以“件”為單位整理檔案，容易給人造成錯覺，好象只有帶文號的紅頭文件，才是整理歸檔的范圍，其他沒有文號，不是紅頭的文件，容易被忽視和遺忘。因此，要使以“件”為單位整理出的檔案齊全、完整、準確，就必須做好收集工作，一是按歸檔制度進行收集，二是平時收集。 1、收集的主要內容：①、零散文件的收集。是指分散在單位、領導人、業務人員手中的文件、資料；②“帳外”文件的收集。是指未經過文書部門登記，在收發文簿上無“帳”可查的文件。如本單位召開的各種會議材料、匯報材料、經驗材料等；領導和有關人員外出開會帶回來的材料；外單位直接寄給單位領導的文件或直接寄給本部門有關人員的材料；本部門內部各種規章制度、辦法和統計數字，各種專業檔案等。 這是傳統的整理檔案前的準備工作，在以“件”為單位整理檔案的過程中，也可在年終或第二年初進行收集，這樣才能保證整理出來的檔案齊全和完整，真實地反映機關歷史和發展的全貌。 2、辦結即歸制 “辦結即歸”即文件辦理完畢后，由文檔人員按歸檔文件的要求和平時文件分類、歸檔類目對文件進行及時加蓋歸檔章、填寫年代、全宗號、類目（機構問題）、保管期限和文件編頁號后，歸入文件所在的盒內的過程。 “辦結即歸”“隨辦隨歸”，具體地講就是文檔人員在平時文件歸檔工作中，將辦理完畢的文件隨時整理，其步驟是①拆掉文件上的金屬物，②加蓋歸檔章，并填寫歸檔章中的項目（全宗號、年度、機構或問題、保管期限、文件編號）五項內容，③編寫文件頁號，④歸入相應的文件盒。整個過程只需2-3分鐘，這樣做有利于減少年終文件的積存，減輕年終整理歸檔的工作壓力，把年終整理工作分解到平時文件歸檔中，是一種多快好省的歸檔方法。能極大地提高機關和文檔人員的工作效率，是機關單位目前和今后推廣的有效歸檔方法。
