔案工作效率，使機關年度歸檔立卷水平有一個較大的提升。
第一部分  基本概念
 
第二部分  歸檔文件的收集及價值鑒定
 
第三部分  歸檔文件的整理工作
 
 
 
第一部分  基本概念
 
一、什么是文件歸檔？
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。經(jīng)系統(tǒng)整理，交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。 
歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、文書檔案管理的起點。
要求：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔時間：實行定期歸檔，移交的時間一般在第二年6月底之前完成。檔案行政管理部門采取的是指導、檢查、驗收等措施，來保證歸檔制度的落實。
二、歸檔文件的定義是什么？
廣義：是一個泛指性概念，包括機關形成的須歸檔保存的所有文件材料，狹義：《歸檔文件整理規(guī)則》對這一概念進行了限定，使其具有專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”
其中辦理完畢是指文件相應的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。例如：請示和批復，在復文發(fā)出和收到后，在文書處理上就算已經(jīng)辦理完畢了；計劃、指示、規(guī)定等在貫徹執(zhí)行上需要一個時間段，但印發(fā)或收到傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算處理完畢。
本次講解內(nèi)容是針對紙質(zhì)機關文件材料，而不涉及科技、會計等專門檔案和聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。
三、歸檔文件整理的定義是什么？（7步走）
這是與傳統(tǒng)的 “立卷”相對應提出的一個概念，即是“將歸檔文件以件為單位進行分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。
 四、“件”的定義是什么？
《歸檔文件整理規(guī)則》明確規(guī)定： “自然件”，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件作為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
所有文種的文件，如正文和附件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文，各部分獨立性較強，易被分散使用，造成歸檔不全和歸檔后查找不到，故《規(guī)則》對此類文件的處理加以強調(diào)，明確其為一件。（歸檔時單一紅頭文件，沒有發(fā)文用紙沒有領導批示沒有定稿，整個一個三無文件有什么法律效力）
還有一些文件如單一的請示與批復、報告與批示等，關聯(lián)性強，利用時通常需要相互查證，因此實體不宜分散。（光有請示一般情況下，10年。請示批復合起來了不得了30年或者永久）
 
第二部分  歸檔文件的收集及價值鑒定
 
一、歸檔文件的收集
（一）、收集概述 ：歸檔文件的收集是指按照國家有關規(guī)定《中華人民共和國檔案法》：對國家機關、社會組織以及個人從事公務活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進行收集的過程。任何組織個人不得以任何理由據(jù)為己有，那是國家的財產(chǎn)。
想法：你老嘴上會氣容易啊，你可不知道我們收集的難度啊。（業(yè)務科室不鳥我（請原諒我用詞的不雅，我叫張超，話糙理不糙）、條塊分割各自分管領導不理我，作為一個普通小檔案員我有什么歲數(shù)小、資歷淺、臉皮薄，只有顧慮。海燕啊你多傻？你還有崗位職責，對本單位的檔案工作和本系統(tǒng)的檔案工作負責，你不去收集他們會說你好嗎？不會。因為你的面矮影響了工作，他們會為你分擔責任嗎？更不會。
（二）、收集文件 ：收集文件總的原則是齊全完整。所謂齊全完整是指要把單位各科、室、股所應該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實物等各種門類、各種載體的材料收集起來，個人在公務活動中形成的文件材料也在收集的范圍，特別要注意對單位會議記錄：黨委會議記錄、行政會議記錄（局務會、局長辦公會）、會議紀要；總結計劃、人事任免、及黨員統(tǒng)計年報、干部統(tǒng)計年報、檔案統(tǒng)計年報等各種統(tǒng)計報表的收集。（有的單位只有紀要沒有會議記錄，會議紀要屬于法定行政公文，會議記錄實錄屬于事務性文書，會議認為、會議決定；）。有的一定要歸檔，沒有的下一步規(guī)范。有問題看記錄。
（三）、收集方法上要注意五點 ：
第一點嚴格登記；收發(fā)文件是文件往來的必經(jīng)窗口，因此把好這一關，就能保證機關單位主要文件的齊全完整。通過登記，對來往行文、機關內(nèi)部文件、會議文件等逐件登記，要做到家底清楚。有據(jù)可查，是保證機關單位文件齊全完整的一項重要措施。登記時不僅要對正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會、檢查工作等有關人員帶回單位的文件材料也要認真登記，使賬外文件也能及時收回免出漏洞。立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
第二點及時收集；檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿）；年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調(diào)動、行政事務等）、協(xié)議、合同。 
以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。 
第三點嚴格檢查；對收集來的各種文件材料，應逐件針對以下3方面情況進行檢查：首先，同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成文件處理的每個程序，是否是生效文件。其次,文件材料是否齊全完整，同一事由的文件是否收集在一起，包括機關內(nèi)部所有機構的文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。(正文加蓋公章要有發(fā)文用紙或文件簽批單，定稿可以又或者沒有，現(xiàn)象：1正文、2草稿加簽批單)再次，這些文件文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。
第四點隨辦隨歸；這里的辦指的是辦理完畢，歸是整理后歸入歸入檔案盒。業(yè)務部門要做到隨辦雖歸不好辦，檔案員很多都負責印鑒的管理，蓋章的時候你自己留一份。就解決了
第五點妥善保管 ：分門別類、有目可查、運轉有序、保管安全。（借閱也是有制度的，有電子版我就不借實物。作好登記催繳，尤其是會議記錄）很重要
二、歸檔文件的價值鑒定
歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，各單位要嚴格遵循其制定的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》。2008，
包括兩大方面：第一方面：界定文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍
機關文件材料歸檔范圍：（四條）
第一條：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
第二條：機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
第三條：本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
第四條：其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
串講：（一） 應歸檔的上級機關的文件材料：沒有上級來文這個情況很特殊了，真沒有嗎？還是有，你沒收集，咱們可以查收文記錄本。
1.上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料。例如：省檔案局開會：領導的講話文字材料（30）
2.上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。例如：24，黑檔發(fā)[2011]14號關于印發(fā)《黑龍江省企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理評估辦法》的通知   
3.黨和國家領導人、人大代表、上級機關領導等視察、檢查本地區(qū)機關工作時的重要指示等材料。
4代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。
5.上級機關轉發(fā)本機關的文件（包括報紙、刊物轉載）
（二）應歸檔的本機關的文件材料
這個就好理解了，24小項。要求很細但是很多不在今天文書檔案的討論范疇之中，咱們就不一一列舉了比如說：財會、基建、科技、人事等等
1本機關各種會議形成的材料。（黨政工婦團）
2本機關頒發(fā)的（包括轉發(fā)的及聯(lián)合發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿及重要文件的修改稿（領導簽字）。
3本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件。
4本機關及其內(nèi)部職能部門活動行程的工作計劃、總結報告。
5反映本機關業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料刊物：人防、政協(xié)、市委政研室（齊齊哈爾通訊）、政府政研室（調(diào)查研究）社科聯(lián)（理論觀察）
6、本機關黨委、團委、工會和內(nèi)部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料
7、重要的人民來信、來訪材料，領導批示等
8.機關領導人公務活動形成的重要信件、電話記錄、電報等
9.本機關成立、合并撤銷、更改名稱、啟用印信、人員編制、
10本機關制定的工作條例、章程、制度等文件材料
11本機關歷史沿革、大事記、年鑒等材料
12. 本機關人事任免、專業(yè)技術職務評聘、黨團員名冊、職工名冊以及報表等
13本機關財產(chǎn)、物資、檔案交接憑證、清冊
14本機關簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料
（三）應歸檔的同級機關和非隸屬機關的文件材料
1.同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要執(zhí)行的法規(guī)性文件。齊檔發(fā)[2012]1  號《關于加強國家基本專業(yè)檔案工作的通知》
2有關機關對本機關檢查形成的重要文件。
3.同級機關和非隸屬機關與本機關聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料。
（四）應歸檔的下級機關的文件材料
1下級機關報送的重要的工作計劃、報告總結、典型材料等
2直屬單位報送的重要的科技文件材料。
3下級機關報送的法規(guī)性備案文件。
還有許多涉及各個單位自己工作范圍內(nèi)，業(yè)務范疇的事情不能夠一一列舉，作為一名合格的檔案員你要對本單位工作職能、業(yè)務流程。一清二楚，檔案工作干好了讓你到業(yè)務科室不費事門清。
機關文件材料不歸檔范圍：（四條）
第一條：上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
第二條：本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
第三條：同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
第四條：下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級（參閱、不辦理）上級來文普發(fā)針對的是部分地區(qū)（農(nóng)墾、森工、綏芬河、撫遠）；本級（事務性臨時性無查考價值）會議通知；非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，春季植樹造林；任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件、簡報、不必備案的文件材料等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的，未成為正式文件的稿本等。 
    歸檔判斷：剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。
既要保證該歸檔的文件材料收集齊全、完整，歸檔防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料，不能歸檔防止“有文必檔”。
第二方面：對進入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其價值不同確定保管期限。
檔案保管期限的劃分，按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
永久保管的文書檔案主要包括：（八條） 
一本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
二本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
三本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
四本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
五本機關機構演變、人事任免等文件材料；
六本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
七上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
八同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
 
永久檔案主要包括：
1本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。舉例：國家檔案局8號令，屬于部門行政規(guī)章具有法律效力。不但要歸檔而且是永久。
2本機關召開重要工作會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料，（包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主要報告等材料）；全市檔案工作會議的主要材料。
3本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料，本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示重要的報告、總結計劃、綜合統(tǒng)計報表等；舉例：市檔案向省檔案局關于檔案開放范圍請示及省檔案局的復函，這就是重要的義務問題。
4本機關機構演變?nèi)耸氯蚊獾任募牧希緳C關房產(chǎn)基建，土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料，
5上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。舉例：黑林函【2010】352號《關于齊齊哈爾市國有林場危舊房改造實施方案的批復》。
獎懲縣級（含）獎勵，受到警告（不含以上處分的）。
定期保管的文書檔案主要包括：（九條）
一、本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
二、本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
三、本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
四、本機關一般性事務管理文件材料；
五、本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
六、上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
七、上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
八、同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
九、下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
要把握文件材料“一般性”，要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。舉例：市檔案局向省局請示：按件整理的檔案裝盒后，是否編制盒號。這類問題是技術性問題，相關的文件材料就屬“一般性”。又如，機關年度以下統(tǒng)計報表，也屬“一般性”材料。
機關形成的人事、基建、會計、及其他專門文件的歸檔范圍和檔案保管期限按照自己的規(guī)范性辦理。
要注意不歸檔文件的管理處置防止泄密現(xiàn)象發(fā)生。
準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規(guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案管理保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，認真執(zhí)行本單位制定的保管期限表。　　
 
第三部分  歸檔文件的整理工作
 
一 歸檔文件的整理單位及裝訂
（一）整理單位《歸檔文件整理規(guī)則》已明確規(guī)定：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件作為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
共有13個小項，
1、每份文件（即自然件），一份文件為一件。
2、各種報表、名冊、圖冊等：每冊（本）內(nèi)容相對完整，具有獨立的檢索價值，應按其本來的裝訂方式。一冊（本）為一件
3、文件正本與定稿為一件時，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，可將正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。
4、正文與附件:一般來說,正文與附件為一件;如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件。
5、正文與與文件處理單（包括處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙、簽批條等）應作為一件。
6、原件與復制件（包括復印件以及手抄件等）應作為一件。凡是對不利于檔案保管的文件（熱敏紙傳真件、鉛筆書寫或手工謄寫的重要文件），以及使用中破損的文件，要加以復制，與鋼筆重抄件一起歸檔。
7、轉發(fā)文與被轉發(fā)文：應作為一件。因為它們是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。
8、來文與復文可為一件。從文種上包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。
9、會議記錄、紀要：每次會議作為一件，如黨組會議記錄、行政會議記錄、紀要等等。
10、干部任免通知、行政關系介紹信、干部職工關系介紹信、工資關系轉移單、退伍兵安置介紹信、大中專畢業(yè)生報到證、黨團關系介紹信等，規(guī)定每份視為一件。
11、干部任免存根、干部調(diào)令存根等等具有獨立的檢索價值的存根，可一冊（本）作為一件。
12、黨員統(tǒng)計年報、干部統(tǒng)計年報、檔案統(tǒng)計年報等綜合性年報，一冊（本）作為一件。
13、黨員干部花名冊、職工花名冊等一冊（本）作為一件。
OA系統(tǒng)打印出來的文件無定稿可與發(fā)文紙為一件
需要注意：“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。
（二）歸檔文件裝訂：1、排列順序：《規(guī)則》規(guī)定，前面講了不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等可作為一件 ，裝訂前首先必須對它們進行排序。一般來說順序如下：
（1）、正本在前，定稿在后
（2）、正文在前，附件在后
（3）、原件在前，復制件在后
（4）、轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后
（5）、復文在前，來文在后
（6）、中文本在前，外文本在后
注意：發(fā)文紙放在正文與底稿之間，擬辦單（文件處理單）放在首頁。
2、文件修整：（1）、修裱破損（圖）破了不是你的錯不粘就是你的不對了。
（2）、超大紙張折疊，公文用紙兩種A4、16開，遇到紙張幅面較大的報表、圖紙要折疊成A4規(guī)格（盒）
（3）、去除容易銹蝕的金屬物：訂書釘、曲別針、大頭針，騎馬釘（棍掃一大片）可不去
（4）、復制字跡模糊或易退變的文件
3、裝訂方式：（1）、左側裝訂以左、下對齊
（2）、頁邊與書釘?shù)木嚯x1.2
（3）橫板的報表：表頭向內(nèi)便于使用
粘貼式：熱封膠（憑證）
穿孔式：訂書釘，線裝（三孔一線）
變型材料：熱壓膠管
首先、將修整處理后的文件蹲齊，左側裝訂要以左和左下找齊，之后要檢查，比如定稿用紙和正文用紙不同軟硬不一樣，發(fā)文紙大小與正文大小不一樣（想辦法膠水）否則定完后它掉頁；難定的不是厚的而是薄的三片四片。要細心。
其次、書釘與頁邊距選擇適當?shù)奈恢茫喊凑?012版最新的黨政機關公文格式：公文用紙左白邊為2.8厘米誤差為1毫米，根據(jù)長期工作實踐我們建議裝訂時1-1.2公分，既適用又美觀統(tǒng)一，左側同一條線上等距訂兩枚鋼釘。上下距離可適當調(diào)整，但上下不能太小建議大于7厘米（297MM）。
同時注意使用書釘時文件的厚度要適中，所謂適中書釘要穿透文件完全折回來。如果厚的話請用鋼夾，如果太厚要用線裝。裝訂完成，用鉗子輕輕捏書釘使其釘角內(nèi)扣防止利用時刮破其他文件。
 
4、用品：   （1）、符合檔案保護要求
（2）、選用裝訂用品應盡量降低成本：（注意不要使用膠水粘貼文件處理單或擬辦單）文件是無辜的請善待文件，還有的單位將擬辦單去掉，這是絕對不允準的同鞋，這是破壞檔案的完整性，你知道嗎？
二 、歸檔文件的分類
（一）、歸檔文件的分類：《規(guī)則》中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。
（二）、分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。
（三）、分類方法：單式分類法與復式分類法
單式分類法：1、年度分類法。
2、機構（問題）分類法：
 3、保管期限分類法：永久和定期
復式分類法：1、對于內(nèi)設機構職能較多，形成文件數(shù)量大，分工明確的單位，按保管期限—年度—機構（問題）分類法; 中行
2、對于內(nèi)部機構設置簡單的基層單位或小機關，形成文件數(shù)量不是很多的單位，按保管期限—年度分類法。 文廣新局
分類：同全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。 
1區(qū)分年度
①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。 
②跨年度的文件放入辦結的年度。如2005形成的《2006-2010年工作規(guī)劃》應歸入2005年度，某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結案年度歸檔，即歸入2008年。 
③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說正本與定稿為一件時，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發(fā)文已被轉發(fā)文為一件，已轉發(fā)文為準；來文與復文為一件，以復文為準。
④文件沒有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。 例子：統(tǒng)計報表2010年黨員統(tǒng)計報表
2、機構和問題
機構，一般來說：有一個機構就設一個類，機構名稱就是類名。各類的順序可按照本機關機構序列表的規(guī)定或習慣順序排列。如領導機構、綜合類在前、業(yè)務科室在后。例：出入境商品檢驗檢疫局，辦公室
問題：就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類，設類可以不受內(nèi)部機構限制。參照三定方案，如：黨委、工會、共青團等機構等文件劃為“黨群類”
3保管期限
例如：《文書檔案保管期限表》第7條：將上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作的文件材料分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定位永久保管， “一般的”定位30年保管。（技術性、常規(guī)性）
所以：區(qū)分重要還是一般不能一概而論，要具體問題具體分析，通過反復實踐來檢驗我們劃分期限是否科學合理，還要盡量保持劃分的一致性和連續(xù)性。
三、歸檔文件的排列
歸檔文件的排列應在同一保管期限、同一年度、同一機構（問題）內(nèi)，按事由結合時間、重要程度進行排列。紀要、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。
（一）、同一事由內(nèi)的歸檔文件排列
同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，按文件形成時間的先后順序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。
（二）、不同事由間的歸檔文件排列
不同事由間的歸檔文件排列可根據(jù)文件的重要程度排列，分不清的，可以按時間的先后順序排列。
（三）、不同文本的排列，原文在前，譯文本在后。
在實際操作中我們往往是按照文件的重要程度結合事由進行排序，在同一保管期限內(nèi)先排會議記錄，首先是黨委會議、紀要、然后是行政會議記錄（行政例會、局長辦公會）、會議紀要。接下來本級發(fā)文（黨口文件在前行政在后，然后按照文號齊檔黨發(fā)、齊檔黨呈、齊檔黨函、齊檔發(fā)）、發(fā)；呈：呈送、請；函：一般用于不相互隸屬的單位之間回答提問、提出建議、報告事情等，不分級別；（以我為主）、同級來文、上級來文、下級來文。
會議記錄參考時間順序，其他發(fā)文參考文號順序。（齊檔黨發(fā)【2013】1、2、3、4等等）不一定看他下發(fā)時間，有的給號了沒有及時下發(fā)，時間反而靠后。比如會議通知。
同一事由，成套的集中排列。比如一次重大會議材料很多挨著排不要打散，刊物或者簡報成套排列。
四、 歸檔文件的編號
歸檔文件的編號 ：歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。
編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。
件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。
歸檔章的使用
（一）、項目： 1、全宗號2、年度3、室編件號4、機構（問題）5、保管期限6、館編件號
1全宗號：市檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。填寫此項是便于檔案館對各單位移交進館的檔案進行區(qū)別管理。
2年度：歸檔文件的形成年度。即形成和處理歸檔文件的年度。采用公元紀年以4位阿拉伯數(shù)字表示。
3室編件號：應在同一保管期限類同一年度的一個問題內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。例子：市林業(yè)局永久檔案，2010年形成的歸檔文件，有7個問題編號后形成7個流水號。如果沒有問題（機構），那么3個流水永久、30年、10年。
4機構問題
5保管期限：歸檔文件與檔案盒卡號有所不同
6館編件號：它的設置主要是出于館室銜接的需要。基層單位不用考慮。
（二）、填寫方法：填寫時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫（按照統(tǒng)一規(guī)定用印油卡號）

（四）、蓋章位置：一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置；如果領導批示或收文章占用上述位置可蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。注意：歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章交叉。既要把握原則，又要機動靈活。
 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，或者正文小附件大的，要蓋在正文上，以保護文件正本的原貌。
五、歸檔文件的編目
編目是指編制歸檔文件目錄，即應按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。編目應以“件”為單位進行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復文進行編目，通過檢索復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。
編制文件歸檔目錄是以系統(tǒng)化工作為前提，以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結構為目的，因此必然受到前期分類、排列方法的制約。
 
（一）、歸檔文件目錄的項目填寫 
歸檔文件目錄包括：1、件號 2、責任者3、文號 4、題名5、日期 6、頁數(shù) 7、備注
1、件號：就是流水號了，它與文件歸檔章內(nèi)室編件號是一致的。
2、責任者：制發(fā)文件的組織者或個人，即是文件的發(fā)文機關或署名者。
A發(fā)文機關：要用全稱或通用簡稱（官名）中共齊齊哈爾市委，不能寫本局、本委。
B聯(lián)合發(fā)文的時候一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但立檔單位的責任者必須抄錄（以我為主）。（農(nóng)民合作社檔案管理辦法）
C機關內(nèi)部文件等白頭文件由于種種原因，常會出現(xiàn)未署責任者的情況，編目時應盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。黨員報表
署名，會議材料，大型會議，領導作會議發(fā)言典型發(fā)言，領導署名（白頭），責任者還是發(fā)文單位，因為出席公務活動材料，至于署名我們可以在題名中體現(xiàn)；
3、文號：即發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關按照發(fā)文次序編制的順序號。一般由機關代字、年度、順序號組成。如檔辦【2008】8號，即是國家檔案局辦公室第八號文件。
4題名：即是文件標題，它是直接表達文件內(nèi)容和中心主體的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點。在實際工作中利用者多以此為查找線索，因此是最重要的檢索途徑。例如：轉發(fā)《國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知》。
有的文件沒有提名或者提名含混不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，因根據(jù)文件內(nèi)容從新擬寫或補充標題。并在標題之外加[]填寫目錄中。例子：“齊齊哈爾市檔案局關于轉發(fā)黑檔發(fā)[1999]180文件的通知”應重擬標題名抄錄為《齊齊哈爾市檔案局關于轉發(fā)[黑龍江省檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知》；
會議記錄的標題：會次，議題。例子：齊齊哈爾市檔案局黨組會議記錄：（第一次）1研究近期幾項工作2人事任免
涉及到具體人名時可以用某某代替。日期
此外，有些歸檔文件的附件獨立性很強要加以標注。如：《關于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）》
5日期:即是文件形成的時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景是查找文件的常用途徑。
文件的形成時間即是發(fā)文時間（文件的落款時間）。幾件文件為一件時“件”的日期。正本與定稿為一件時，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發(fā)文已被轉發(fā)文為一件，已轉發(fā)文為準；來文與復文為一件，以復文為準。
具體填寫時應以8位阿拉伯數(shù)字標注。如1997年1月17日，標注為19970117缺位時用0補齊。有的文件未注明時間編目時應根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實際填寫時填為兩行，1997
0117
6頁數(shù)：一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁、空白頁不計。（圖文：指與文件內(nèi)容相關的文字、圖畫等，機關提倡節(jié)約辦公耗材很多單位出草稿的時候使得是背面，你不要機械地照抄照搬那就出笑話）。審批單、發(fā)文稿紙都算作一頁。
7備注：文件補充和情況說明。如果文件有密級可以在備注標明，有什么具體情況可以填寫到備考表中。