今天受教育科的委托和大家共同了解一下什么是機(jī)關(guān)檔案室工作，應(yīng)如何做好機(jī)關(guān)檔案工作，在機(jī)關(guān)檔案工作各環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的問(wèn)題。以便為各類(lèi)檔案移交進(jìn)館奠定基礎(chǔ)。
 一、機(jī)關(guān)檔案室工作 
我們大部分都是從事機(jī)關(guān)檔案和文書(shū)工作的,對(duì)本機(jī)關(guān)檔案室的工作職能和本人的職責(zé)并不是很了解,有必要給大家，簡(jiǎn)單的介紹一下。
檔案法律、法規(guī)明確規(guī)定了機(jī)關(guān)檔案室的職責(zé)：
《檔案法實(shí)施辦法》第九條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)依照《檔案法》第七條的規(guī)定，履行下列職責(zé)：貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策、建立、健全本單位的檔案規(guī)章制度：指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”
首先來(lái)了解一下：什么機(jī)關(guān)檔案室以及機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)、作用、任務(wù)。
（一）、機(jī)關(guān)檔案室
檔案室是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。
黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門(mén)之一。
從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
1、檔案室的性質(zhì)
 檔案室作為全國(guó)檔案工作體系中最基層的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，主要表現(xiàn)出三個(gè)方面的性質(zhì)：

1. 檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)

機(jī)關(guān)檔案室工作，是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是機(jī)關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專(zhuān)業(yè)組織，從事本單位內(nèi)檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供利用工作。大部分隸屬于辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)。
如文書(shū)檔案室隸屬于辦公室；會(huì)計(jì)檔案室隸屬于財(cái)務(wù)部門(mén)；人事檔案室隸屬于人事部門(mén)等等。
2）檔案室是保存檔案的過(guò)渡機(jī)構(gòu)
檔案源于形成者，是機(jī)關(guān)管理活動(dòng)的記錄。為了滿足檔案形成者自身的需要，由本機(jī)關(guān)在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，機(jī)關(guān)檔案管理最為普遍的方式是由檔案室集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。
從國(guó)家和社會(huì)的整體利益出發(fā)，為了使檔案成為社會(huì)共享的財(cái)富并取得良好的保管，檔案室也有向國(guó)家檔案館移交檔案的義務(wù)。向國(guó)家檔案館移交檔案能夠便于社會(huì)各界對(duì)檔案的利用，也是滿足國(guó)家信息開(kāi)放的需要，便于國(guó)家檔案資源的有效整合。打造一個(gè)檔案綜合保管和利用服務(wù)平臺(tái)。因此，檔案室一般不可能成為永久保管檔案的基地，在檔案保管上只能是一種過(guò)渡性、中間性的檔案機(jī)構(gòu)。
3）檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)本機(jī)關(guān)
    檔案室檔案的來(lái)源局限于本機(jī)關(guān)，館藏檔案構(gòu)成具有單一性。從檔案室所藏檔案的價(jià)值形態(tài)來(lái)看，一般仍是處于第一價(jià)值階段，其對(duì)機(jī)關(guān)日常管理工作仍具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)作用。
因此檔案室的服務(wù)方向、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)范圍基本局限于機(jī)關(guān)內(nèi)部。機(jī)關(guān)檔案室檔案的提供利用具有一定的局限性，不利于現(xiàn)行文件和檔案的利用。
如：老百姓要利用未進(jìn)館的檔案或文件，首先必須知道文件是哪個(gè)單位制發(fā)的；這個(gè)單位辦公地址和場(chǎng)所，進(jìn)門(mén)還要登記等等，有時(shí)往來(lái)于好幾個(gè)單位。因此，市領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備將全市機(jī)關(guān)檔案集中在一管理，成立一個(gè)檔案保管中心和利用中心。這樣既方便了利用，也保證了檔案的安全，到了檔案該進(jìn)館年限時(shí)又方便了檔案移交進(jìn)館。
2、檔案室的作用
   檔案室的作用表現(xiàn)兩個(gè)方面：
一方面，檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門(mén)，它是機(jī)關(guān)工作助手，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持。所以，檔案室工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是機(jī)關(guān)管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。
   另一方面，檔案室是全國(guó)檔案工作的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)檔案室是國(guó)家檔案不斷補(bǔ)充的源泉，國(guó)家檔案的完整程度和連續(xù)積累，首先取決于檔案室；在全國(guó)檔案工作組織體系中，檔案室是檔案形成后首先提供利用，并且大量發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用的陣地；檔案室是先期保管具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值檔案的過(guò)渡機(jī)構(gòu)，源源不斷地位檔案館輸送檔案資源 ，成為豐富館藏資源的基地。
 3、檔案室的任務(wù)
檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。
檔案室的具體任務(wù)在《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法規(guī)中有明確規(guī)定，概括起來(lái)主要是：
1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督
    機(jī)關(guān)檔案工作人員，一方面，負(fù)有對(duì)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料的整理、立卷、并定期向檔案室移交歸檔，對(duì)本機(jī)關(guān)或所屬單位的檔案文件材料歸檔工作負(fù)有指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)；另一方面，為了保證歸檔文件的完整，便于保管利用，對(duì)文件的形成、文書(shū)的處理、公文格式、公文用紙、書(shū)寫(xiě)材料等方面存在的問(wèn)題，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提出意見(jiàn)和建議的義務(wù)。
    2）負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極做好提供利用工作
檔案室是本機(jī)關(guān)存儲(chǔ)、加工和傳遞檔案信息的部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工作，做好電子目錄和電子檔案工作，為檔案服務(wù)提供先進(jìn)的檢索手段。          
3）定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向同級(jí)檔案館移交
檔案室工作是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室移交的檔案，其完整程度、價(jià)值高低、整理質(zhì)量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設(shè)，影響到國(guó)家文化遺產(chǎn)的積累和保護(hù)的狀況。因此，做好檔案室工作，對(duì)國(guó)家檔案信息資源的積累和維護(hù)歷史真實(shí)面貌，以及檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效果，具有十分重要的作用。
  （二）、如何做好機(jī)關(guān)檔案工作
針對(duì)如何做好機(jī)關(guān)檔案工作，我從檔案工作的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、利用五個(gè)方面介紹一下。
1、做好檔案收集工作
檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)管理工作的第一個(gè)工作環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點(diǎn)，是檔案室取得和積累檔案的一種手段。檔案收集是決定檔案管理工作存在和發(fā)展的重要條件。
檔案的收集是否齊全完整，取決于文件材料歸檔前的收集工作，文件材料的收集是否齊全完整，直接影響到檔案的收集的齊全完整。
檔案管理工作的對(duì)象是檔案，沒(méi)有檔案，檔案管理工作將是無(wú)米之炊，也就談不上檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等。收集不齊全、館藏不豐富同樣也會(huì)影響檔案工作的順利進(jìn)行。
在文件材料的收集過(guò)程中應(yīng)注意如下幾個(gè)方面：
1）要以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》為原則，以本機(jī)關(guān)制定的《歸檔范圍分類(lèi)方案和保管期限表》為依據(jù)，結(jié)合本單位的各項(xiàng)職能活動(dòng)的特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行收集。
2）要確定收集的重點(diǎn)：一方面應(yīng)明確每年形成的重要材料如：會(huì)議記錄、 紀(jì)要、總結(jié)、重要的業(yè)務(wù)材料、重大活動(dòng)、項(xiàng)目材料等等。另一方面確定重要科室和重點(diǎn)人員，重要科室指的是本機(jī)關(guān)主辦業(yè)務(wù)部門(mén) ，重點(diǎn)人員指的是文件的起草者、制發(fā)人，業(yè)務(wù)經(jīng)手人，還有經(jīng)常不愿意移交文件的人員。
3）要避免只保存上級(jí)文件而不保存本機(jī)關(guān)文件，或只收集本機(jī)文件而忽視下級(jí)和上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的文件。要注意保存收集原稿、原件。如我市個(gè)別單位只歸檔黨組、局長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要而忽視了原始會(huì)議記錄的歸檔。
    4）要把握收集的方法和時(shí)機(jī)，本著檔案的形成特點(diǎn)和檔案發(fā)揮的作用的規(guī)律，既要防止辦理完畢的文件或檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案，過(guò)早集中起來(lái)；又要防止忽視整體的需要，把應(yīng)集中的文件檔案存放在個(gè)人手中。
5）要在每個(gè)年度歸檔立卷期內(nèi)將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、檔案資料收集齊全完整，杜絕任何人以任何借口不移交應(yīng)歸檔的文件或檔案。
6）要保證檔案的齊全完整。檔案的齊全完整主要表現(xiàn)：
—— 檔案文件個(gè)體的完整即不缺張少頁(yè)。
——同案檔案文件的齊全完整：如一項(xiàng)工作、一起事件、一次會(huì)議、一個(gè)工程項(xiàng)目、一種產(chǎn)品、一次重大活動(dòng)等
——全宗內(nèi)的文件要齊全完整，每一個(gè)立檔單位形成的，具有一定的保存價(jià)值的文件，聲像、圖表等不同類(lèi)別、不同載體的材料，均應(yīng)收集齊全，能夠全面反映各立檔單位的歷史真實(shí)面貌。
 7）要完善檔案文件的交接手續(xù)，制定移交書(shū)，制定移交目錄。明確移交內(nèi)容、數(shù)量、移交時(shí)間，由雙方業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽字。
如：去年我市某個(gè)單位，上級(jí)紀(jì)委辦案，需要查看黨委（組）、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄時(shí)，幾年都沒(méi)歸檔。追究責(zé)任時(shí)首先是文書(shū)或檔案管理人員，無(wú)論什么原因，為什么沒(méi)要，不給好，寫(xiě)明原因，領(lǐng)導(dǎo)簽字，否則你就是待宰“羔羊”。
    檔案整理張超已經(jīng)給大家介紹了，本人不在累述 
2、做好檔案的鑒定工作
  大家想一下，檔案歸檔時(shí)為什么要鑒定，不鑒定行不，不堅(jiān)定的確很方便，無(wú)論有無(wú)價(jià)值全部歸檔。這必然造成無(wú)價(jià)值的和有價(jià)值的或有重要價(jià)值的檔案混在一起，臃腫龐雜，從而浪費(fèi)人力財(cái)力，檔案利用猶如沙里淘金。
  通過(guò)鑒定工作，去其糟粕、留其精華。剔除無(wú)價(jià)值的，保管好有價(jià)值的。
   通過(guò)鑒定工作分清主次，對(duì)價(jià)值大的檔案，給予良好的保管條件，盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命。區(qū)分檔案材料的主次，一旦遇到突發(fā)事件時(shí)，可以迅速搶救和轉(zhuǎn)移重要價(jià)值的檔案。
因此，檔案價(jià)值的鑒定決定檔案的命運(yùn)，涉及檔案的“生死存亡”和館藏質(zhì)量，如果錯(cuò)誤地銷(xiāo)毀了有價(jià)值的檔案，會(huì)造成無(wú)可挽回的損失，反之，保存大量無(wú)價(jià)值的材料而使“檔案膨脹”，也有礙于檔案的科學(xué)管理和利用。《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》為機(jī)關(guān)文件材料的存與毀，文書(shū)檔案的保存與銷(xiāo)毀提供了依據(jù)，為了確保檔案價(jià)值鑒定的準(zhǔn)確性，避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性、片面性以及由此造成的判定檔案價(jià)值過(guò)寬或過(guò)嚴(yán)的偏向，有效防止人們有意無(wú)意地錯(cuò)誤銷(xiāo)毀檔案，維護(hù)檔案的齊全完整與安全。
 1）檔案價(jià)值鑒定工作的基本內(nèi)容：
——制定檔案鑒定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期表等；
——具體判定檔案材料的價(jià)值——有用性及有用程度，確定其保管期限；
——剔除本無(wú)保存價(jià)值和保管期現(xiàn)已滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或做相應(yīng)的處理
2）如何判斷“重要的和一般的”文件材料
檔案的保存價(jià)值有重要性和時(shí)間性兩個(gè)方面的衡量標(biāo)準(zhǔn)，重要的和一般的保存價(jià)值，如何確定“重要的和一般的”文件材料，直接影響到能否準(zhǔn)確劃分保管期限。國(guó)際公認(rèn)“文件鑒定工作或許是檔案工作者全部工作最困難和最重要的一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)”。
因此，對(duì)《保管期限表》幾處提到的“重要的”和一般的文件材料的鑒定和保管期限的確定應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)把握。
（1）從文件的政策性、法規(guī)性、方針性來(lái)判斷。如：“上機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料。
（2）從上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別和事由的重要程度判斷。如：“上機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料。針對(duì)本地區(qū)、本單位重要批示應(yīng)永久 、一般的30年”，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本地區(qū)、本單位材料應(yīng)為永久保管，其他應(yīng)為30年。
（3）從機(jī)關(guān)制發(fā)文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容來(lái)判斷。屬于本部門(mén)主要業(yè)務(wù)的，重點(diǎn)工作的或執(zhí)行完成時(shí)間跨度長(zhǎng)的應(yīng)視為----“重要的”
（4）從案件的違紀(jì)程度判斷。如紀(jì)檢、監(jiān)察部門(mén)形成的辦案材料，違紀(jì)違規(guī)程度只達(dá)到警告處分的形成的綜合性材料視為“一般的”，30年保管，警告處分以上的視為“重要的”
（5）對(duì)于復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)葢?yīng)從有效時(shí)限，涉及資金多少，物品的貴重以及事由的重要程度來(lái)判斷。 
（6）對(duì)于行政處罰、處分從行政處罰的種類(lèi)和行政案件的程度加以區(qū)分。如：行政處罰法規(guī)定的“警告”應(yīng)視為一般的而沒(méi)收非法所得、財(cái)物，責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)，吊銷(xiāo)執(zhí)照，行政拘留形成的文件材料，應(yīng)視為“重要的”；如：警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除6鐘處分，只有警告是“一般的，其他應(yīng)視為重要的。
（7）從活動(dòng)的規(guī)模、影響力、問(wèn)題的大小，時(shí)間的長(zhǎng)短等因素來(lái)加以區(qū)分。
（8）從“民生”和與“人”有關(guān)的文件材料來(lái)判斷。
   如：上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于職稱(chēng)、工資、社會(huì)養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、就業(yè)、升學(xué)、社會(huì)救濟(jì)、福利等等。
  在日常鑒定過(guò)程中，檔案保管期限介于永久和30年之間或30年和10年之間時(shí)，本著保管期限從長(zhǎng)的原則。
3、做好檔案的保管工作
檔案保管工作的任務(wù)：建立和維護(hù)檔案的存放秩序；防止檔案損壞；延長(zhǎng)到檔案壽命；維護(hù)檔案安全。檔案保管工作應(yīng)當(dāng)做到四不：不散---不使檔案分散、不亂---不使檔案互相混亂、不丟---檔案不丟失不泄密、不壞---不使檔案遭到損壞。
    1）庫(kù)房要求：檔案室設(shè)置不宜設(shè)在樓的最低和最高層：不宜設(shè)在陽(yáng)光直接照射、溫度較高的房間；不宜設(shè)在水源、電源或鍋爐房附近；做到庫(kù)房專(zhuān)用不能存放雜物或辦公混用。做到庫(kù)房應(yīng)采取防火、防盜、防塵、放光、防水、防高溫、防有害生物、防有毒氣體等安全措施。
2）庫(kù)房溫濕度控制。適宜的庫(kù)房溫度應(yīng)在14℃---20℃之間，相對(duì)濕度在50%---65%之間
增溫、增濕和降溫、降濕調(diào)控方法：使用機(jī)械設(shè)備進(jìn)行調(diào)控；打開(kāi)門(mén)窗或排風(fēng)、換氣扇等方法進(jìn)行自然通風(fēng)；人工方法來(lái)對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行調(diào)整，灑水、拖地、水盆等進(jìn)行增濕，裝具內(nèi)放置木炭、生石灰等進(jìn)行降濕。
3）檔案在裝具中的存放方式
    檔案在裝具中的存放有豎放和橫放兩種。目前采取豎放的較多；好處是撿取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案是有利的。平放是為了增加盒內(nèi)文件的接觸面，避免文件豎放時(shí)頭重腳輕而發(fā)生彎曲折損，文件上的皺紋日久就會(huì)消失。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，檔案盒平放比豎放有利于防護(hù)檔案，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案（如卷皮質(zhì)軟、沒(méi)有裝訂、幅面較大等） 。平放檔案時(shí)，為了取放方便和避免文件承擔(dān)過(guò)重的壓力，堆疊高度以不超過(guò)0.4米為宜。但是同一檔案部門(mén)，同一機(jī)關(guān)兩種存放只能選一種，，以保持整齊美觀。
    4、做好檔案的利用工作
    檔案利用是以利用者為服務(wù)對(duì)象，以提供檔案館（室）檔案為手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)的工作。
    1）要熟悉館藏，了解需求。開(kāi)展檔案利用工作就要求檔案工作者既熟悉檔案館（室）內(nèi)保存的檔案，又必須了解外界對(duì)檔案的利用需要。熟悉館藏就是要熟悉檔案內(nèi)容、成分及存放位置，深入了解檔案的形成、整理狀況及利用價(jià)值，特別是對(duì)重要檔案要了如指掌。了解需求，就是要做好檔案提供利用的預(yù)測(cè)工作，即對(duì)一定時(shí)期內(nèi)可能會(huì)大量利用的檔案的單位、利用檔案的內(nèi)容的預(yù)測(cè)工作。
2）要研究利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，了解利用效果。認(rèn)真填寫(xiě)借閱檔案登記，做好提供利用情況登記，準(zhǔn)確登記查檔人信息，調(diào)卷數(shù)量、利用檔案內(nèi)容、利用效果以及利用的目的和對(duì)利用工作的意見(jiàn)。
3）要正確處理好利用和保密的關(guān)系。保存檔案的目的是為了利用，但涉及黨和國(guó)家重大機(jī)密的在利用中必須嚴(yán)格控制利用范圍，在利用過(guò)程中認(rèn)真審查檔案內(nèi)容及密級(jí)。確保不泄密。
第一，要澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及檔案“無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想。
第二，要認(rèn)真嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少批準(zhǔn)手續(xù)，方便利用者利用。涉密文件和黨委（組）、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄，必須辦理審批手續(xù)。
第三，加強(qiáng)檔案信息安全管理，對(duì)政府公開(kāi)信息和開(kāi)放檔案的審核必須嚴(yán)格，凡涉密和內(nèi)容敏感的都不要公開(kāi)或開(kāi)放，更不要上互聯(lián)網(wǎng)。做到涉密的不上網(wǎng)，上網(wǎng)的不涉密。
 4）要利用檔案與保護(hù)檔案的關(guān)系。檔案是國(guó)家的寶貴史料，為了維護(hù)檔案的完整與安全，并盡可能地延長(zhǎng)檔案壽命，在利用過(guò)程中保護(hù)好檔案原件（舉例：再利用檔案過(guò)程中丟失、借出不還的、文件破損的）。
5）要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。履行涉密文件、檔案借閱的審批手續(xù)。做好檔案利用登記，重要檔案借閱時(shí)，做好檔案的監(jiān)督工作。及時(shí)檢查催繳借出檔案。檔案歸還時(shí)必須對(duì)檔案進(jìn)行檢查，看一下檔案的狀況，有無(wú)涂抹、損毀等
——做到按規(guī)定辦理利用手續(xù)，查閱檔案時(shí)，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。你所提供檔案不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不能隨意拍照。
　　——凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制的，須經(jīng)檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用完后及時(shí)交檔案人員處理。
　  ——檔案人員應(yīng)做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時(shí)，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，利用者填寫(xiě)，及時(shí)交檔案室查存。
二、檔案館對(duì)機(jī)關(guān)檔案的接收
檔案館通過(guò)不斷接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的檔案，征集歷史檔案等手段，來(lái)豐富和充實(shí)館藏，以滿足社會(huì)利用檔案的需要，使檔案館成為保存檔案史料的基地和社會(huì)各方面利用與研究檔案資料中心。
檔案館收集的基本指導(dǎo)思想是，在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案的分級(jí)管理原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，齊全完整地收集進(jìn)館，建立數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。
（一）、檔案移交進(jìn)館的依據(jù)：
《檔案法》第十條規(guī)定“機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。
第十一條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”
《檔案法實(shí)施辦法》十三條規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿20年即可向有關(guān)大國(guó)家檔案館移交；”
《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》第二十條規(guī)定“列入市（行署）綜合檔案館接受范圍的檔案，自形成之日起滿5年向市（行署）綜合檔案館移交”。
（二）、檔案移交進(jìn)館的具體要求
在進(jìn)館過(guò)程中應(yīng)貫徹三句話：
做到“進(jìn)館范圍不縮減、進(jìn)館要求不降低、進(jìn)館時(shí)間不拖延。
——進(jìn)館范圍不縮減，就是不但文書(shū)檔案要進(jìn)館，而且照片、聲像以及印章等實(shí)物檔案也要進(jìn)館；不但傳統(tǒng)載體檔案要進(jìn)館，而且電子檔案和檔案數(shù)字化成果也要進(jìn)館。
——進(jìn)館要求不降低，就是要抓好進(jìn)館檔案質(zhì)量，注意把日常業(yè)務(wù)工作與檔案進(jìn)館協(xié)調(diào)起來(lái)。不能平時(shí)不努力，臨時(shí)抱佛腳，導(dǎo)致進(jìn)館時(shí)有些應(yīng)歸檔文件材料散失，造成國(guó)家檔案資源的損失。
——進(jìn)館時(shí)間不拖延，就是要按時(shí)移交檔案。列入移交計(jì)劃的，要按時(shí)限要求盡早完成移交工作；列入移交計(jì)劃未按時(shí)完成的，要克服困難，盡快完成移交。
1、范圍要求：紙質(zhì)檔案、聲像檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、電子檔案、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案，尤其是涉及民生、百姓切身利益的檔案都應(yīng)列入進(jìn)館范圍。
     2、質(zhì)量要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔的文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。如鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙等。
樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)格把好移交檔案質(zhì)量關(guān)。 在檔案移交工作中，必須特別強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。移交進(jìn)館的檔案不僅要求齊全完整，確有永久保存的價(jià)值，而且要求質(zhì)量合格，便于日后檔案館的科學(xué)管理和有效提供利用。如果大量不符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案接收進(jìn)館，檔案館的重復(fù)勞動(dòng)就不可避免，造成不必要的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)，給檔案館增加新的負(fù)擔(dān).  
1）實(shí)體檔案：
收集方面：符合國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》中關(guān)于機(jī)關(guān)文書(shū)材料歸檔范圍和文書(shū)材料不歸檔范圍的規(guī)定。
鑒定方面：符合國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》中的保管期限表的規(guī)定。
整理方面：（文書(shū)檔案、照片檔案、專(zhuān)業(yè)檔案等） 文書(shū)檔案符合《歸檔文件整理規(guī)則》、 照片檔案符合《照片檔案管理規(guī)范》、專(zhuān)業(yè)檔案符合相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案管理規(guī)范的要求。
檔案分類(lèi)：分類(lèi)清楚，前后一致 ，一個(gè)全宗應(yīng)按統(tǒng)一的分類(lèi)方案，不能隨意變動(dòng)，要做到類(lèi)別設(shè)置合理，各類(lèi)之間界限清楚，層次分明，歸類(lèi)準(zhǔn)確。 分類(lèi)方法一般采用年度——組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）分類(lèi)。
2）電子檔案：符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定
    3、檢索工具要求：
紙質(zhì)目錄：格式符合要求
電子目錄：格式符合要求、電子表格，杜絕使用word表格格式
    4、涉密檔案要求 ：按照國(guó)家《保密法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》要求各機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案和文件進(jìn)行解密、劃控處理。
   5、檔案核對(duì)要求：檢查案卷或文件是否有丟失、破損、缺張少頁(yè)等；核對(duì)實(shí)體檔案和目錄是否一致如：實(shí)體檔案的頁(yè)數(shù)與紙質(zhì)目錄的頁(yè)數(shù)是否一致；實(shí)體檔案的件號(hào)與歸檔目錄的件號(hào)是否一致；實(shí)體檔案的文件字號(hào)、時(shí)間、責(zé)任者、題名與歸檔文件目錄是否一致；盒內(nèi)文件歸檔章各項(xiàng)內(nèi)容與盒外脊背各項(xiàng)內(nèi)容是否一致，如：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)（總件數(shù)是否一致）。
（三）進(jìn)館文書(shū)檔案的接收標(biāo)準(zhǔn) 
1、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的立卷必須按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行立卷歸檔。
歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒。每項(xiàng)工作必須規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
歸檔章項(xiàng)目應(yīng)齊全必須有項(xiàng)目如全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，類(lèi)別項(xiàng)應(yīng)視具體情況應(yīng)有盡有。
盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止日期、盒號(hào)必備項(xiàng)目齊全。
2、認(rèn)真審查歸檔文件是否齊全完整，已破損的文件是否修整，字跡模糊或易退變的文件是否復(fù)制；歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。
3、檔案裝訂時(shí)應(yīng)使用兩個(gè)書(shū)釘或鋼夾。超過(guò)一公分的文件應(yīng)采取三針一線裝訂。歸檔文件2頁(yè)以上的必須裝訂。
4、歸檔文件的分類(lèi)應(yīng)保持前后一致。保管期限鑒定應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)保管期限鑒定不準(zhǔn)確的，應(yīng)當(dāng)調(diào)整后，編制目錄在移交進(jìn)館。
5、根據(jù)本單位的工作實(shí)際和《分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限表》，進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)本單位已存檔的檔案是否遺漏。本單位形成的應(yīng)當(dāng)永久或30年保管的材料是否全部存檔。如：黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要是否齊全等。
6、檔案盒的選擇應(yīng)根據(jù)每盒歸檔文件的實(shí)際厚度，避免盒內(nèi)空間剩余過(guò)大或裝漲盒。進(jìn)館前應(yīng)檢查發(fā)現(xiàn)這種情況應(yīng)及時(shí)更換。
7、在立卷時(shí)存在密級(jí)的文件應(yīng)在歸檔文件備注欄表明，檔案進(jìn)館前應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的涉密文件進(jìn)行重新審定，涉密的檔案應(yīng)當(dāng)注明密級(jí)或標(biāo)明利用范圍。
8、歸檔文件紙質(zhì)目錄和電子目錄應(yīng)完整上報(bào)，紙質(zhì)目錄一式三份，向檔案館移交二份。紙質(zhì)目錄、電子目錄 。
   （四）、檔案移交進(jìn)館容易出現(xiàn)的問(wèn)題 
      1、文件材料收集不齊全：有的單位沒(méi)有會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、干部名冊(cè)、業(yè)務(wù)、人事報(bào)表等。
存在增加件現(xiàn)象，應(yīng)該存檔的文件因沒(méi)有收集上來(lái)或保留相關(guān)人手中，導(dǎo)致立卷歸檔時(shí)沒(méi)有歸檔，過(guò)一段時(shí)間發(fā)現(xiàn)沒(méi)有存檔，就直接放入檔案盒中。也不鑒定、不裝訂、不編制件號(hào)、不編制目錄、盒脊背檢索信息不變動(dòng)。
      2、保管期限的劃分不準(zhǔn)確、不固定、標(biāo)準(zhǔn)不一。
      3、檔案裝訂不規(guī)范，有用一個(gè)書(shū)釘?shù)模杏媚z水粘貼的，有訂的松懈的；
《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定了文件裝訂可以粘貼，粘貼不能隨意粘貼，你粘貼到左上角上下3公分處，既不規(guī)范，也不利于文件的利用。正確的方法應(yīng)該左側(cè)1厘米、從上至下粘貼。建議別使用粘貼的方式。書(shū)釘方便快捷、適用、規(guī)范。
      4、檔案保管時(shí)存在丟失件級(jí)檔案現(xiàn)象。在2007-2010年機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的接收過(guò)程中，已接收40個(gè)單位中僅有個(gè)別單位存在缺件的；
5、歸檔文件目錄編制不規(guī)范的，電子目錄不全的；目錄項(xiàng)目不齊全，表格沒(méi)有標(biāo)題，規(guī)格不統(tǒng)一，表格過(guò)大或過(guò)小，字體字號(hào)不統(tǒng)一；
6、歸檔章項(xiàng)目填寫(xiě)不齊全的；
7、歸檔文件在裝盒或利用過(guò)程中存在破損的，檔案盒存在破損的；