文件收集齊全后，即可將單份文件，也就是自然件，裝訂成件。裝訂的辦法，目前采用不銹鋼釘書針裝訂方法。

以上所說的“單份文件”還應(yīng)包括以下情況。

1、文件正本與定稿一般應(yīng)作為一件；定稿過厚不易裝訂，也可單獨(dú)作為一件；重要文件需保留不同稿本（歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿）等，可將正本與各次稿各為一件。

2、正文與附件一般為一件；如果附件數(shù)量較多，或者太厚不易裝訂，也可各為一件。

3、正文與文件處理單（表、擬辦單、發(fā)文底稿、簽發(fā)單等）應(yīng)作為一件。

4、原件與復(fù)制件（復(fù)印件和抄件等）應(yīng)作為一件。

5、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，應(yīng)按其本來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。

6、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)作為一件。

7、來文與復(fù)文可為一件。這是一種比較特殊的規(guī)定。是對(duì)聯(lián)系密切的來往文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等。

8、會(huì)議文件。會(huì)議文件原則上要求按“問題”分別裝訂。如人代會(huì)、黨代會(huì)的通知、議程、主席團(tuán)名單、決議、工作報(bào)告、講話、表彰、候選人名單、選舉結(jié)果等勻應(yīng)按“件”歸檔裝訂，不應(yīng)裝訂成一卷。

專業(yè)會(huì)議：如通知、報(bào)告、講話、表彰決定、總結(jié)報(bào)告等也應(yīng)按“件”裝訂。

這里要注意的是“為一件”是指實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一個(gè)條目。在歸檔文件的整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現(xiàn)；而需要重新界定的件，只是為了方便整理和利用需要的一種補(bǔ)充形式。在實(shí)際操作中，界定“件”既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡化整理與便予檢索。

9、文件修整，為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。

①修裱破損文件

②復(fù)制文體字跡已模糊或易褪變的文件，包括對(duì)純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆等字跡材料形成的文件材料以及傳真件等進(jìn)行復(fù)印。

③超大紙張折疊。標(biāo)準(zhǔn)為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型或16K。

④去除金屬物。（回形針、大頭針、釘書針）

10、裝訂文件，文件裝訂時(shí)應(yīng)注意的方面：首先必須對(duì)文件進(jìn)行排序。一般來說，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便予將來翻閱利用，采用左邊裝訂，應(yīng)將下側(cè)和右邊對(duì)齊。