電子文件是否具有檔案價值？如何考量電子文件的檔案價值？這是檔案部門名正言順、理直氣壯地管理電子文件的前提和基點。國際檔案理事會電子文件管理委員會編制的《電子文件管理指南》把作為檔案由檔案部門接收和保存的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”。我國國家檔案局頒發的《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T18894—2002）將歸檔電子文件（archival electronic records）定義為“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件”。這兩個定義的相似之處是既承認，又不完全承認電子文件的檔案屬性，這種概念表述上的嚴謹主要出于以下原因：
眾所周知，檔案按照其價值實現的性質可劃分為參考價值(又稱“情報價值”)和憑證價值(又稱“證據價值”)。其中憑證價值是檔案的核心價值。上述定義將作為檔案保存的電子文件統稱為“具有檔案性質的電子文件”或“歸檔電子文件”，而不直接稱“電子檔案”，是因為現階段人類對電子文件的真實性、完整性、有效性的控制和保障還面臨諸多無法解決的難題，電子文件還難以獨立承擔起“社會記憶”的使命，難以具備歷史憑證價值及成為完整意義上的檔案。然而，鑒于參考價值也是檔案價值，因此電子文件可以作為檔案保存。我國對歸檔電子文件定義的深刻含義在于：一方面它確認了歸檔電子文件的檔案屬性，使各級檔案部門可以理直氣壯、名正言順地收集和保管電子文件，并可以合乎情理地介入歸檔電子文件前端控制，從而使大量電子文件在憑證價值問題尚未解決之前避免流失和管理上的失控，有效地防止信息化環境下人類數字化記憶的失缺，還能夠使檔案部門逐步地積累起管理電子文件的經驗。另一方面它又為歸檔電子文件的管理預留下廣闊的發展空間。因為我國定義中的“利用價值”是一個相當彈性的概念，它可以也應當包括“憑證價值”。這個“潛臺詞”告訴我們，在歸檔電子文件管理中，不能僅僅滿足于其參考價值的實現，而應當積極探索解決好它的“憑證價值”問題，從而使歸檔電子文件真正成為完整意義上的檔案，與紙質檔案具有同等的效用。
