5 操作流程五：文件裝訂

文件裝訂，即把歸檔文件按一定裝訂起來。裝訂前應做好諸如修裱孔洞殘缺破損文件、復制字跡模糊易褪變文件、去除金屬物、折疊和粘貼（指超大型的紙張應折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）、頁次排序、空白紙張抽除等準備工作。具體裝訂要求是：①裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，采用左上角裝訂的將左、上側對齊，采用左側裝訂的將左、下側對齊；②保管期限為永久的應根據地方檔案部門要求裝訂（一般用三孔一線方式逐件裝訂，頁數多的可裝在文件左側正中間，頁數少的可裝在文件左上角），保管期限為30年的用三孔一線或塑料螺釘等形式裝訂（五頁以下可用膠水粘貼左上角），保管期限為10年的可不取釘（但每件需成整體、不能散）；③裝訂要結實整齊，做到“五不”，即不壓字、不掉頁、不倒頁、不損壞文件、不妨礙閱讀。

6 操作流程六：文件編目

  文件編目，即把裝訂好的歸檔文件編號加蓋歸檔章，編制歸檔文件目錄。

6.1編號加蓋歸檔章。即依分類方案和排列順序對歸檔文件逐件編號，在每一份歸檔文件首頁上端居中偏右空白處上加蓋采用黑色印泥的歸檔章（一般說來，一個單位歸檔章加蓋的位置應統(tǒng)一，歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容，若歸檔文件前有文件處理單可加蓋在文件處理單上），并逐件規(guī)范填寫全宗號、年度、保管期限、問題（機構）、室編件號、館編件號等歸檔章項目。具體填寫方法是：①全宗號填寫同級檔案館給立檔單位編制的代號，未確定全宗號的暫不填寫；②年度填寫文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2007”；③保管期限填寫文件保管期限“永久”、“30年”或“10年”；④ 問題（機構）填寫問題（機構）類名稱或規(guī)范簡稱；⑤室編件號填寫，同一年內同一保管期限中文件材料從“1”開始編流水號，最低一級類目下類與類之間文件件號必須相連且不得斷號、重號、跳號；⑥館編件號可空下由檔案館填寫。

6.2編制歸檔文件目錄。即將歸檔文件的件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目，按照國家規(guī)定的標準的“歸檔文件目錄”格式進行填寫。具體填寫要求是：①件號填寫室編件號（前面已論述）；②責任者填寫制發(fā)文件的組織或個人（即文件的發(fā)文機關或署名者），一般應填寫發(fā)文機關全稱或通用簡稱，聯(lián)合發(fā)文的填寫主辦單位和整理單位，問文與復文為一件時（如請示與批復、函與復函等）填寫復文單位，領導講話、論文、講義等填寫人名全稱，領導簽發(fā)令填寫領導職務及人名全稱；③文號填寫發(fā)文機關的發(fā)文字號（由機關發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成），要照實抄錄，沒有文號的可不填；④題名填寫文件的標題，要求照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的可加擬標題，外加“［］”，如通知、會議記錄、干部調動介紹信等；⑤日期填寫文件形成日期，用8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20051206，實際填寫時可將月、日數字回行填寫，即填為兩行，無日期的根據文件內容加以考證并填寫（外加“［］”）；⑥頁數填寫一件文件的總頁數，計算頁數時只計算有圖文頁，空白頁不計；⑦備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、補充、移出等，請示與批復分開歸檔的注明去處，只有復印件缺原件的注明缺原件，以上級名義起草的文件注明定稿已移交上級歸檔。

7 操作流程七：文件裝盒

文件裝盒，即按分類方案將同一年度、同一保管期限和同一類目的文件按照件號（室編件號）的先后順序裝盒，編盒號，填寫備考表、盒封面及盒脊項目。

7.1 歸檔文件裝盒。具體要求是：①不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒，不同機構（或問題）的歸檔文件不能放入同一檔案盒；②分盒時應視文件厚度選擇適宜的檔案盒（檔案盒厚度有2cm、3cm、4cm三種）；③分盒排列方法：以“保管期限—年度—級別—問題”排列法為例，第一步：把歸檔文件按永久、30年、10年分開，把相同保管期限的排列在一起；第二步：在同一個保管期限內把同一個年度形成的文件排列在一起；第三步：同一年度內文件，上級的排前、本級的排中、同級和下級的排最后；第四步：同一級別內文件，按問題排列。應當強調的是：無論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都要基本統(tǒng)一。

7.2編盒號。即填寫檔案盒的排列順序號。具體要求是：從按文件級整理的第一年（全國為2001年，河南省為2002年）起，按3種保管期限都從“1”號開始各編一個流水號，第二年接著編號。

7.3填寫備考表。即規(guī)范填寫包括包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期等項目的備考表放在全盒文件最后。具體填寫方法是：①盒內文件情況說明填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損等），以及文件修改、補充、移出、銷毀等情況；②整理人填寫負責整理該盒文件的人員姓名；③檢查人填寫負責檢查該盒文件整理質量的人員姓名；④日期填寫該盒文件整理完畢的日期。

7.4填寫檔案盒封面及盒脊項目。具體填寫方法是：①檔案盒封面用立檔單位全稱或通用填寫全宗名稱，一般要求使用橡皮條章蓋印，也可印制；②檔案盒脊項目有全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，應根據豎式還是橫式的擺放方式在盒脊或底邊準確填寫，前三項可刻章蓋印，后三項用鉛筆填寫，起止件號填寫檔案盒內排列最前和最后的文件的件號且其間用“/”號連接，涉及數字一律用阿拉伯數字。

8 操作流程八：文件排架

文件排架，即將已裝盒的歸檔文件按一定順序排放到檔案架上，并編制包括歸檔文件說明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄冊在內的檢索工具。

8.1 上架文件（檔案）排列。根據分類方案按“保管期限——年度——問題”或“保管期限——年度——機構”排列已裝盒的歸檔文件。具體排列方法是：同一保管期限的文件（檔案）分年度分級別按盒號順序從小到大排列，不同保管期限的文件（檔案）要分柜分閣排放，排列順序按從左至右、從上至下依序排列。

8.2 編制檢索工具。①編制歸檔文件整理說明。歸檔文件整理說明應簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內文件數量、分類原則、整理狀況、存在問題等。②編制歸檔文件目錄索引。即把同一年度的文件（檔案）按永久、30年、10年三種保管期限分開排列各編一本包括盒號、保管期限、年度、問題或機構、頁次等項目內容的歸檔文件目錄索引，問題或機構欄注明該盒文件（檔案）起止件號和內容（如上級文件、綜合、人事等），內容用“（）”括起；頁次欄注明每一份（盒）歸檔文件目錄在歸檔文件目錄冊中的排列位置，從“1”開始編寫流水號。③編制歸檔文件目錄冊。歸檔文件目錄冊由歸檔文件整理說明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。成冊方式應與分類方案和檔案實體排列一致。歸檔文件目錄冊的封面和背脊項目主要有全宗名稱、年度、保管期限三項，要按要求規(guī)范填寫。

（作者單位：河南省濮陽市檔案局）