一、檔案整理基本概念

案卷：互有聯系的若干文件組合裝訂而成即為案卷，它是檔案歸檔的基本單位。案卷包含封面、卷內目錄、文件內容和封底。

文件：案卷中的每一份獨立的材料稱為一個文件。

(1)發文：行政機關等單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，嚴格按照法定程序和規范格式制定的文件。包括學校發文和上級單位發文，發文文件與其文號一一對應，具有唯一性。學校發文包含文件正文、正文附件、發文稿和發文稿中的相關附件簽報。歸檔年度內本單位所有的發文和重要簽報都要歸檔。

(2)收文：單位部門收到上級機關下發的需要辦理或普發性的文件（即上級來文）。上級來文中，針對本校的指令性、指導性文件為主要歸檔對象。

二、檔案整理原則

檔案整理要保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的基礎，便于檔案的保管和利用。文件整理要在來源、時間、內容和形式等方面保持相關性。

文件來源是文件的形成單位，它反映文件的重要程度和部門的職能活動，是文件之間的首要聯系。

文件是圍繞特定問題產生的，文件形成者的特定活動構成文件在內容方面的聯系。針對同一問題的材料放在-起，有利于保持文件內容上的完整性，是文件之間最緊密的聯系。

時間指文件形成時間，文件按照年度劃分，同一年度的文件放在一起，并依先后順序排列，有助于系統了解和掌握文件形成的歷史階段及背景。

形式指文件的文種和載體形式等，整理時要考慮文件的文種和載體。

三、檔案整理程序

檔案整理包括檔案分類、組卷、文件排列和編目。

（一）檔案分類

檔案分類是按照文件材料的來源、時間、內容和形式上的異同，把所收集積累的文件材料分成若干類別的工作。

具體做法：分年度——分問題——分保管期限（和密級）

l、文件材料按其形成或針對的年度分類，根據文件材料的不同時間，分別歸入不同年度。

文件的形成時間與內容涉及的年度不一致，以文件內容針對的年度為準。對于有多個時間的文件一定要以文件內容針對的年度為主，如，計劃、預算、會議等文件歸入開始年度，總結、決算等文件歸入結束年度；

跨年度文件材料的具體分類法是：

(1)跨年度處理完畢的文件，歸入辦理結束或結案的年度；

(2)當年度寫成的文件，次年年初批準或發布的，放在批準、通過的年度立卷；

(3)跨年度的請示與批復，來文與復文，歸入批復年度；

(4)年度計劃、總結、報表、預算等放在針對年度；跨年度的規劃、計劃，一般歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；計劃與總結寫在一起的文件，應按文件內容的主次和中心來確定；

(5)跨年度會議文件，一般歸入會議開幕年度；

(6)批準或轉發文件，應按批準、轉發時間立卷。被批轉的文件原件在擬稿人單位的，仍按原來文件的形成年度立卷；

(7)紀念性和回顧性文件，放在寫成年度立卷；

(8)跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；

(9)法規性文件歸入公布或批準年度；

(10)跨年度處理的專門案件和來往文書等可以放入關系最密切的年度或最后結案年度。

2、文件年度理順后，按其內容所反映的問題、事務分類。

3、最后將文件材料按照規定的不同保管期限和密級分類。

檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，不同保管期限的歸檔文件應分開組卷。（詳見歸檔范圍中保管期限表）

檔案的密級分為絕密、機密和秘密，不同密級的歸檔文件應當分別組卷。

（二）組卷

組卷是將分類后的文件材料按照不同特征集合在一起，使之分級適當，類型鮮明，年度一致，保管期限準確，形成檔案的歸檔單位——案卷。案卷包含封面、卷內目錄、案卷內容和封底，厚度不超過2cm。

組卷方法：文件按照問題、名稱、作者、時間、地區、收發文機關六個特征靈活組卷。

l、問題特征。一般的文件按問題特征組卷。

(1)結合文件的作者、名稱、時間、收發文機關及地區特征，把同一問題（同一事情或相關事情）的文件組成一卷，即“一事一卷”：

(2)同一問題的請示與批復、轉發件與原件放在一起；

(3)學校管理和業務活動形成的業務文件、調研材料等，一般按單一問題組合。

2、文種特征。綜合性的文件可按文種、年度進行組卷。這種方法主要應用于：

(1)會議文件，按會議的名稱、屆次（時間）組合。根據文件的數量，可以一會一卷，也可以一會數卷、數會一卷（如第一季度、1-3月等）；

(2)工作計劃、總結，按年度、部門（責任者）或名稱組成一個或多個案卷

(3)工作簡報，按名稱或期號組卷。

（三）文件排列

文件排列是文件分類組卷后，卷內文件按一定的順序進行排列。

具體方法：

(1)卷內文件材料按照重要程度、形成單位和時間順序進行排列，重要的文件材料排前，一般性文件材料排后。

(2)結論性文件在前，過程和依據性文件在后。

(3)密不可分的文件材料應放在一起歸檔，其排列順序為：批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；轉發件在前，被轉發件在后；上級通知在前，上報材料在后：打印件在前，原稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后。

(4)本單位形成的文件材料排前，外來的文件材料排后。

(5)文字材料在前，圖表在后，基建圖紙按圖的類別序號排列。

(6)其它文件材料按時間順序排列。

(7)豎向版面文件標題朝上對齊；橫向版面文件標題朝左對齊排列。

（四）案卷編目

案卷編目包括編制頁碼、編制和錄入案卷標題、編制和錄入卷內文件標題、填寫備考表。

(1)編制頁碼。以卷為單位，按先后順序編頁碼，有書寫內容的頁面，均要頁碼，一頁一號，正面編在右上角，反面編在左上角。

(2)編寫卷內目錄。按卷內文件排列順序編寫每份文件材料的文號、題名、時間、頁號等。

(3)填寫備考表。案卷封底頁有案卷備考表，填寫文件在歸檔過程中需要說明的內容，立卷人、檢查人和立卷時間均要填寫完整。

（五）案卷移交

所有案卷整理完成后，歸檔單位要向檔案館移交檔案。移交時，案卷目錄一式兩份，案卷清點無誤后，移交單位和檔案館人員在案卷目錄上簽字，各執一份。由歸檔部門和檔案館各自保存。