一、文書檔案定義：

    又稱管理性檔案，是指機(jī)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政 管理活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件 轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。文書檔案整理，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。

文書檔案整理方法：

新的整理方法——以件為管理單位；

傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位。

二、整理檔案一般程序

   從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗—全宗內(nèi)檔案分類—立卷（或按件裝訂）—案卷（或件）的排列與編號(hào)—編目—排架等步驟。

1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。

2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號(hào)等。

三、檔案整理工作的原則

1、已辦理完畢的，有保存價(jià)值的；

2、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；

是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。

如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)；

一定的歷史階段、一個(gè)年度；

一項(xiàng)特定的活動(dòng)、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、承辦一個(gè)案件、召開一次會(huì)議；

不同的文種、載體材料等。

3、區(qū)分不同價(jià)值；

要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同的保管期限。

4、便于檔案的保管和利用。

是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的。當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便。