備考表是用以對卷（盒）內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內(nèi)容。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等項(xiàng)目，這些項(xiàng)目起到明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。