今天受教育科的委托和大家共同了解一下什么是機關檔案室工作，應如何做好機關檔案工作，在機關檔案工作各環節中應注意的問題。以便為各類檔案移交進館奠定基礎。
 一、機關檔案室工作 
我們大部分都是從事機關檔案和文書工作的,對本機關檔案室的工作職能和本人的職責并不是很了解,有必要給大家，簡單的介紹一下。
檔案法律、法規明確規定了機關檔案室的職責：
《檔案法實施辦法》第九條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構依照《檔案法》第七條的規定，履行下列職責：貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策、建立、健全本單位的檔案規章制度：指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；監督、指導所屬機構的檔案工作。”
首先來了解一下：什么機關檔案室以及機關檔案室的性質、作用、任務。
（一）、機關檔案室
檔案室是各機關（包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等）統一保存和管理本機關檔案的內部機構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構。
黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一。
從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業務機構。
1、檔案室的性質
 檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業務機構，主要表現出三個方面的性質：

1. 檔案室是機關的內部組織機構

機關檔案室工作，是機關工作的組成部分，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織，從事本單位內檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供利用工作。大部分隸屬于辦公室或相關業務部門。
如文書檔案室隸屬于辦公室；會計檔案室隸屬于財務部門；人事檔案室隸屬于人事部門等等。
2）檔案室是保存檔案的過渡機構
檔案源于形成者，是機關管理活動的記錄。為了滿足檔案形成者自身的需要，由本機關在一定時間內對檔案進行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，機關檔案管理最為普遍的方式是由檔案室集中統一管理本單位的全部檔案。
從國家和社會的整體利益出發，為了使檔案成為社會共享的財富并取得良好的保管，檔案室也有向國家檔案館移交檔案的義務。向國家檔案館移交檔案能夠便于社會各界對檔案的利用，也是滿足國家信息開放的需要，便于國家檔案資源的有效整合。打造一個檔案綜合保管和利用服務平臺。因此，檔案室一般不可能成為永久保管檔案的基地，在檔案保管上只能是一種過渡性、中間性的檔案機構。
3）檔案室的主要任務是服務本機關
    檔案室檔案的來源局限于本機關，館藏檔案構成具有單一性。從檔案室所藏檔案的價值形態來看，一般仍是處于第一價值階段，其對機關日常管理工作仍具有很強的現實作用。
因此檔案室的服務方向、服務對象、服務范圍基本局限于機關內部。機關檔案室檔案的提供利用具有一定的局限性，不利于現行文件和檔案的利用。
如：老百姓要利用未進館的檔案或文件，首先必須知道文件是哪個單位制發的；這個單位辦公地址和場所，進門還要登記等等，有時往來于好幾個單位。因此，市領導準備將全市機關檔案集中在一管理，成立一個檔案保管中心和利用中心。這樣既方便了利用，也保證了檔案的安全，到了檔案該進館年限時又方便了檔案移交進館。
2、檔案室的作用
   檔案室的作用表現兩個方面：
一方面，檔案室是機關內具有參謀和咨詢作用的部門，它是機關工作助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持。所以，檔案室工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是機關管理工作和業務職能得以延續的重要手段。
   另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉，國家檔案的完整程度和連續積累，首先取決于檔案室；在全國檔案工作組織體系中，檔案室是檔案形成后首先提供利用，并且大量發揮現實作用的陣地；檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡機構，源源不斷地位檔案館輸送檔案資源 ，成為豐富館藏資源的基地。
 3、檔案室的任務
檔案室的基本任務是：集中統一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。
檔案室的具體任務在《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》等法規中有明確規定，概括起來主要是：
1）對本機關文書部門文件材料的歸檔工作進行監督
    機關檔案工作人員，一方面，負有對本機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料的整理、立卷、并定期向檔案室移交歸檔，對本機關或所屬單位的檔案文件材料歸檔工作負有指導和監督職責；另一方面，為了保證歸檔文件的完整，便于保管利用，對文件的形成、文書的處理、公文格式、公文用紙、書寫材料等方面存在的問題，向有關領導和業務部門提出意見和建議的義務。
    2）負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極做好提供利用工作
檔案室是本機關存儲、加工和傳遞檔案信息的部門，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和服務利用工作，編制必要的檢索工作，做好電子目錄和電子檔案工作，為檔案服務提供先進的檢索手段。          
3）定期把具有長遠保存價值的檔案向同級檔案館移交
檔案室工作是檔案館工作的基礎。檔案室移交的檔案，其完整程度、價值高低、整理質量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設，影響到國家文化遺產的積累和保護的狀況。因此，做好檔案室工作，對國家檔案信息資源的積累和維護歷史真實面貌，以及檔案資源的開發利用效果，具有十分重要的作用。
  （二）、如何做好機關檔案工作
針對如何做好機關檔案工作，我從檔案工作的幾個重要環節：收集、整理、鑒定、保管、利用五個方面介紹一下。
1、做好檔案收集工作
檔案收集工作是檔案業務管理工作的第一個工作環節，是檔案室工作的起點，是檔案室取得和積累檔案的一種手段。檔案收集是決定檔案管理工作存在和發展的重要條件。
檔案的收集是否齊全完整，取決于文件材料歸檔前的收集工作，文件材料的收集是否齊全完整，直接影響到檔案的收集的齊全完整。
檔案管理工作的對象是檔案，沒有檔案，檔案管理工作將是無米之炊，也就談不上檔案的整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等。收集不齊全、館藏不豐富同樣也會影響檔案工作的順利進行。
在文件材料的收集過程中應注意如下幾個方面：
1）要以《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為原則，以本機關制定的《歸檔范圍分類方案和保管期限表》為依據，結合本單位的各項職能活動的特點、規律進行收集。
2）要確定收集的重點：一方面應明確每年形成的重要材料如：會議記錄、 紀要、總結、重要的業務材料、重大活動、項目材料等等。另一方面確定重要科室和重點人員，重要科室指的是本機關主辦業務部門 ，重點人員指的是文件的起草者、制發人，業務經手人，還有經常不愿意移交文件的人員。
3）要避免只保存上級文件而不保存本機關文件，或只收集本機文件而忽視下級和上級業務部門的文件。要注意保存收集原稿、原件。如我市個別單位只歸檔黨組、局長會議紀要而忽視了原始會議記錄的歸檔。
    4）要把握收集的方法和時機，本著檔案的形成特點和檔案發揮的作用的規律，既要防止辦理完畢的文件或檔案形成機關尚在經常使用的檔案，過早集中起來；又要防止忽視整體的需要，把應集中的文件檔案存放在個人手中。
5）要在每個年度歸檔立卷期內將應當歸檔的文件、檔案資料收集齊全完整，杜絕任何人以任何借口不移交應歸檔的文件或檔案。
6）要保證檔案的齊全完整。檔案的齊全完整主要表現：
—— 檔案文件個體的完整即不缺張少頁。
——同案檔案文件的齊全完整：如一項工作、一起事件、一次會議、一個工程項目、一種產品、一次重大活動等
——全宗內的文件要齊全完整，每一個立檔單位形成的，具有一定的保存價值的文件，聲像、圖表等不同類別、不同載體的材料，均應收集齊全，能夠全面反映各立檔單位的歷史真實面貌。
 7）要完善檔案文件的交接手續，制定移交書，制定移交目錄。明確移交內容、數量、移交時間，由雙方業務部門領導和經辦人簽字。
如：去年我市某個單位，上級紀委辦案，需要查看黨委（組）、局長辦公會議記錄時，幾年都沒歸檔。追究責任時首先是文書或檔案管理人員，無論什么原因，為什么沒要，不給好，寫明原因，領導簽字，否則你就是待宰“羔羊”。
    檔案整理張超已經給大家介紹了，本人不在累述 
2、做好檔案的鑒定工作
  大家想一下，檔案歸檔時為什么要鑒定，不鑒定行不，不堅定的確很方便，無論有無價值全部歸檔。這必然造成無價值的和有價值的或有重要價值的檔案混在一起，臃腫龐雜，從而浪費人力財力，檔案利用猶如沙里淘金。
  通過鑒定工作，去其糟粕、留其精華。剔除無價值的，保管好有價值的。
   通過鑒定工作分清主次，對價值大的檔案，給予良好的保管條件，盡可能延長檔案的壽命。區分檔案材料的主次，一旦遇到突發事件時，可以迅速搶救和轉移重要價值的檔案。
因此，檔案價值的鑒定決定檔案的命運，涉及檔案的“生死存亡”和館藏質量，如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，會造成無可挽回的損失，反之，保存大量無價值的材料而使“檔案膨脹”，也有礙于檔案的科學管理和利用。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為機關文件材料的存與毀，文書檔案的保存與銷毀提供了依據，為了確保檔案價值鑒定的準確性，避免個人認識的局限性、片面性以及由此造成的判定檔案價值過寬或過嚴的偏向，有效防止人們有意無意地錯誤銷毀檔案，維護檔案的齊全完整與安全。
 1）檔案價值鑒定工作的基本內容：
——制定檔案鑒定的有關標準，包括單行規定和檔案保管期表等；
——具體判定檔案材料的價值——有用性及有用程度，確定其保管期限；
——剔除本無保存價值和保管期現已滿的檔案，按規定進行銷毀或做相應的處理
2）如何判斷“重要的和一般的”文件材料
檔案的保存價值有重要性和時間性兩個方面的衡量標準，重要的和一般的保存價值，如何確定“重要的和一般的”文件材料，直接影響到能否準確劃分保管期限。國際公認“文件鑒定工作或許是檔案工作者全部工作最困難和最重要的一項專業活動”。
因此，對《保管期限表》幾處提到的“重要的”和一般的文件材料的鑒定和保管期限的確定應從以下幾個方面來把握。
（1）從文件的政策性、法規性、方針性來判斷。如：“上機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料。
（2）從上級機關領導的行政級別和事由的重要程度判斷。如：“上機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料。針對本地區、本單位重要批示應永久 、一般的30年”，國家領導人、省部級領導視察本地區、本單位材料應為永久保管，其他應為30年。
（3）從機關制發文件材料的業務內容來判斷。屬于本部門主要業務的，重點工作的或執行完成時間跨度長的應視為----“重要的”
（4）從案件的違紀程度判斷。如紀檢、監察部門形成的辦案材料，違紀違規程度只達到警告處分的形成的綜合性材料視為“一般的”，30年保管，警告處分以上的視為“重要的”
（5）對于復議、國家賠償等應從有效時限，涉及資金多少，物品的貴重以及事由的重要程度來判斷。 
（6）對于行政處罰、處分從行政處罰的種類和行政案件的程度加以區分。如：行政處罰法規定的“警告”應視為一般的而沒收非法所得、財物，責令停產停業，吊銷執照，行政拘留形成的文件材料，應視為“重要的”；如：警告、記過、記大過、降級、撤職、開除6鐘處分，只有警告是“一般的，其他應視為重要的。
（7）從活動的規模、影響力、問題的大小，時間的長短等因素來加以區分。
（8）從“民生”和與“人”有關的文件材料來判斷。
   如：上級機關制發的關于職稱、工資、社會養老、醫療保險、就業、升學、社會救濟、福利等等。
  在日常鑒定過程中，檔案保管期限介于永久和30年之間或30年和10年之間時，本著保管期限從長的原則。
3、做好檔案的保管工作
檔案保管工作的任務：建立和維護檔案的存放秩序；防止檔案損壞；延長到檔案壽命；維護檔案安全。檔案保管工作應當做到四不：不散---不使檔案分散、不亂---不使檔案互相混亂、不丟---檔案不丟失不泄密、不壞---不使檔案遭到損壞。
    1）庫房要求：檔案室設置不宜設在樓的最低和最高層：不宜設在陽光直接照射、溫度較高的房間；不宜設在水源、電源或鍋爐房附近；做到庫房專用不能存放雜物或辦公混用。做到庫房應采取防火、防盜、防塵、放光、防水、防高溫、防有害生物、防有毒氣體等安全措施。
2）庫房溫濕度控制。適宜的庫房溫度應在14℃---20℃之間，相對濕度在50%---65%之間
增溫、增濕和降溫、降濕調控方法：使用機械設備進行調控；打開門窗或排風、換氣扇等方法進行自然通風；人工方法來對庫房溫濕度進行調整，灑水、拖地、水盆等進行增濕，裝具內放置木炭、生石灰等進行降濕。
3）檔案在裝具中的存放方式
    檔案在裝具中的存放有豎放和橫放兩種。目前采取豎放的較多；好處是撿取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不太方便，但對保護檔案是有利的。平放是為了增加盒內文件的接觸面，避免文件豎放時頭重腳輕而發生彎曲折損，文件上的皺紋日久就會消失。從長遠考慮，檔案盒平放比豎放有利于防護檔案，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案（如卷皮質軟、沒有裝訂、幅面較大等） 。平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力，堆疊高度以不超過0.4米為宜。但是同一檔案部門，同一機關兩種存放只能選一種，，以保持整齊美觀。
    4、做好檔案的利用工作
    檔案利用是以利用者為服務對象，以提供檔案館（室）檔案為手段，采取多種形式和方法，開發和提供檔案為利用者服務的工作。
    1）要熟悉館藏，了解需求。開展檔案利用工作就要求檔案工作者既熟悉檔案館（室）內保存的檔案，又必須了解外界對檔案的利用需要。熟悉館藏就是要熟悉檔案內容、成分及存放位置，深入了解檔案的形成、整理狀況及利用價值，特別是對重要檔案要了如指掌。了解需求，就是要做好檔案提供利用的預測工作，即對一定時期內可能會大量利用的檔案的單位、利用檔案的內容的預測工作。
2）要研究利用工作的特點和規律，了解利用效果。認真填寫借閱檔案登記，做好提供利用情況登記，準確登記查檔人信息，調卷數量、利用檔案內容、利用效果以及利用的目的和對利用工作的意見。
3）要正確處理好利用和保密的關系。保存檔案的目的是為了利用，但涉及黨和國家重大機密的在利用中必須嚴格控制利用范圍，在利用過程中認真審查檔案內容及密級。確保不泄密。
第一，要澄清“利用危險，保密保險”以及檔案“無密可保”的錯誤思想。
第二，要認真嚴格審核檔案內容，根據時間地點和條件的變化情況，調整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少批準手續，方便利用者利用。涉密文件和黨委（組）、局長辦公會議記錄，必須辦理審批手續。
第三，加強檔案信息安全管理，對政府公開信息和開放檔案的審核必須嚴格，凡涉密和內容敏感的都不要公開或開放，更不要上互聯網。做到涉密的不上網，上網的不涉密。
 4）要利用檔案與保護檔案的關系。檔案是國家的寶貴史料，為了維護檔案的完整與安全，并盡可能地延長檔案壽命，在利用過程中保護好檔案原件（舉例：再利用檔案過程中丟失、借出不還的、文件破損的）。
5）要嚴格執行檔案借閱制度。履行涉密文件、檔案借閱的審批手續。做好檔案利用登記，重要檔案借閱時，做好檔案的監督工作。及時檢查催繳借出檔案。檔案歸還時必須對檔案進行檢查，看一下檔案的狀況，有無涂抹、損毀等
——做到按規定辦理利用手續，查閱檔案時，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。你所提供檔案不經領導同意，不能隨意拍照。
　　——凡經批準查閱的檔案，如需摘抄、復制的，須經檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經局領導批準，用完后及時交檔案人員處理。
　  ——檔案人員應做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結束后，利用者填寫，及時交檔案室查存。
二、檔案館對機關檔案的接收
檔案館通過不斷接收現行機關、撤銷機關的檔案，征集歷史檔案等手段，來豐富和充實館藏，以滿足社會利用檔案的需要，使檔案館成為保存檔案史料的基地和社會各方面利用與研究檔案資料中心。
檔案館收集的基本指導思想是，在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據檔案的分級管理原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體的檔案，齊全完整地收集進館，建立數量充分、質量優化、成分充實、結構合理的館藏體系。
（一）、檔案移交進館的依據：
《檔案法》第十條規定“機關團體企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。
第十一條規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”
《檔案法實施辦法》十三條規定：“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自形成之日起滿20年即可向有關大國家檔案館移交；”
《黑龍江省檔案管理條例》第二十條規定“列入市（行署）綜合檔案館接受范圍的檔案，自形成之日起滿5年向市（行署）綜合檔案館移交”。
（二）、檔案移交進館的具體要求
在進館過程中應貫徹三句話：
做到“進館范圍不縮減、進館要求不降低、進館時間不拖延。
——進館范圍不縮減，就是不但文書檔案要進館，而且照片、聲像以及印章等實物檔案也要進館；不但傳統載體檔案要進館，而且電子檔案和檔案數字化成果也要進館。
——進館要求不降低，就是要抓好進館檔案質量，注意把日常業務工作與檔案進館協調起來。不能平時不努力，臨時抱佛腳，導致進館時有些應歸檔文件材料散失，造成國家檔案資源的損失。
——進館時間不拖延，就是要按時移交檔案。列入移交計劃的，要按時限要求盡早完成移交工作；列入移交計劃未按時完成的，要克服困難，盡快完成移交。
1、范圍要求：紙質檔案、聲像檔案、專業檔案、電子檔案、重大活動、重要項目檔案，尤其是涉及民生、百姓切身利益的檔案都應列入進館范圍。
     2、質量要求：歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。如鉛筆、圓珠筆、復寫紙等。
樹立質量意識，嚴格把好移交檔案質量關。 在檔案移交工作中，必須特別強調加強基礎工作。移交進館的檔案不僅要求齊全完整，確有永久保存的價值，而且要求質量合格，便于日后檔案館的科學管理和有效提供利用。如果大量不符合案卷質量標準的檔案接收進館，檔案館的重復勞動就不可避免，造成不必要的人力、物力和財力浪費，給檔案館增加新的負擔.  
1）實體檔案：
收集方面：符合國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》中關于機關文書材料歸檔范圍和文書材料不歸檔范圍的規定。
鑒定方面：符合國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》中的保管期限表的規定。
整理方面：（文書檔案、照片檔案、專業檔案等） 文書檔案符合《歸檔文件整理規則》、 照片檔案符合《照片檔案管理規范》、專業檔案符合相關專業檔案管理規范的要求。
檔案分類：分類清楚，前后一致 ，一個全宗應按統一的分類方案，不能隨意變動，要做到類別設置合理，各類之間界限清楚，層次分明，歸類準確。 分類方法一般采用年度——組織機構（或問題）分類。
2）電子檔案：符合《電子文件歸檔與管理規范》的規定
    3、檢索工具要求：
紙質目錄：格式符合要求
電子目錄：格式符合要求、電子表格，杜絕使用word表格格式
    4、涉密檔案要求 ：按照國家《保密法》和《國家行政機關公文處理辦法》 和《中國共產黨機關公文處理條例》要求各機關對本機關的檔案和文件進行解密、劃控處理。
   5、檔案核對要求：檢查案卷或文件是否有丟失、破損、缺張少頁等；核對實體檔案和目錄是否一致如：實體檔案的頁數與紙質目錄的頁數是否一致；實體檔案的件號與歸檔目錄的件號是否一致；實體檔案的文件字號、時間、責任者、題名與歸檔文件目錄是否一致；盒內文件歸檔章各項內容與盒外脊背各項內容是否一致，如：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號（總件數是否一致）。
（三）進館文書檔案的接收標準 
1、機關文書檔案的立卷必須按照《歸檔文件整理規則》進行立卷歸檔。
歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。每項工作必須規范標準。
歸檔章項目應齊全必須有項目如全宗號、年度、保管期限、件號，類別項應視具體情況應有盡有。
盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止日期、盒號必備項目齊全。
2、認真審查歸檔文件是否齊全完整，已破損的文件是否修整，字跡模糊或易退變的文件是否復制；歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的要求。
3、檔案裝訂時應使用兩個書釘或鋼夾。超過一公分的文件應采取三針一線裝訂。歸檔文件2頁以上的必須裝訂。
4、歸檔文件的分類應保持前后一致。保管期限鑒定應準確無誤，對保管期限鑒定不準確的，應當調整后，編制目錄在移交進館。
5、根據本單位的工作實際和《分類方案、歸檔范圍、保管期限表》，進行認真核對本單位已存檔的檔案是否遺漏。本單位形成的應當永久或30年保管的材料是否全部存檔。如：黨組、局長辦公會議記錄和會議紀要是否齊全等。
6、檔案盒的選擇應根據每盒歸檔文件的實際厚度，避免盒內空間剩余過大或裝漲盒。進館前應檢查發現這種情況應及時更換。
7、在立卷時存在密級的文件應在歸檔文件備注欄表明，檔案進館前應當對本單位的涉密文件進行重新審定，涉密的檔案應當注明密級或標明利用范圍。
8、歸檔文件紙質目錄和電子目錄應完整上報，紙質目錄一式三份，向檔案館移交二份。紙質目錄、電子目錄 。
   （四）、檔案移交進館容易出現的問題 
      1、文件材料收集不齊全：有的單位沒有會議記錄、工作計劃、干部名冊、業務、人事報表等。
存在增加件現象，應該存檔的文件因沒有收集上來或保留相關人手中，導致立卷歸檔時沒有歸檔，過一段時間發現沒有存檔，就直接放入檔案盒中。也不鑒定、不裝訂、不編制件號、不編制目錄、盒脊背檢索信息不變動。
      2、保管期限的劃分不準確、不固定、標準不一。
      3、檔案裝訂不規范，有用一個書釘的，有用膠水粘貼的，有訂的松懈的；
《歸檔文件整理規則》規定了文件裝訂可以粘貼，粘貼不能隨意粘貼，你粘貼到左上角上下3公分處，既不規范，也不利于文件的利用。正確的方法應該左側1厘米、從上至下粘貼。建議別使用粘貼的方式。書釘方便快捷、適用、規范。
      4、檔案保管時存在丟失件級檔案現象。在2007-2010年機關文書檔案的接收過程中，已接收40個單位中僅有個別單位存在缺件的；
5、歸檔文件目錄編制不規范的，電子目錄不全的；目錄項目不齊全，表格沒有標題，規格不統一，表格過大或過小，字體字號不統一；
6、歸檔章項目填寫不齊全的；
7、歸檔文件在裝盒或利用過程中存在破損的，檔案盒存在破損的；