歸檔文件整理知識問答

       一、歸檔文件的整理單位和裝訂    
　　1、問：轉發文與被轉發文為一件還是兩件？    
　　 答：一件。    
　　2、問：請示與批復、報告與批示、函與復函為一件還是兩件？    
　　 答：兩件。    
　　3、問：文件處理單是放在正文前還是正文后？    
　　 答：前。    
　　4、問：是否可以將同一事由的若干文件作為其中某一份主要文件的附件來處理？    
　　 答：不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設置了障礙。例如，將某下屬單位申請某項專業經費的請示、該局的批復和局內承辦部門的經辦過程文件作為一件裝訂在一起。如果將來利用者只想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應該避免。    
　　5、問：裝訂時是否去除金屬裝訂物？    
　　 答：永久、30年檔案應去除金屬裝訂物，10年檔案可不必去除。    
　　6、問：裝訂方式有哪些？    
　　 答：線裝、不銹鋼訂書釘、塑料曲別針等對檔案文件無害的裝訂材料。膠水粘貼的方式存在可逆性差、復印及掃描時不能拆除的缺點，不提倡采用。    

　　二、歸檔文件的分類    
　　7、問：跨年度形成的文件歸入開始年度還是辦結年度？    
　　 答：辦結年度。    
　　8、問：如：下級單位2007年12月寫的請示，上級單位2008年1月收到，上級單位該將請示歸入哪一年度？    
　　 答：該請示應同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2008年。    

　　三、歸檔文件的排列    
　　9、問：同一事由內的歸檔文件應怎樣排列？    
　　 答：按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。    
　　10、問：不同事由間的歸檔文件應怎樣排列？    
　　 答：按不同事由形成時間（辦結時間）的先后順序、事由的重要程度或事由具有的共同屬性排列。    
　　11、問：是否可以直接按文件形成的時間或收、發文字號的順序排列所有歸檔文件？    
　　 答：不可以。因為按照此種歸檔方法，同一事由的歸檔文件極有可能分散在不同的檔案盒內，給利用者造成不便。    

　　四、歸檔文件的編號（填寫歸檔章）    
　　12、問：怎樣編室編件號？    
　　 答：應在同一年度內、同一組織機構的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號。如：辦公室2007年形成的永久、30年、10年3個保管期限的歸檔文件，編號后形成3個流水號，即永久的從“1”開始編一個流水件號，30年的從“1”編一個流水件號，10年的也從“1”開始編一個流水件號。    
　　13、問：什么是“全宗號”？怎樣填寫？    
　　 答：全宗號是檔案館對其接受范圍內各立檔單位所編制的代號。各立檔單位應按照給定的代號逐件進行填寫。    
　　14、問：“年度”怎樣填寫？    
　　 答：年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。應采用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示，如一九九八年表示為“1998”，不能簡化成“98”。    
　　15、問：“保管期限”怎樣填寫？    
　　 答：按照保管期限，分別填入“永久”、“30年”“10年”。    
　　16、問：“機構（問題）”怎樣填寫？    
　　 答：填寫機構項時，應填入歸檔部門名稱，如“辦公室”，如機構名稱太長，可使用機關內部規范簡稱。    
　　17、問：歸檔章中“館編件號”與“館編盒號”是否要填寫？    
　　 答：不填。    
　　18、問：用何種書寫材料填寫歸檔章？    
　　 答：應用碳素墨水填寫，或使用打號機打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。    
　　19、問：歸檔章應蓋在哪個位置？    
　　 答：歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，如果上端無位置，也可在文件首頁前另附白紙加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住字跡。    

　　五、歸檔文件的編目（編寫歸檔文件目錄）    
　　20、問：歸檔文件目錄包括什么項目？    
　　 答：包括件號（館編件號）、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。    
　　21、問：什么是“責任者”？怎樣填寫？    
　　 答：責任者是指制法文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人。填寫責任者項時應使用全稱或通用簡稱，如“天津市檔案局”或“市檔案局”。聯合發文時應將所有責任者照實抄錄。    
　　22、問：“文號”怎樣填寫？    
　　 答：歸檔文件有發文字號的應照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略，如“檔辦〔2000〕8號”。無發文字號的歸檔文件可不填此項。    
　　23、問：什么是“題名”？怎樣填寫？    
　　 答：題名即文件的標題。應由責任者、問題、文種3個部分組成，例如《國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知》。有的文件沒有題名，或題名含義不清，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“〔 〕”號填寫在目錄中。如“XX市檔案局通報”，應重新擬題名并抄錄為“XX市檔案局〔關于市直機關達標升級情況〕的通報”。正件與附件作為一件時，如果附件是正件的重要補充和說明，此時要在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號，如“關于進一步加強我市精神文明建設的規定（附：市民公約）”。    
　　24、問：怎樣填寫“日期”？    
　　 答：填寫文件的發文時間（落款時間），如“20070126”。    
　　25、問：怎樣統計“頁數”？怎樣填寫？    
　　答：頁數項填寫一件文件的總頁數。計算頁數時以文件中有圖文（指與文件內容相關的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。正本與定稿、正本與文件處理單等作為一件時，統計頁數應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數，如一份文件由1頁文件處理單、5頁正本、4頁正本組成，該件頁數應為1 5 4=10頁，并在文件每頁右下角編頁號。    

　　六、歸檔文件的裝盒    
　　1、問：歸檔文件目錄應怎樣放置？    
　　 答：歸檔文件目錄應一式三份，一份置于盒內文件前面，一份由歸檔部門留存，一份依據保管期限裝訂成冊。    
　　2、問：怎樣放置“備考表”？    
　　 答：備考表置于盒內文件之后，說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。    
　　3、問：怎樣填寫檔案盒封面與盒脊項目？    
　　 答：檔案盒封面應標明全宗名稱，如“天津市檔案局”。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、、機構（問題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應欄內從左至右打號，室編件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍色章。